公司在服務證明書上加註離職原因有無違法？

問題摘要：

雇主在服務證明書上加註離職原因，若屬中立事實陳述且必要，例如「勞動契約終止類型：雇主依法資遣」或「勞工自請離職」，通常不構成違法；但若包含主觀評價、貶抑語句或與離職無關之負面陳述，即屬「不利事項登載」，違反勞基法第19條保障勞工再就業權之立法目的。勞工如遇此情形，應先以書面請求更正，並得向主管機關檢舉或提起訴訟。雇主應謹守誠信原則，避免以服務證明書為報復或懲戒手段，否則除面臨行政罰外，亦可能承擔名譽損害之民事責任。

 

律師回答：

關於這個問題，在我國勞動法制中，勞工離職後請求雇主開立「服務證明書」，雇主依法不得拒絕，這是勞動基準法第19條明文保障的權利。

 

實務上，公司是否應於服務證明書上加註「離職原因」一直是爭議極多的問題，許多雇主認為記載清楚離職事由有助於避免未來爭議，又或者想藉此表達立場；相對地，勞工則擔心離職原因會影響未來求職，尤其是若雇主書寫的語氣偏主觀、帶有負面意味，甚至可能造成日後無法順利再就業的風險。究竟在法律上，雇主能否、應否在服務證明書上記載離職原因？是否會構成違法？

 

然而，實務中常見公司在開立服務證明書時，於內容加註「離職原因」或附註「因違反公司規章遭解僱」、「自請離職」、「業務緊縮資遣」等文字，甚至記載如「積欠公司款項未返還」、「考績不良遭解任」等字樣，導致勞工再就業機會受損，遂引發爭議。

 

究竟雇主在服務證明書上加註離職原因是否違法，法律上如何界定「不利事項之登載」，以及勞工得以何種方式救濟，均為勞動實務中極具代表性的問題。首先，依勞基法第19條規定：「勞動契約終止時，勞工如請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕。」

 

此條為強制性規定，雇主若拒絕開立或以任何理由拖延，將依同法第79條第3項受處新臺幣二萬元以上三十萬元以下罰鍰，並得按次處罰。惟該條並未明文規範「服務證明書內容」應如何記載，僅行政實務及法院判決發展出若干原則。

 

行政院勞工委員會於86年4月14日台勞資二字第25578號函及96年10月31日勞資2字第0960079273號函均指出：「服務證明書內容應以記載勞工在事業單位內所擔任之職務、工作性質、年資及工資為主，不得記載對勞工不利之事項。」此所謂「不利事項」，係指與勞工之任職事實無關，而具有主觀評論、貶抑或報復性質之陳述，例如「態度不良」、「違反紀律遭開除」、「積欠款項不還」等。該原則目的在於維護服務證明書的「中立性與客觀性」，避免雇主藉文字之力影響勞工再就業權益或名譽評價。

 

早期《勞動基準法施行細則（草案）》第10條亦曾明定：「依本法第19條雇主發給勞工之服務證明書，除記載僱用期間、工作種類、在該事業單位之職位、工資及勞工依事實請求記載之事項外，不得記載對於勞工不利之事項。」雖該條未列入正式施行版本，但現行法院實務仍多以此為判斷基準。舉例而言，臺北地方法院100年度勞訴字第125號判決即認為，雇主於服務證明書上記載「員工自某日未請假未出勤」之語，屬足以影響勞工再就業之不利記載，違反勞基法第19條意旨，應予刪除或改正。

 

再者，所謂「服務證明書」與「離職證明書」之性質應予區分。前者為勞基法明定之文件，目的在於證明勞工之任職事實，屬中立性質；後者則多用於行政或就業保險用途，例如「非自願離職證明書」，係供勞工申請失業給付或再就業輔導所需，其格式由勞動部統一制定，雇主應依事實勾選離職原因，如「歇業」、「業務緊縮」、「不勝任工作」等。此類表格係法定用途之行政文件，雇主應據實填寫，不得更改為虛偽內容。

 

若勞工為避免再就業受影響而要求雇主將「因違反公司規章開除」改為「雙方協議離職」或「資遣」，雇主拒絕更改並不違法，因其係依法據實登載。然若雇主主觀加註評語、辱罵字句或誇張描述，即屬違反誠信原則與不利登載之行為。

 

舉例而言，有公司因員工離職時未歸還筆電，遂於服務證明書註記「A員積欠公司設備未歸還」，雖屬事實，但此舉已超出服務證明書記載目的，具有警告及損害名譽之效果，法院多認為屬不當記載，違反勞基法第19條意旨。若雇主主張加註內容係事實陳述而非惡意評論，則法院將從比例原則與誠信原則審酌其必要性與目的性。若該事實與勞工之任職內容無直接關聯，或足以損及其求職機會，通常仍認為屬「不利事項」。

 

此外，雇主在服務證明書加註離職原因，尚可能觸及民法第184條侵權行為規定。若雇主故意或過失以虛偽或誇張之記載損害勞工名譽或信用，勞工得請求損害賠償。最高法院亦曾指出，雇主履行法定義務時應依誠信原則，不得藉形式上履行而實質侵害勞工權益。是以，服務證明書雖屬雇主依法應發之文件，但若其內容偏離中立，將構成違法行為。從勞動部實務見解觀之，主管機關雖無明確法源可直接裁罰雇主於服務證明書加註離職原因之行為，但若該記載顯屬不利於勞工再就業，勞工可向地方勞政機關申訴，主管機關得依勞基法第79條第3項裁罰雇主違反第19條之義務，並命其改正或重新開立。若雇主拒不改正，勞工得循勞資爭議處理法第6條第1項申請調解，若調解不成，可提起民事訴訟，訴之聲明可為「請求被告發給無不利記載之服務證明書」或「請求刪除服務證明書中離職原因之記載」。

