主管告知特定時段不得申請年假，請問是否合理？

問題摘要：

主管不得單方面禁止員工於特定時段申請特休，該限制須經工作規則明文規範或勞資會議協議形成，並經適當程序告知員工，否則即屬違法剝奪請假自由。企業宜建立合理之特休使用規範，透過彈性協商與制度設計，使員工得以適時休假而不影響整體營運，並建立申請透明、審核有據之管理流程，達成管理與勞權的平衡。員工亦應善用請假制度，配合企業排程安排，於維護自身休假權利的同時，兼顧團隊運作需求。未來企業若能結合行事曆申報制度、代理人制度與數位請假流程，輔以工作規則正式規範，將更有助於建構穩健而合法的特休管理機制，從而避免人事爭議並促進職場和諧。

律師回答：

關於這個問題，關於主管是否得限制特定時段不得請特休年假，此一問題核心在於勞工特別休假的使用是否為絕對自由。依勞基法第38條規定，勞工符合年資條件後，即享有特別休假之權利，而該條文第三項明文：「前項之特別休假期日，由勞工排定之，但雇主基於企業經營上之急迫需求或勞工因個人因素，得與他方協商調整。」

 

由此可知，原則上，特休應由勞工排定，亦即享有一定的使用自由，但若雇主提出企業經營急迫需求，則雙方得協商調整請假時段。換言之，雇主雖得就請假制度作一定規範，但不得完全剝奪勞工的特休請假權利，亦不能片面否決或限制合理的請假申請，否則將違反勞基法對勞工休假權益的保障。

 

實務常見情形如主管下令所有員工不得於連假前後請特休（例如週五與週一），此種統一性禁限措施若未經與勞工協商或無企業經營急迫必要性支撐，極可能構成違法限制，尤其在未有制度依據或書面協議支持的情況下，僅憑口頭告知或公告，往往引起爭議與反彈。

 

從制度設計角度觀察，特休假之行使若欲避免營運衝擊，企業應透過制度性方式處理，例如將相關規定明定於工作規則中，並依法報主管機關核備，使其具備對內拘束力；又或透過勞資會議形成共識，將敏感時段如年度結算期、重大活動日前後列為建議避免請假之區間，但仍應保留協商彈性與個別評估空間。勞基法並未賦予雇主片面決定禁止某一時段請特休之權限，因此相關規範若未經勞資雙方同意形成共識，即屬無效限制。

 

補充而言，勞基法施行細則第24條亦明定特休假之排定期間與使用年度，可採用三種方式計算：一、以受僱日起算每一週年為期間；二、以曆年制為期間；三、以事業單位會計年度、學年度或另約定年度為期間。企業如能於契約或工規中明定計算年度，並適時通知員工特休可用天數與排定原則，有助於預防請假衝突與營運干擾。

 

但制度與實務常出現落差，許多企業雖知應建立工規，但未依程序報核，或僅於人事手冊、網路公告頁面簡略說明禁止某時段請假，未經勞工同意或參與制定，即單方強制執行，容易在勞檢或申訴中被認定限制請假自由。另如要求「特休應提前三十日申請」或「特定月份不得請特休」等規定，若無法證明該段時間確具急迫性（如：年度盤點、固定結算、法定申報），則將被視為對特休行使之不當限制。實務上，主管機關亦曾於多起裁處案中認定企業限制特休使用時間、回絕請假申請，屬違法剝奪特休，除需補發未休工資，尚有遭行政處分之風險。

 

因此，企業若欲合規管理特休行使，宜採「制度規範＋彈性協商」並行之方式，先於工作規則或勞資會議中訂定排假原則，例如可規範「特休應提前七日提出」「特殊營運期間應協商排定」等條件，再由主管與員工個別協商請假日期，若雙方未能協調，仍以勞工原則排定為基礎。若企業擔心特定時段大量請假導致人力不足，建議導入「年度行事曆申報制度」，要求員工於每年年初提交預定請假時程，再由人資或主管整體彙整、錯開安排，既可保障員工排休權利，又可兼顧營運需求。

 

此外，主管口頭表示不得於某時段請假，若未有明文制度支撐，亦無勞資協議紀錄，日後如員工請假遭拒並主張違法剝奪特休權益時，將由雇主負舉證責任，依勞基法第38條第六項規定：「勞工依本條主張權利時，雇主如認為其權利不存在，應負舉證責任。」此條即明確賦予雇主舉證義務，說明特休已排定或行使過程符合法定程序。從管理角度而言，企業也應避免單一主管擅自設限特休時段，建議由人資統一管理假期制度，透過請假系統記錄請假申請、審核理由與核可結果，避免主管因主觀意見而逕自拒批假單，造成管理不一與員工不信任。

 

對於員工而言，則應了解特休假屬依法保障權益，但亦應配合公司整體營運安排，合理提出假期申請，並尊重部門間協調與代理安排，才能真正落實假期制度的雙贏精神。倘遇主管違法限制請假權利或以不合理藉口拒絕特休，可向企業提出申訴，並保留相關對話紀錄、請假申請紀錄，必要時可向勞工局申訴，以爭取合法權益。

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