如何因應員工之特別休假排定權？

問題摘要：

為進一步降低人力吃緊時特休排定衝突之可能性，企業可依照自身文化與實務需要，制定有序合理之排休協商機制，常見方式包含特殊事由優先原則，如遇員工因訂婚、結婚、蜜月、生日或其他突發事故需特定日休假，得優先考量以示人性關懷，其次則可依提出休假申請之先後順序排序，鼓勵員工提前規劃休假以利公司安排人力調度。

律師回答：

關於這個問題，為保障勞工之休息權益，勞動基準法第38條於105年底修法時，明文賦予勞工特別休假排定權，規定「前項之特別休假期日，由勞工排定之」，此一排定權係屬形成權，勞工於行使後即生效，毋須經雇主同意，係立法者考量勞工身心健康之維持與休息權利之實踐所為之制度性保障，惟在實務運作上，員工若未預先規劃或臨時提出休假申請，常使雇主或人力資源部門措手不及，尤其當公司處於人力緊繃或業務高峰期，若勞工執意休假，實際上將對營運造成不利影響，因此如何在不違反法令規定的前提下妥善因應勞工排定特別休假之權利，乃為企業必須面對與處理之課題。

 

針對此一制度，勞基法第38條第2項雖賦予勞工排定之權，但其但書亦明示雇主在企業經營上有急迫需求時，或因勞工個人因素，得與勞工協商調整休假日期，意即此項權利雖原則上歸屬於勞工，但雇主在符合法定事由時仍得提出協商，惟不得片面否決，仍須依正當程序與勞工溝通達成共識。

 

針對此一問題提出三項構成要件，作為雇主協商調整休假日期之依據，分別為一、企業經營上有急迫需求、二、已與勞工進行協商、三、勞工休假將對雇主或第三人造成重大損害而顯然失衡，判決指出若三要件同時具備，則勞工雖行使特別休假排定權，惟其在特定日期之行使仍可為無效，並可能構成曠職，顯示此權利之行使仍受限於比例原則與誠信原則之拘束。法院認定企業經營上之急迫需求，應有具體事實加以證明，如案例中航空公司以航班待命人力安全值為標準，主張若人力低於標準，將影響飛航安全與營運，此可視為急迫需求存在，值得其他行業參考，亦即企業應建立一套量化標準以判斷人力是否足以應付特定業務量，如節慶、促銷活動、專案結案期等繁忙時段，以作為判斷是否進入協商調整機制之依據。

 

至於協商要件，法院亦重視雇主回覆之內容與語氣是否具彈性與善意，認可企業以「暫無法立即核放」、「建議調整」等語回應勞工休假申請，並未構成排除勞工權利，而是保留協商空間，因此企業應建立明確之協商流程與文字範本，避免以否准、駁回等否定語氣直接回應，以免衍生爭議，此外，法院亦肯認抽籤制度可作為多數員工於相同時段申請休假之協商機制，特別於春節等高需求假期時，可兼顧勞工彼此間之權益分配與雇主人力調度之效率，企業可依自身文化與產業特性設計休假排序方式，如依提出申請之先後順序、特殊原因（如婚假、生日、家庭因素）優先、前一年未核准之休假日數等，輔以抽籤補足不足人力之決策。

 

第三要件之「重大損害且顯然失衡」乃進一步就休假對資方營運之具體影響進行衡量，此屬於利益權衡的法律判斷，例如是否無替代人力可用、業務無法推進、將對客戶或第三人造成契約違約或信賴失落等，皆屬衡量因素，反之，若勞工因家庭重大事由而有特定日期休假之必要，企業則應衡酌尊重而非一味要求調整，實務上可藉由設立職務代理人制度或預估人力安全值，以提高營運彈性，並減少休假衝突之發生。

 

最後，企業除訂立合理休假排序原則與協商流程外，應對主管與人資部門進行法令教育訓練，使其了解特別休假排定權為勞工之形成權，不得任意限制，惟在法定三要件具備時得據以與勞工協商調整，且此協商應建立於善意對話與證據留存原則上，譬如以書面或電子郵件方式回覆，避免事後爭議，並強化休假管理資訊化作業，例如導入假勤系統設定繁忙時段申請提醒、審核階段強制附理由說明等，提升雙方協商效率與透明度，如此方能兼顧勞工休假權利與企業營運需求，實現勞資共贏之職場環境。

 

合憲性解釋角度出發，認為特休排定權行使並非毫無界限，倘經由利益權衡，勞方執意排定之特別休假期日將嚴重影響資方之營業自由，致生資方或第三方之重大損害而顯然失衡時，勞方之排定權應於該特定日期退讓，此時勞方所行使之排定屬無效，如勞工仍主觀享受其特別休假，恐生曠職結果。準此，特別休假排定權的行使界限應符合下列三要件：「具備企業經營上之急迫需求」、「已與勞工協商調整」、「勞工如於所排定之特別休假日期休假，將同時嚴重影響資方之營業自由，致生資方或第三方之重大損害而顯然失衡」(最高行政法院109年度上字第111號判決)

