雇主如何詳實記錄工作時間？可以更正出勤記錄嗎？

問題摘要：

針對員工出勤紀錄的重要性進行了詳細的闡述。出勤紀錄對於判斷員工是否在正常工作時間內提供勞務至關重要。如果員工超過正常工作時間仍然留在工作場所，雇主應該根據出勤紀錄推定員工進行了延長工作，並按照相應的法律要求支付加班費。法律要求雇主備置並保存員工的出勤紀錄，並且在需要時提供給勞動檢查機構、勞工或在訴訟中使用。出勤紀錄可以使用各種方式記錄，如簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統等。如果雇主未能依法提供出勤紀錄，可能會面臨行政罰款或在訴訟中承擔舉證責任的風險。

律師回答：

關於這個問題，關於員工出勤紀錄重要性，主要就是加班認定，因之，勞基法上為了強調出勤紀錄的重要性，要求雇主負有記錄及保存工作時間記錄之義務。

 

出勤紀錄的作用

出勤紀錄的存在和完整性對於確保勞工權益和避免法律糾紛非常重要。出勤紀錄的作用，除作為員工是否於正常工作時間或延長工作時間內出勤的證據。記載員工到達和離開工作場所的時間，確定工作時間的開始和結束。雇主需備置詳細的出勤紀錄並保存五年，並應允許勞工查閱或複製。雇主在訴訟中有義務提出依法備置的文書，包括出勤紀錄。

 

員工出勤紀錄乃雇主對於員工是否有於正常工作時間或延長工作時間內，前往指定工作場所出勤之佐據，其所記載員工到、離工作場所之時間，可作為員工工作時間前、後之時點，故雇主備置之員工出勤紀錄所記載員工到、離工作場所之時間，如已超過員工正常工作時間時，應可推定員工有延長工作時間之情事。避免加班認定爭執，達保障勞工之目的，法律強制雇主詳實記錄工作時間並應應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕（參見勞基法第30條第5項、第6項）。 

 

員工出勤紀錄乃員工出勤重要佐證，其所記載員工到達、離開工作場所之時間，可作為員工工作時間開始及結束之時點，故雇主備置之員工出勤紀錄所記載員工到、離工作場所之時間，如已超過員工正常工作時間時，應可推定員工有延長工作時間之情事。而雇主於加班費及出勤等有關之訴訟，依勞動事件法第35條規定：「勞工請求之事件，雇主就其依法令應備置之文書，有提出之義務。」是以，雇主於訴訟中自應提出勞工出勤記錄，以資判斷勞工是否有出勤及加班費有無及金額。 

 

出勤紀錄的推定與加班費

若出勤紀錄顯示員工在正常工作時間外仍在工作場所，則推定為延長工時，需支付延時工資。

記載的出勤時間推定為雇主同意的工作時間。雇主需證明員工在延長時間內未提供勞務（例如員工聲明其處理私人事務）。員工聲明書若為處理私人事務，可免除延時工資，但需調查確認。標準格式的聲明書不足以作為唯一證據，需查核其他證據如電子郵件紀錄。

 

如依據出勤紀錄員工超過工作時間仍繼續在工作場所，雇主如未為反對之意思表示或防止之措施者，應推定員工是延長工時提供勞務，雇主應依勞動基準法計給延時工資。即依勞動事件法38條規定：「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。但雇主若可提出反證證明員工並非提供勞務，則不需依勞動基準法計給延時工資。此一反證雖可由員工本於自由意志出具聲明書確認其延長工時係為處理個人事務而非公務(最高行政法院106年判字第715號行政判決)。惟如員工出具之證明書為雇主準備之制式格式，內容亦完全相同，雖經員工簽名，自得不得僅憑該等證明書即認定員工係在處理私人事務，仍須調查員工是否有於正常工作時間以外仍在工作場所之時間提供勞務之事實(如查核員工電子郵件紀錄)，始得免除雇主依法應給付延時工資之義務（最高行政法院107年度判字第508號行政判決)。

 

關於記錄工具與保存方式

簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統等。出勤記錄並非以任何特定形式為限，就法規要求雇主置備出勤紀錄之本意，無非係以了解勞工實際工作時數是否正當，並避免爭議發生時雙方皆無從舉證，因之，打卡可以，其他方式當然也是可以。

 

「出勤紀錄」，包括以簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具所為之紀錄。雇主因勞動檢查之需要或勞工向其申請時，或於訴訟中，應以書面方式提出（參見勞基法施行細則第21條規定）。若不置備或提出，雇主將遭到行政罰緩外，另於訴訟將受到舉證責任倒置之不利益。

 

可以更正出勤記錄嗎？

雇主基於「確保出勤紀錄與實際工作時間相符」之目的，可更正出勤紀錄，若能先與個別員工溝通後再進行更改，程序上會更為周詳。另一方面，如果雇主擅自竄改出勤紀錄，使其內容失真，本身是無效，但勞工此時祇要證明其製作過程有疑問，雇主應舉證製作過程。

 

如果雇主發現出勤紀錄記載之時間，和勞工實際工作之情形不符（例如勞工晚打卡離開公司，卻不是在工作），就此種情形即有法院見解認為：雇主得進行更正，使出勤紀錄與工作時間互相吻合（可參最高行政法院106年度裁字第380號行政裁定、高雄高等行政法院108年度訴字第206號判決）。

 

雇主基於「確保出勤紀錄與實際工作時間相符」之目的，可更正出勤紀錄，若能先與個別員工溝通後再進行更改，程序上會更為周詳。

 

因之，雇主需妥善保存出勤紀錄，並在勞動檢查或訴訟時以書面方式提出。事前應建立出勤管理制度，以確保出勤紀錄的詳細和準確，逐日記載至分鐘，並採用多種出勤紀錄工具，提高記錄的準確性和可靠性。建立嚴格的加班申請和審批流程，確保所有加班均有記錄。在必要時要求員工簽署聲明書，確認加班或非加班事實。同時告知員工有權查閱和複製其出勤紀錄。

 

綜上，雇主確保所有出勤紀錄和加班管理流程符合法律規定。定期檢查出勤紀錄和加班申請情況，識別並管理潛在風險。在確保勞工權益，避免法律糾紛，對於雇主和勞工雙方均至關重要。雇主需遵守出勤紀錄保存和管理的法律要求，並在必要時提供相關證據。建立完善的加班管理制度，確保所有加班均有記錄並符合勞基法規定。通過這些措施，企業可以有效管理出勤和加班，確保合規並保護勞工權益，降低法律風險。

 

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