雇主有備置勞工名卡、出勤紀錄、工資清冊及特休假書面通知等文件資料義務

22 Jan, 2020

為保障勞工權益,勞基法要求雇主關於勞工重要事項製作書面文件並保守義務,而此一義務隨著勞基法修法及勞動事件法立法,對於雇主課更嚴格之義務,其中如:

(一)勞工名卡,即勞基法第7條規定:雇主應置備勞工名卡,登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。前項勞工名卡,應保管至勞工離職後五年。

(二)薪資明細(薪資單)及工資清冊,即勞基法第23條規定:工資之給付,除當事人有特別約定或按月預付者外,每月至少定期發給二次,並應提供工資各項目計算方式明細;按件計酬者亦同。雇主應置備勞工工資清冊,將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。

(三)出勤記錄,即勞基法第30條第5項、第6項:「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年。」、「前項出勤紀錄,應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時,雇主不得拒絕。」

(四)特休假書面告知義務,即勞基法第38條第3項、第5項、第6項規定:「雇主應於勞工符合第一項所定之特別休假條件時,告知勞工依前二項規定排定特別休假。」、「雇主應將勞工每年特別休假之期日及未休之日數所發給之工資數額,記載於第二十三條所定之勞工工資清冊,並每年定期將其內容以書面通知勞工。勞工依本條主張權利時,雇主如認為其權利不存在,應負舉證責任。」

 

雇主依法應備置的文書,在勞動訴訟程序有提出的義務,倘若雇主應備置勞工名卡、工資清冊、出勤紀錄及特休假書等文書。如果在勞動訴訟中雇主無法提出,依法可能會被法院認定,該證物應證之事實為真。縱使有辦法提出,然勞工出勤記錄祇要顯示有超過法定工作時數之上限,雇主縱認有其間休息時間或未經雇主同意之逗留辦公室之行為,雇主亦應負舉證責任,否則可能遭到認定為加班。另外,出勤記錄包括日常之打卡記錄外,關於放假或請假制度亦應留存相關記錄及建立相關制度(人事規則或勞動契約),以免勞工可能抗辯未放假,或是否有請假,請假種類發生爭執。尤其,依勞動事件法第35條規定:勞工請求之事件,雇主就其依法令應備置之文書,有提出之義務。是以,不遵法院之命令提出者,法院更有正當理由認定勞工主張為真實。


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