員工因不適任被資遣，回頭要求原公司修改離職證明上的資遣事由，原公司是否得拒絕，這是否算是「不利事項之登載」？

問題摘要：

勞動法上「不勝任工作」雖屬資遣合法事由，但仍應基於客觀事實並經合理程序，例如提供改善期限或輔導紀錄，否則即便於離職證明書中據實記載該事由，仍可能被法院認為資遣程序瑕疵而無效。整體而言，「不利事項」之核心意涵在於禁止主觀貶抑與非事實性陳述，而非禁止一切不利結果之揭露。若記載為符合事實之中立內容，即使該事由導致勞工再就業困難，亦不屬違法，雇主自得依法拒絕更改。勞工如欲爭取更正，應以證據證明離職原因登載與事實不符或雇主主觀惡意中傷，始得獲救濟。

律師回答：

關於這個問題，員工因不適任工作遭公司依勞動基準法第11條第5款資遣，離職後卻回頭要求公司修改離職證明書上的「不勝任工作」或「業務性質變更有減少勞工之必要」等資遣理由，理由往往是因為員工擔心未來求職受影響、或希望避免留下不良紀錄，又或希望將離職原因修正為「自請離職」以符合下一份工作的期待。然而在法律上，一旦離職證明書已經發給，其內容是否可以由勞工片面要求更改？雇主是否可以基於保護自身權益而拒絕？離職證明書之「離職事由」是否構成所謂「不利事項登載」？這些問題都必須回到勞動基準法、民法契約原則、離職證明書性質、以及不利登載的行政法規範架構中一併理解。

 

首先，在法律性質上，離職證明書並非勞工個人資料之評價紀錄，而是雇主在勞動契約終止時對事實之「陳述」，本質上屬於「事實證明文件」。其依據勞基法第19條，勞工如請求發給服務證明書，雇主不得拒絕，但法條並未規定雇主應填寫特定內容，因此雇主負有的是「文書交付義務」，而非「內容調整義務」。也就是說，公司依法僅須開立證明書，但沒有法律義務必須依照勞工意願修改內容，尤其在內容反映勞資雙方於勞動契約終止當時的事實狀態時，離職後要求變更，已違反事實記載之安定性。

 

其次，勞工所稱的「不利事項登載」，本來常出現於主管機關對於「離職證明書不可記載不利情節」的誤解，但實務與主管機關多年釐清後，已確立：雇主在離職證明書上不得記載「與離職無關的負面評價」，例如：個性差、表現差、情緒不穩、遲到愛講話等。但若記載的是「離職原因本身」，例如：不勝任工作、業務緊縮、公司關廠、解散、合同期滿、資遣事由，這些都是「離職直接原因」，不屬於不利事項登載，而屬於雇主對事實之記錄，並不構成違法。換言之：寫「不勝任工作」是記載離職原因，不是記載不利事項；寫「表現極差，個性暴躁」則屬不利事項登載，屬違法；兩者不可混為一談。

 

因此，若員工確因不適任工作而遭資遣，雇主在離職證明書紀錄「因不勝任工作而終止勞動契約」即屬合法記載，並不構成侵害人格權、也不構成個資不當處理，更不是行政法意義上的不利事項登載，不存在違法。再者，離職證明書內容是否得單方更改，必須回到民法契約原則。離職證明書屬於「既成事實之紀錄」，不是雙方契約約定內容，因此：

 

其一、除非勞資雙方對於離職原因本身有爭議並且經協商一致，否則沒有任何一方得單方更改既有內容；其二、雇主不得片面修改內容以對勞工不利，勞工也不得片面要求雇主修改內容以否定當時之事實；其三、若勞工主張當時資遣事由不實，應循調解、訴訟等方式主張「資遣不合法」，而非要求修改離職證明書。換言之：離職證明書的內容是否能變更，唯一途徑是「雙方合意」，或經過法院判決確認資遣事由不存在，由法院命雇主另行開立新證明，除此之外，任何一方都沒有單方更改的權利。接著談實務重點：雇主是否可以拒絕？

 