 

要件一「企業經營上之急迫需求」

公司將「待命安全值規劃」與「企業經營上急迫需求」之要件建立連結，即公司若可加強舉證待命人力低於此安全值，將很可能導致缺員而影響航班正常起降，進而對公司營運產生重大影響(例如:影響航線營運權、給付違約金或賠償金、失去旅客信賴等等)，則此一數值有機會充當公司判斷營運是否處於人力急迫需求狀態之依據，進而得於勞工排定特別休假時，作為是否啟動與勞工協商程序之判斷標準。

 

要件二「已與勞工協商調解」

公司現行協商信件未有直接拒絕員工排定特別休假，即公司所寄發電子郵件記載：「您的特休申請，經審視目前人力運用狀況，暫無法立即核放特休假；為確保航班運作順暢同時兼顧您的需求，建議您可調整特休日期或申請調班」等語，似未直接拒絕員工排定特別休假，且其語義允含持續與員工協商特別休假排定日期之意。公司抽籤制度，似得作為「一對多」之特別休假協商排定機制，蓋:法院認為春節期間對於空服員之意義，兼有職業義務之要求與親情團聚之滿足的衡突，資方進行人力調整，信將更為困難，不僅應顧及勞方之權益、資方營運之順利，尚有勞方彼此間工作替補之無縫接軌。故法條所指協議，其取徑即非僅有一對一之協商一途，如有一對多或多次協議之彈性，較之一對一之協議，無法全面顧及員工需求，信將更具效率。

 

要件三「特別休假排定嚴重影響資方之營業自由，致生資方或第三方之重大損害而顯然失衡」

此處乃進行複數法益間的比較權衡，也就是衡量勞工特別休假排定權之損益（例如：從勞工身心狀況或是生活背景出發論究當天請休之必要性、改休他日之替代可能性、無法特定期日休假所生損害），與資方或第三方間相比（例如：雇主於特別休假缺少該等人力對其營運將生何等損害、是否重大、有無補救空間、損害會否溢向第三人客戶或其他環境等），視個案情形審時度勢盱衡判斷。

 

有效因應勞工依法享有之特別休假排定權，企業有必要建立具備彈性與效率之人力調度制度，以兼顧勞工休假權益與企業營運需求之平衡。

 

首先，企業可預先設置「職務代理人」制度，針對每一職位事先安排可接替其職務之同仁，並進行必要之訓練與職責交接，使得當員工申請特別休假時，能有替補人力立即銜接工作內容，避免業務中斷或服務品質下降；

其次，企業應依據實際營運經驗，建構「合理人力需求值」，即各部門於各時段所需之基本人力基準，此項制度有助於主管在人力調度與休假審核時，具備量化參考依據，一旦低於該人力值，即應啟動協商或調整機制，以確保部門運作之穩定性。

 

為進一步降低人力吃緊時特休排定衝突之可能性，企業可依照自身文化與實務需要，制定有序合理之排休協商機制，常見方式包含特殊事由優先原則，如遇員工因訂婚、結婚、蜜月、生日或其他突發事故需特定日休假，得優先考量以示人性關懷，其次則可依提出休假申請之先後順序排序，鼓勵員工提前規劃休假以利公司安排人力調度；再者，企業亦可參酌員工前一年度特別休假申請次數與未核准日數，作為排序之衡量因素之一，以保障歷年未能順利休假員工之權益平衡；若仍無法有效排解人力重疊之情況，則可導入抽籤制度作為最終排序機制，該制度具備公開、公平、公正之特性，亦能有效避免主觀偏頗與勞資爭議。

 

除制度設計外，企業更應建立完整之休假協商流程，並要求主管與人資部門秉持善意溝通原則執行該流程，實務上協商方式得以口頭或電子郵件進行，惟須注意避免使用「不同意」、「駁回」或「否准」等直接否決語句，而應採取具建設性與彈性之用語，例如「暫無法立即核放」、「建議可調整日期」、「可否考慮改於○○日休假」等表述，不僅展現對勞工權益之尊重，更可為後續可能發生之勞資爭議留下良好溝通紀錄。若公司採用電子假勤系統，應設計休假審核流程備註欄位，供主管填寫審核理由與替代安排方案，並讓勞工可即時查看審核進度與溝通回應，提升透明度與信任感。

 

此外，企業亦可定期彙整假期高峰期間之人力需求變動與協商成功案例，加以分析檢討，據此持續優化排休政策與流程設計，避免重複爭議之發生。

 

最後，企業導入定期教育訓練，強化各階層主管對勞動法規與休假權利之認識，特別是特別休假排定權為勞工之形成權，不得無故干涉或否定，協商程序亦需合法、合理與具體，方能於符合法律規範之前提下，兼顧企業營運與勞工休息，實踐真正勞資互信與共生共榮之職場文化。

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