員工離職前將特別休假預先使用完畢，企業想要依比例扣薪資，這問題點在哪裡？

問題摘要：

員工離職前預先使用完畢的特休日數，企業若無明訂規則且未經合法約定，不得於離職當月逕自扣薪，否則將違反勞基法第22條與第26條。勞資雙方雖得就特休預支進行協議，但此協議應書面化、制度化且法制化，否則即使出於慣例、善意，亦無法作為合法預扣工資的依據。企業若欲合法處理預休特休與工資計算問題，應以建構完善的工作規則為本，並落實制度執行與勞工知情同意，方能兼顧管理需求與法律風險控管。

律師回答：

關於這個問題，當員工於離職前將當年度應享之特別休假提前使用完畢，而實際任職期間尚未滿足給假條件時，企業若擬依比例扣回已使用之特休日數相當工資，實務上即涉及數個關鍵法律問題，需從勞基法相關規定及企業內部請假制度加以分析。

 

首先，勞動基準法第38條雖規定了特別休假的給與標準及日數，惟對於特別休假之使用方式、預支機制並未設有明文限制，顯見法條對於「預休」未設禁止，理論上勞資雙方即可依勞動契約或工作規則進行約定。例如員工服務未滿一年，但企業基於人性考量或制度彈性，允許其先行使用未來可得的特休日數，此即構成一種「預支性特休」之協議。

 

然而，問題點不在於是否能預休，而在於當員工於離職時實際服務期間不足以支撐已休之特休日數時，企業是否可直接就員工工資中「扣回」該部分已領取工資。此即牽涉勞動基準法第22條及第26條的適用問題，尤其是「工資應全額直接給付勞工」與「禁止預扣工資」的規定。

 

依勞基法第22條第1項：「工資應全額直接給付勞工。但法令另有規定或勞雇雙方另有約定者，不在此限。」；第26條進一步規定：「雇主不得預扣工資作為違約金或賠償費用之抵償。」這表示，除非勞動契約或經合法核備之工作規則中，已明定「離職時若預休特休日數超過應得者，企業得就最後一月工資中按比例扣回超休部分」的條文，否則企業若直接在員工離職時扣薪，恐違反前開兩條之強行規定，屬於不法扣薪行為。進一步言之，即便企業有意實施預休制度，亦應於工作規則或人事規章中明列清楚，包括：特休可否預休、預休限制、預休後提前離職如何處理超休時數等條件。

 

若該制度僅止於口頭通知，或僅於公告事項出現，且未經主管機關核備，則其拘束力存疑，難以對抗勞工主張工資全額給付之權利。此外，即使企業已載明上述規定，仍應於員工請休該日數時進行必要告知義務，例如書面告知：「本次預休特休將超出目前依法應得日數，若您離職時服務期間未滿對應年資，公司將於離職當月工資中扣除相當日數工資。」如此始能主張「雙方已有明確約定」而排除第22條全額給付之適用。

 

另有些企業可能選擇於員工離職當月之薪資單內列為「不計薪」處理，以規避「扣薪」爭議，但實質仍為以工資抵銷既得權益，其效果與扣薪無異。對此，應特別注意「不計薪」僅適用於勞工未提供勞務（如曠職）之日數，並非任意得由雇主單方認定。故若員工於該日數確實在職，僅因特休超支即不計薪，實質仍構成違法預扣工資。

 

實務上，亦曾見法院於勞資爭議中認定，企業未能舉證其制度經合法公告並由勞工知悉接受，最終需補發所扣工資並可能負擔加給違約金，顯示企業於薪資處理上務必合法、明確且程序完備。換言之，企業處理預休特休與離職時工資扣除問題，不能僅憑行政方便而為，必須事前有制度設計、契約約定、流程告知與文書佐證四者齊備，始足以合法處理。反觀勞工，若預休而未於離職時補足工時，雖理應承擔部分責任，但基於工資全額給付原則，其損失不應由雇主逕自扣除，而應循民法損害賠償路徑另行請求。然此舉涉及舉證困難、程序冗長、爭議可能，亦非企業處理離職交接之合理手段。因此最穩妥之作法仍為事先建立完善請假制度與離職程序，預休特休必須經主管核准且書面確認離職處理原則，以雙方合意形式作為法律依據，始能防範後續爭議。

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