會議時間是否為工作時間？企業可以主張是勞工自行開會而不用給加班費？

問題摘要：

會議時間原則上屬於工作時間，只要勞工受雇主指揮監督、無法自由利用時間，即構成工作時間；雇主若未明確拒絕、未採防止措施，即視為同意加班，應依法給付加班費。企業不能以「自願」、「學習」或「文化活動」之名逃避工時規範，對勞工而言，凡因職務需要於正常工時外開會、通話或執行任務者，皆應視為工作時間；對雇主而言，若未建立場所外加班管理制度，未採取防止措施，或知悉而不制止，均須負加班費給付責任。若勞工能以會議通知、紀錄、備忘錄或主管回覆等方式舉證，法院即可能認定其加班事實成立。反之，若雇主能證明該行為非業務必要或屬個人行為，始得免責。此即遠端工作時代下工時管理的新課題。工作場所外之線上會議，只要與職務直接相關且屬業務必要，即屬工作時間。雇主如無制度防止、無措施管理，即視為同意加班，應依法給付加班費。企業應盡速導入遠端打卡或電子加班申請制度，明確規範工作界線，以防止勞資雙方於時空彈性化的環境中陷入法律風險與信任危機。

律師回答：

在現代跨國業務環境下，隨著遠距辦公、即時通訊與視訊會議的普及，勞工的工作型態早已突破「工作場所」的限制。尤其像業務員、工程師或外派協調人員這類職務，常需因應國外客戶時差、突發狀況或專案需求，在夜間或假日臨時召開線上會議、電話會議或文件確認討論。問題在於，這些非於公司內部進行的會議時間，到底算不算工作時間？

 

關於這個問題，在實務勞資爭議中，「會議時間是否屬於工作時間」以及「自願加班是否能請求加班費」一直是雇主與勞工之間最常見且最難釐清的問題。許多企業主往往誤以為，只要標示為「自願」、「非強制出席」、「下班後團隊討論」或「學習性質」的會議，就可以不計入工時計算，也不用給付加班費，但此種想法與勞動基準法之立法目的背道而馳。

 

若超出正常工時，雇主是否仍需支付加班費？這正是現行勞動實務中爭議頻仍的重點。

 

依勞基法第24條規定：「雇主延長勞工工作時間者，其延長工作時間之工資，應依下列標準加給：延長二小時以內者，按平日每小時工資額加給三分之一以上；再延長二小時以內者，加給三分之二以上；依第三十二條第四項規定延長者，加倍發給。」可知，只要勞工在正常工作時間以外，仍處於雇主指揮監督之下，提供或等待提供勞務，即屬工作時間，雇主就有依法給付工資與加班費之義務。工作時間的認定並非取決於「名義」或「形式」，而是看實質上勞工是否仍受雇主指揮監督、是否能自由支配該時段。

 

「勞工於工作場所超過正常工作時間自動提供勞務，雇主如未為反對之意思表示或防止之措施者，其提供勞務之時間仍屬工作時間。」

 

行政院勞工委員會民國81年04月06日（81）台勞動二字第09906號書函：

「二、勞工於工作場所超過正常工作時間自動提供勞務，雇主如未為反對之意思表示或防止之措施者，其提供勞務之時間仍屬工作時間，並依勞動基準法計給工資。」準此，勞工於工作場所「內」自動提供勞務，此時，勞工仍至於雇主指揮監督之下，故雇主此時若無加班必要，即應「明確表達」拒絕受領勞務之意思，且千萬不能嘴巴上說不要，身體卻很老實，除了意思表示外，更應以「明確防止措施」。

（如果是離開工作場所，自主加班的話，由於已經脫離雇主指揮監督，所以此時勞工有舉證提供勞務事實之義務，以資雇主核定加班事實。）

 

即便雇主沒有明文要求加班，只要勞工確實在職場內從事與職務有關的工作，而雇主並未採取任何防止措施，就會被認定為加班。這在「下班後開會」的情境中尤其常見，若主管要求部門成員於下班後進行業務檢討、銷售會議、教育訓練或線上視訊討論，不論名義上是否標示為「非強制」，勞工實際上仍處於雇主的指揮監督下，因此該時段仍應視為工作時間。法院與主管機關的見解一貫指出，工作時間之認定以實質為準，而非雇主單方標示。例如高等法院高雄分院98年度勞上字第4號民事判決認為：「勞工如確有加班事實，縱未事前取得主管書面核准，亦不因此喪失加班費請求權。」

 

勞基法規定的是加班要經過勞工「同意」，而不是勞工可以主動要求加班，假如讓勞工可以單方面加班強領加班費，對雇主不公平。也就是說，勞工沒有「加班權」，只有加班的「同意權」，不想加可以不加。（參考高等法院高雄分院103年度勞上易字第30號民事判決、高等法院101年度勞上易字第6號民事判決）

 

依勞基法第24條及第32條規定，只要勞工在正常工時以外，仍處於雇主指揮監督下提供勞務或等待提供勞務，就屬「延長工時」，雇主即應依法給付加班費。

 