 

「服務證明書內容應以記載勞工在事業單位內所擔任之職務、工作性質、年資及工資為主，不得記載對勞工不利之事項。」其中最關鍵之處在於「不得記載對勞工不利之事項」，而這裡的不利事項，並非泛指所有勞工不喜歡或不想面對的文字，而是指與任職事實無關、具有主觀評論、貶抑或報復性質的陳述，例如：「態度不良」、「紀律欠佳」、「問題員工」、「違反公司規範遭開除」、「工作能力差」、「積欠款項不還」等，這些言論不是客觀事實，而是雇主對勞工的價值判斷或負面標籤，因此主管機關才會要求不得登載，避免造成名譽損害或就業歧視。

 

然而，雇主若在服務證明書上記載的是「離職原因」，例如「契約期滿」「個人因素離職」「公司業務緊縮資遣」「不勝任工作」「公司歇業」「調職不接受」等，這些是否屬於違法記載？

 

實務上要分成兩大部分討論：第一部分，離職原因是否屬於服務證明書必須記載的內容？答案是否定的。勞基法第十九條僅要求雇主於勞動契約終止時給予服務證明書，作為勞工於原公司任職之歷史紀錄，但法律並未規定「離職原因」必須記載，也沒有要求雇主必須說明勞工離職的理由。因此記載離職原因並非雇主義務，甚至在某些情況下還可能引發不必要爭議，若勞工不同意離職原因的事實描述，立即可能衍生成「離職理由是否真實」、「是否涉及不利事項」、「是否構成名譽侵害」、「是否妨害日後就業」等複雜爭議。第二部分則是，就算離職原因雇主想寫，是否會違法？要看記載的方式與性質。若離職原因是屬於「客觀事實」——例如：契約期滿、公司歇業、業務緊縮、經協商終止契約、依法資遣，這些都屬於客觀資料，不涉及主觀評論，也未涉及對勞工價值的負面評價，因此不屬於主管機關所禁止的「不利事項登載」。但若加註的離職原因为主觀、批評、貶抑，例如：「個性不好」「常遲到」「態度惡劣」「溝通能力差」「無法勝任」「行為不檢」「違反公司紀律遭開除」，這些明顯超出離職原因所需的事實描述，而屬於對勞工職涯表現的價值判斷，已構成不利事項，違反主管機關函示。換言之：離職原因不是完全不能寫，而是只能寫「事實」，不能寫「意見」；只能寫「中立的事實描述」，不能寫「情緒性的評論」。

 

然而，從實務角度來看，最安全的作法始終是：公司應避免在服務證明書上加註離職原因，因為沒有意義，又可能引發不必要爭端。第一，離職原因不是法律要求、也非服務證明書功能所需；第二，勞工若不認同離職原因，往往會引發訴訟，反而讓雇主捲入法律爭議；第三，若離職原因稍有不慎涉及評論，即可能構成違法；第四，多數企業未必能掌握「什麼屬於客觀事實、什麼屬於不利評論」的界線，稍有不慎就落入爭議；第五，寫離職原因對公司沒有實質利益，反而對勞工再就業、名譽、求職造成影響，往往引發不信任感；第六，在勞動爭議中，服務證明書的內容極容易被勞工拿來當作「訴外自認」工具。也就是說，一旦雇主在服務證明書上自寫「不勝任工作」「工作表現差」等字樣，日後若勞工反向主張「解僱不合法」，公司極可能因自我記載而難以舉證。

 

法院審理時將依具體情節認定加註內容是否違反中立原則。若勞工能舉證該記載非屬必要事實或具侮辱性，法院通常會判決雇主更正或重新發給。實務上常見法院採折衷作法，即認定雇主可於服務證明書另附備註欄，但不得使用主觀語句，僅能客觀記載「離職原因：依公司規章第○條予以解僱」等，避免出現價值判斷性語詞，如「重大違反紀律」、「惡意洩密」等。

 

至於企業常主張若不記載離職原因，恐造成誤解或再聘風險，法院多採「中立事實陳述原則」加以平衡，即雇主可於離職證明書或內部紀錄另行保存詳細離職原因，但在對外使用之服務證明書上僅得記載中性事實。

 

服務證明制度原旨在保障勞工合法離職後仍具完整工作歷程之證明，而非雇主評價員工之工具。若雇主於文件中任意加註離職原因，等同擅自將「勞工身分」標註為負面標籤，破壞其於勞動市場的信用，與勞基法立法精神相悖。是以，從勞動正義與社會公平觀點出發，服務證明書應維持客觀中立立場，不得載明任何不利或貶抑性之離職原因。倘雇主認有必要保存離職原因，應於公司內部留存紀錄或報主管機關備查，而非登載於服務證明書中。如此，方能在保障勞工人格與再就業權益的同時，兼顧企業管理與誠信原則，落實勞動法之社會保護功能與人性尊嚴價值。

 

更值得注意的是，部分企業確實會故意於服務證明書上加註「對勞工不利但尚未違法臨界」的文字，目的不是為了紀錄，而是作為與勞工談判或和解的籌碼，藉此迫使勞工接受離職協議、放棄權利或同意某些條件。這種作法固然不是主管機關樂見，但在實務上確實存在，且往往在勞工缺乏法律知識的情況下造成極大壓迫。因此，對於真正熟悉勞基法與實務運作的企業，最成熟、最保險、最不會惹麻煩的作法就是：在服務證明書上只記載「任職期間」「職稱職務」「年資」「工資」，其他一律不寫，特別是離職原因能不寫就不寫。這不僅符合法規要求，也能避免後續不必要的風險，更能避免服務證明書被解讀為雇主立場的「武器」或「教訓勞工的手段」。

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