然而，此條並未明文限制服務證明書的內容應如何書寫，僅有行政實務與學理上之原則可供參考。行政院勞工委員會（現勞動部）曾於96年10月31日勞資2字第0960079273號函指出，服務證明書應記載勞工在職期間所擔任之職務、工作性質、年資及工資為主，且不得記載對勞工不利之事項。

 

所謂「不利事項」，係指與勞工客觀事實無關，而具主觀貶抑或評價意味之用語，例如「工作態度不良」、「表現不佳」、「違反公司紀律」、「個性衝突」、「忠誠度不足」等，此類字句屬主觀評論，將直接影響勞工求職機會，違背服務證明之中立與客觀功能。

 

早期勞動基準法施行細則（草案）第10條曾明定此一概念：「依本法第19條雇主發給勞工之服務證明書，除記載僱用期間、工作種類、在該事業單位之職位、工資及勞工依事實請求記載的事項外，不得記載對於勞工不利之事項。」

 

雖此條後被刪除，但司法實務仍採其精神。台北地方法院100年度勞訴字第125號民事判決即認為，雇主於服務證明書中記載「員工未請假未到班」等字樣，屬不利於勞工謀求新職之記載，違法勞基法第19條之立法意旨，應予刪除或改正。然需特別區分的是，法律所謂「服務證明書」與一般企業要求的「離職證明書」並非全然相同。

 

前者係勞基法明文保障之勞工權利文件，應具中立性與客觀性；後者多為行政用途之事業單位自制表格，例如非自願離職證明、資遣通報等，其功能為供就業保險機構或主管機關認定失業原因與給付資格之依據，屬實質行政文書。

 

非自願離職證明書係依就業保險法第11條第3項規定設計，主要記載離職原因類別、退保日期及雇主簽章等欄位，並無可供敘明或更改之文字說明空間，離職原因通常以勾選方式區分，如「歇業或轉讓」、「業務緊縮」、「不勝任工作」等。

 

此類表格具特定格式與法律用途，雇主有義務據實填寫，不得任意更改以迎合勞工需求。若勞工確係依勞基法第11條第5款「勞工對於所擔任之工作確不能勝任」而遭資遣，雇主據實勾選該項，屬客觀事實記載，並非「不利事項之登載」，自然無須負違法責任。反之，若雇主於無事實依據下勾選或填寫不實離職原因，例如實為歇業卻勾選不適任，或勞工自請離職卻登載為解僱，即屬虛偽陳述，勞工得依民法第184條主張損害賠償或依行政程序請求更正。從司法實務觀點觀察，

 

法院對「不利事項」與「事實陳述」有明確界線。若記載屬事實描述，例如「因業務調整被資遣」、「工作不符公司需求」、「未達績效標準」，均屬可被容許之中立表述；但若加入主觀評論或情緒性語詞，如「態度怠惰」、「紀律不佳」、「不服管理」等，則構成不利事項，應刪除。換言之，是否違法之關鍵在於「記載是否為事實陳述」與「是否具主觀貶抑性」。

 

此一見解兼顧雇主真實紀錄之權與勞工人格尊嚴及再就業權益之平衡。若勞工因離職原因登載爭議，欲請求雇主更正離職證明書內容，程序上可先以書面提出申請，要求雇主於合理期限內更正；若雇主拒絕，可向地方勞工局申訴或檢舉，主管機關得依勞基法第79條第3項開罰，並命其更正或重發證明書。惟若爭議涉及「非自願離職證明書」之離職原因欄位，因屬行政用途表格，雇主依法應據實填寫，不得刪改。

 

勞工若認該登載與事實不符，可於申請失業給付時向公立就業服務機構提出異議，並檢附相關證據（如解僱通知、公司公告、證人證言）以供主管機關審認，主管機關得據實認定為非自願離職而核給失業給付。另可依勞資爭議處理法申請調解，請求雇主改正文件，若調解不成，得提起民事訴訟，請求法院確認離職原因及命雇主改正證明內容。

 

法院在審理時將依具體事證認定離職原因是否屬「不勝任工作」之合理事由，並衡量雇主是否提供訓練或改善機會等，若認為雇主資遣理由不足，可能改判為「非法解僱」，此時離職原因應更正為「非自願離職」。反之，若證據顯示勞工確實不勝任工作且經多次輔導未改善，法院通常認為雇主據實記載並不違法。