換言之，工作時間的認定並不受限於物理上的辦公地點，而是取決於「是否仍受雇主指揮監督」。因此，即使勞工在家中、飯店、客戶端或任何遠端地點，只要該段時間內為了執行職務、處理業務或參與公司指派之會議，皆可能被認定為工作時間。然而，爭議的關鍵往往在於舉證問題——如何證明該段時間屬於「工作所需」而非「私人自願」？

 

要特別注意的是，在加班申請制之下，雖然你沒填加班申請書，但只要有加班的事實，就可以領加班費。像是勞動部說：「如果勞工自主加班，雇主也沒有反對或是做預防措施，那麼仍應依照勞基法給付工資。」（96年勞動2字第0960062674 號書函）；高等法院高雄分院98年度勞上字第4號民事判決說：「如果真的有加班，不因為沒有事先取得主管的書面核准而喪失申領加班費之權利，不過勞工要證明加班真的有工作上的需要。」

 

再者，若雇主未對勞工的自主加班行為表示反對或採取防止措施，即應認該加班時間為工作時間。此函釋精神正反映了「消極縱容即為默許」的原則，也就是雇主若未積極管理工時，即視同同意加班。至於雇主常提出的抗辯理由，認為員工是「自願」留下來、「自願」參加會議、「自願」準備資料，因此不應支付加班費，則在實務上難以成立。

 

以業務員為例，若夜間為與美國客戶洽談而召開視訊會議，該行為顯然與職務密切相關，屬「工作必要」；但若僅是私人與友人或業界關係者閒聊交流，則難以主張屬於工作時間。

 

由於此類場景多發生於公司外，缺乏傳統出勤紀錄，若企業又未建立「場所外打卡」或「線上加班申請」制度，舉證責任自然落在勞工身上。因此，勞工若因應業務需要於正常工時外開會，應即時留下紀錄，如：電子郵件通知、會議邀請連結、通訊軟體訊息截圖、線上會議截圖或會議紀錄，並於會後補行製作簡要備忘錄，說明會議時間、參與者、討論事項及成果，再交由主管簽閱或以郵件回報，以具體證明該時段確屬執行職務之必要行為。若有這樣的紀錄，不僅能強化勞工的舉證力，也能協助企業進行內部管理，界定哪些會議屬應計入工時、哪些屬個人延伸活動。實務上已有法院肯認此類遠端勞務亦屬加班的見解。

 

原因在於，勞工在組織結構中通常居於弱勢地位，許多所謂的「自願」實際上是出於職場壓力、文化氛圍或對績效考核的顧慮。例如主管尚未離開、會議邀請未明確表明可拒絕，或公司慣行於下班後召開討論，勞工即使表面上未被強迫，也已喪失自由支配時間的真實意義。依據勞動事件法第38條規定：「出勤紀錄上所記載之勞工出勤時間，推定為實際提供勞務之時間。」

 

換言之，只要出勤系統或監控紀錄顯示勞工仍在職場範圍內，法院即推定該段時間屬於工作時間，除非雇主能提出相反證據證明勞工未受指揮監督或純屬個人行為，否則即應給付加班費。若雇主主張「加班申請制」，即要求員工事先提出申請、經主管核准後方可加班，否則不得請領加班費，此制度雖被認為具有管理工時與控制成本之合理性，但其法律效力並非絕對。法院普遍認為，加班申請制度只能作為判斷「雇主是否事前同意」的輔助證據，不能完全排除勞工已實際提供勞務之事實。

 

例如臺中高等行政法院102年度勞上字第30號判決指出：「雇主雖未明訂加班制度，惟勞工長期延時駕駛、提供勞務，非能想像為自主加班，雇主應給付加班費。」又如勞動部勞動法訴二字第1080027515號訴願決定亦指明，若勞工確實於休息日出勤提供勞務，雇主不得以「未事前申請」為由拒發工資。另有高等法院101年度勞上易字第6號民事判決明言，勞工並無「加班權」，而僅有「加班同意權」，雇主須經工會或勞資會議同意後，始得延長工時，但此並不表示雇主得藉制度限制，拒絕給付已經發生之加班報酬。

 

因此，若公司召開例行性會議、晨會、晚會、教育訓練、產品說明或內部座談，即使名義上未列入排班，也應屬工作時間範疇。尤其在現今疫情後時代，遠距辦公與線上會議普遍化，許多企業於夜間召開跨國視訊，若未提供彈性下班補償，即違反工時上限與加班費給付規定。依勞基法第32條規定，雇主使勞工於正常工時外工作，應事先經工會或勞資會議同意，並受每日不得超過4小時、每月不得超過46小時之限制；違反者依第79條處2萬元至100萬元罰鍰，且依第80條之1條得公告事業名稱及負責人姓名。

 

