企業的法定勞動記錄記載及記載義務為何？勞資雙方對此應有什麼認知？

22 Jan, 2020

問題摘要：

勞工名卡的保留、薪資明細和工資清冊、出勤記錄的保留、特休假的書面通知，此部分規定乃係為確保了勞工和雇主之間的合法權益和責任明確清晰。企業應該積極遵守這些規定，建立完善的記錄管理機制，以確保勞工的工時、薪資等信息的準確性和透明度。對於勞工而言，了解自己的權利同樣重要。他們應該密切關注自己的薪資單、工資清冊和出勤記錄，及時發現任何不符合實際情況的地方並向雇主反映。同時，也要保護個人資訊的安全，避免被不當使用。

律師回答：

關於這個問題，為保障勞工權益，勞基法要求雇主關於勞工重要事項製作書面文件並保守義務，而此一義務隨著勞基法修法及勞動事件法立法，對於雇主課更嚴格之義務，其中如：

勞工名卡

雇主必須記錄勞工的基本資料及相關勞動條件，並在勞工離職後保留這些記錄五年。

即勞基法第7條規定：雇主應置備勞工名卡，登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。

薪資明細（薪資單）及工資清冊

雇主應該提供清晰的薪資計算方式和記錄，並同樣保留五年。

即勞基法第23條規定：工資之給付，除當事人有特別約定或按月預付者外，每月至少定期發給二次，並應提供工資各項目計算方式明細；按件計酬者亦同。雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。

依「勞動基準法施行細則」第14-1條規定，工資各項目計算方式明細的內容，應包括勞雇雙方議定之工資總額、工資各項目之給付金額、依法令規定或勞雇雙方約定得扣除項目之金額以及實際發給之金額。提供的型式不限於紙本，也可以用電子資料傳輸方式（例如：電子郵件、簡訊、通訊軟體、事業單位內部網站之薪資系統等），或是勞工可隨時取得及可以列印的資料。因此，事業單位如規定勞工須經過「申請核可」後才能取得薪資單，或是讓勞工「簽名確認就收回」，都不符合規定。

雇主依法應置備工資清冊，另依勞動基準法第38條第5項規定，雇主應將勞工每年特別休假之期日、未休假之日數所發給之工資數額記載於置備的工資清冊，並每年定期書面通知勞工，雇主亦可一併記載於工資各項目計算方式明細，發給勞工。勞

勞工與雇主間關於工資之爭執，經證明勞工本於勞動關係自雇主所受領之給付，推定為勞工因工作而獲得之報酬(勞動事件法第37條)。

出勤記錄

雇主需要詳細記錄勞工的每日出勤情形到分鐘，並在勞工要求時提供記錄的副本或影本。

即勞基法第30條第5項、第6項：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」、「前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。」出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務(勞動事件法第38條)。

特休假書面告知義務

當勞工符合特休假條件時，雇主應通知勞工特休假的安排，並記錄於工資清冊中。此外，雇主還需每年以書面形式通知勞工有關特休假的詳情。

即勞基法第38條第3項、第5項、第6項規定：「雇主應於勞工符合第一項所定之特別休假條件時，告知勞工依前二項規定排定特別休假。」、「雇主應將勞工每年特別休假之期日及未休之日數所發給之工資數額，記載於第二十三條所定之勞工工資清冊，並每年定期將其內容以書面通知勞工。勞工依本條主張權利時，雇主如認為其權利不存在，應負舉證責任。」

舉證責任

雇主如有違反上開規定，勞工可檢具相關事證，就近向當地勞工行政主管機關【直轄市、縣（市）政府勞工局（處）或社會局（處）】申訴，如經地方勞工行政主管機關查證屬實，依勞基法第79條處新臺幣2萬元以上100萬元以下罰鍰。

如果在勞動訴訟中，雇主無法提供相應的勞工文書，法院可能認為未提供的事實是真實的。尤其在出勤記錄顯示超時工作的情況下，除非雇主能證明有休息時間或勞工未經許可留在辦公室等情形，否則可能被認定為應支付加班費。如果雇主在法院要求提出文件時未能遵從，法院有合理理由認定勞工的主張為真實。

雇主依法應備置的文書，在勞動訴訟程序有提出的義務，倘若雇主應備置勞工名卡、工資清冊、出勤紀錄及特休假書等文書。

如果在勞動訴訟中雇主無法提出，依法可能會被法院認定，該證物應證之事實為真。縱使有辦法提出，然勞工出勤記錄祇要顯示有超過法定工作時數之上限，雇主縱認有其間休息時間或未經雇主同意之逗留辦公室之行為，雇主亦應負舉證責任，否則可能遭到認定為加班。

另外，出勤記錄包括日常之打卡記錄外，關於放假或請假制度亦應留存相關記錄及建立相關制度（人事規則或勞動契約），以免勞工可能抗辯未放假，或是否有請假，請假種類發生爭執。

尤其，依勞動事件法第35條規定：勞工請求之事件，雇主就其依法令應備置之文書，有提出之義務。是以，不遵法院之命令提出者，法院更有正當理由認定勞工主張為真實。

企業與勞工應有認知

企業應建立一套系統化的記錄管理機制，例如使用電子出勤系統來精確記錄每位勞工的出勤時間，包括上下班時間和休息時間。這些系統應能自動生成必要的報告和記錄，並符合法律規定。定期審核勞動記錄以確保資訊的正確性和完整性。這包括薪資單、工資清冊、勞工名卡等。審核過程應確保沒有遺漏任何必要資訊，如勞工的加班、休假等記錄。勞工相關的記錄需要保存一定期限（通常為五年）。培訓員工使用出勤系統和理解其重要性，這包括人事和財務部門的員工，讓他們了解如何正確處理和記錄勞動資訊。

勞工應了解自己根據法律擁有的權利，包括獲得薪資明細、查看工資清冊和出勤記錄的權利。

檢查薪資單和出勤記錄：定期檢查自己的薪資單和出勤記錄，確保其正確無誤。如果發現不符合實際情況的記錄，應及時向雇主反映。如果需要，勞工有權索取其勞動記錄的副本，包括出勤記錄和薪資明細。勞工應留意個人資訊的保護，確保自己的個人資訊不被不當使用。

對於企業來說，建立一個有效的記錄管理系統至關重要，這不僅有助於遵守法律規定，還能在發生勞資爭議時提供必要的證據。勞工也應該積極了解自己的權利，並定期檢查相關的工資和出勤記錄，以保障自己的權益。這些措施有助於創造一個透明且負責的工作環境。