文書保存問題-雇主有備置勞工名卡、出勤紀錄、工資清冊及特休假書面通知等文件資料義務

律師回答：

為保障勞工權益，勞基法要求雇主關於勞工重要事項製作書面文件並保守義務，而此一義務隨著勞基法修法及勞動事件法立法，對於雇主課更嚴格之義務，其中如：

（一）勞工名卡，即勞基法第7條規定：雇主應置備勞工名卡，登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。

（二）薪資明細（薪資單）及工資清冊，即勞基法第23條規定：工資之給付，除當事人有特別約定或按月預付者外，每月至少定期發給二次，並應提供工資各項目計算方式明細；按件計酬者亦同。雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。

（三）出勤記錄，即勞基法第30條第5項、第6項：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」、「前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。」

（四）特休假書面告知義務，即勞基法第38條第3項、第5項、第6項規定：「雇主應於勞工符合第一項所定之特別休假條件時，告知勞工依前二項規定排定特別休假。」、「雇主應將勞工每年特別休假之期日及未休之日數所發給之工資數額，記載於第二十三條所定之勞工工資清冊，並每年定期將其內容以書面通知勞工。勞工依本條主張權利時，雇主如認為其權利不存在，應負舉證責任。」

雇主依法應備置的文書，在勞動訴訟程序有提出的義務，倘若雇主應備置勞工名卡、工資清冊、出勤紀錄及特休假書等文書。如果在勞動訴訟中雇主無法提出，依法可能會被法院認定，該證物應證之事實為真。縱使有辦法提出，然勞工出勤記錄祇要顯示有超過法定工作時數之上限，雇主縱認有其間休息時間或未經雇主同意之逗留辦公室之行為，雇主亦應負舉證責任，否則可能遭到認定為加班。另外，出勤記錄包括日常之打卡記錄外，關於放假或請假制度亦應留存相關記錄及建立相關制度（人事規則或勞動契約），以免勞工可能抗辯未放假，或是否有請假，請假種類發生爭執。尤其，依勞動事件法第35條規定：勞工請求之事件，雇主就其依法令應備置之文書，有提出之義務。是以，不遵法院之命令提出者，法院更有正當理由認定勞工主張為真實。