若雇主主張勞工「自願」參與會議或討論，欲免除加班費給付責任，則必須提出具體證據證明該會議非指派、非業務必要，且勞工確有自由拒絕之權。倘雇主無法提出反證，依勞動事件法第38條工時推定規範，出勤紀錄或客觀事證仍將被視為工作時間。

 

是以，企業若無明確的線上打卡或加班申請制度，形同放棄管理權限，導致日後難以主張「並未指派」或「非必要」。而在法律層面上，雇主對於勞工加班行為，不僅有核准與否的權限，更有積極防止之義務。

 

若雇主知悉勞工因時差開會、寄送文件、回覆客戶信件，卻未採取任何防止或調整措施，例如未提供彈性工時或補休制度，即可被認定為默許加班，仍須支付加班費。也因此，企業應主動設立場所外出勤管理制度，包含遠端登入紀錄、行動打卡、線上會議紀錄登載與加班申請電子化，以符合勞基法第30條及第32條的工時管理義務。否則一旦發生爭議，法院將以勞工提供勞務之客觀事實為準，而非僅以「辦公地點」為限。

 

從舉證角度而言，勞工主張加班費時，需先證明加班事實與職務必要性，可透過三層證據鏈構築：

第一，「外部客觀證據」如會議邀請、郵件往來、客戶通訊紀錄、會議截圖等，以證明該行為確實發生；

第二，「內部業務關聯證據」如任務分派、工作說明書或主管指示，以證明該會議屬工作內容一部分；第

三，「事後確認證據」如備忘錄、回報信件或加班紀錄，證明雇主事後知悉並未反對。若三者具備，法院多半會認定該行為屬工作時間。

 

再者，《勞動事件法》第35條、第36條明定，雇主應提出依法令備置之出勤、薪資等文件；若拒不提出，法院得推定勞工主張為真。此舉進一步強化勞工在加班舉證上的保障，使雇主不能以「未申請」為由推卸責任。然為防止過度爭議，勞工仍應事前或事後完成書面加班申請，或至少留存電子紀錄作為依據。倘若公司根本未設加班申請制度或出勤登錄方式，依實務見解，只要有加班事實，雇主就應給付報酬，不得再要求勞工事前申請。此乃基於公平原則與勞工弱勢保護之精神。

 

另一方面，法院亦認為雇主對於「自願加班」應負防止義務，若任由勞工延遲離場或夜間處理公務而不加以制止，視同默許加班，仍須支付工資。若雇主事先明確宣示禁止加班，且能舉證勞工行為純屬個人或私下交流，則得免責。

 

若勞工於家中寄發晚間郵件給客戶，無證據顯示經雇主同意或指派，且郵件內容無法證明於該時間撰寫完成，則難以認定為加班。由此可見，「地點」不是判斷工作時間的關鍵，而是「指揮監督」與「工作必要性」才是核心。

 

因此，企業建立明確的遠端加班管理制度已非選項，而是必要義務。具體而言，雇主應於工作規則或勞動契約中明定：「在職務需要下於工作場所外開會、通話或處理業務者，應事前或事後填報加班申請；如遇緊急狀況得先行處理，並於24小時內補報。」同時導入電子簽核機制或行動打卡系統，讓勞工能即時記錄工作時數，避免爭議。此舉既能保障勞工權益，也能防止不實申報，達到雙方平衡。

 

實務上，出勤紀錄或電郵往來證明判定加班事實，若雇主未能證明「已明確拒絕或防止」，即裁罰並命補發加班費。關於自願加班與雇主義務之界線，法院傾向採「防止原則」，即雇主知悉員工延遲離場仍提供勞務時，負有積極防止之責。若雇主未採取措施，視同默許加班，應給付報酬。雇主未查核員工長期晚間留守並無防止措施，故不得主張係勞工自主加班免付報酬。

 

又若勞工於非工作場所提供勞務，例如回家後回覆信件、編輯文件、撰寫簡報等，除非能證明雇主事前有指示或默許，否則難以認定屬加班。高等法院一判決即認為，勞工未能證明夜間寄出電子郵件之行為經雇主同意，亦無法證明郵件確於該時間撰寫，故請求加班費無理由。此即說明「在職場內自願加班」與「在職場外自行工作」之法律效果不同，前者若雇主未明確反對，屬工作時間；後者若未受指揮監督，則屬個人行為。

 

綜合而言，會議時間原則上屬工作時間，除非屬純社交、非業務性質且完全自願參加之聚會，否則雇主皆應給付工資。雇主若主張員工「自願」參加，應負舉證責任證明該會議非工作必要且員工可自由拒絕。勞動事件法第35條、第36條及第38條明確賦予勞工舉證權利與工時推定保護，雇主若欲免責，應提出具體證據，例如會議通知明列「非強制參加」、「不影響考核」、「勞工得拒絕」等，並有實際防止措施（如關閉門禁、電腦系統下班後不可登入）。若無此證據，即使會議標示為「學習分享」或「自主交流」，仍將被認定為工作時間。雇主應重視此點，否則不僅面臨行政罰，還可能因長期違法延時導致勞工申訴索薪。

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