 

值得注意的是，勞動法上「不勝任工作」雖屬資遣合法事由，但仍應基於客觀事實並經合理程序，例如提供改善期限或輔導紀錄，否則即便於離職證明書中據實記載該事由，仍可能被法院認為資遣程序瑕疵而無效。整體而言，「不利事項」之核心意涵在於禁止主觀貶抑與非事實性陳述，而非禁止一切不利結果之揭露。若記載為符合事實之中立內容，即使該事由導致勞工再就業困難，亦不屬違法，雇主自得依法拒絕更改。勞工如欲爭取更正，應以證據證明離職原因登載與事實不符或雇主主觀惡意中傷，始得獲救濟。

 

答案很簡單，也非常明確：可以拒絕，且應拒絕。雇主如果被迫依勞工要求將「不勝任工作」改成「自請離職」「協議離職」「個人因素」「其他」，即等於在法律上自我推翻資遣事由，下列法律責任都會緊接而來：一、勞工可立即依修改後離職證明書反向主張當時非屬資遣，公司應補發資遣費；二、勞工可主張當時解僱非法，公司應負擔損害賠償；三、主管機關若查核，雇主可能被質疑開立不實證明，涉及就業保險法第36條虛偽證明之罰責；四、若勞工拿修改後的離職證明書申請失業給付，雇主可能連帶被認為提供不實文件；五、雇主將陷入自我矛盾，後續訴訟幾乎無從抗辯。也因此，公司拒絕修改離職理由，不僅合法、正當，甚至是必要的風險控制。再者，員工要求更改離職原因，多半基於兩種心理：其一、怕影響下一份工作；其二、想利用修改後的證明書回頭請求資遣費或申請失業給付。這使得雇主若稍有不慎，即可能使自己承擔重大的法律責任。必須再次強調：離職證明書的目的在於「證明離職事實」，不是讓勞工事後美化離職原因；勞工若希望事後與公司另行敘述說明離職經過，自可另以推薦信或工作經歷證明方式，但離職證明書本身作為法律文件，不應被任意修改。最後回到核心問題：若員工因不適任被資遣，事後要求修改離職原因，公司是否得拒絕？答案毫無疑問：當然可以拒絕，而且拒絕也是正確的法律路線。理由包括：一、離職證明書記載的是勞動契約終止的事實，不是提供事後協商的文字；

 

二、資遣事由本身不是「不利事項登載」，而是離職原因之事實載明，屬合法記載；三、除非勞資雙方重新合意，否則任何一方均無單方變更離職原因的權利；四、若雇主勉強配合修改，將造成重大訴訟風險，包括（1）承認非法解僱、（2）被請求資遣費、（3）涉及虛偽證明之刑事或行政責任。因此，只要雇主當時的資遣事由屬實且合於法律，離職證明書內容即不應變更。結論就是一句話：離職證明書不是「履歷表」，不是供人美化包裝，而是法律上反映事實的證明文件；資遣就是資遣，除非雙方另有合意或經法院推翻，否則任何一方都無權片面更改其內容，雇主當然有權拒絕員工的修改要求，且拒絕才是避免後續爭議的正確作法。

 

從勞資平衡角度觀之，雇主之誠信義務在於「不虛偽、不誇張、不惡意評價」，勞工之權利在於「取得事實相符、無主觀貶抑」之文件。二者皆為維持勞動市場資訊透明與人格尊重所必要。故結論上，員工若因不勝任工作而依法被資遣，雇主於離職證明書中記載此一原因屬事實陳述，不屬「不利事項之登載」，雇主得依法拒絕更改。

 

惟其文字應中立、客觀、無誇張或貶抑語氣，否則將觸及違法。若勞工確信該記載不實或具侮辱性，則得循行政或司法途徑請求更正。此一制度之最終目的，在於確保勞動文件之誠實性與公正性，兼顧雇主之據實記載權與勞工之人格與再就業保障，達成勞動關係終止後之權利義務平衡與社會公平正義。

-勞資-離職-勞動契約終止-服務證明書(離職證明)-證明書記載內容-

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