加班申請制合不合法？申請加班被拒絕，明明有加班卻拿不到加班費？

問題摘要：

加班申請制雖屬合法，但非雇主絕對抗辯事由，法院對於是否構成加班及給付義務，仍以勞工是否實際提供勞務為核心判斷標準，不能單憑制度表面形式予以否定。若雇主欲避免誤認加班，應更積極管理與引導員工出勤狀況，並訂立合理工作制度與防範措施，否則將面臨給付義務與訴訟風險。加班申請制不是決定「加班費要不要給」的制度，而是決定「是否需要加班」的管理流程。加班給付與否的判斷標準永遠是：是否實際加班且是否在雇主指揮監督下提供勞務。只要加班事實成立，加班費即屬強制性的法定給付，任何制度不可剝奪。雇主若希望避免無必要加班，應在事前明確管理；勞工若已提供勞務，則依法有權請求加班費，不能因申請遭拒而喪失權利。

律師回答：

關於這個問題，在現今職場中，加班似乎成為常態，而許多企業為管理成本與控制人力資源，紛紛設立「加班申請制」作為支付加班費的依據，然而，這樣的制度是否合乎勞動法令保障，是否可能淪為雇主規避責任的工具，便成為司法與行政機關不斷釐清的重要議題。根據勞動基準法第30條、32條及第24條等相關規定，勞工正常工時每日不得超過8小時、每週不得超過40小時，延長工作時間則應經過勞工個別同意，並依法支付加班費。

 

而勞動事件法第38條更直接明文規定：「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」因為立法者認為，勞工通常只能依出勤紀錄作為上班、下班時間的證明，而依勞準法第30條第5項及第6項規定，雇主應保存勞工出勤紀錄5年，並逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止，所以如果出勤紀錄有和事實不符的情形，雇主應可立即處理和更正。

 

法律上雖未明文禁止「加班申請制」，但實務上法院與主管機關皆認為該制度為合法的管理措施之一，前提是雇主必須事先於工作規則或人事規章中明確公告，並告知員工申請流程與核准標準，雇主可依內部規範管理員工加班事宜，藉此控管加班時數與人事開支，然而，若制度設立後未妥善執行或遭濫用，則有違法之虞。實務上常見爭議在於員工未依規定提出加班申請或申請後未獲核准，但實際上已超時提供勞務，是否仍得請求加班費？

 

以雇主的立場，有必要為明確加班事實，避免員工浮濫加班要求加班費，而管理員工加班時數，尤其雇主為提高經營管理的效率，會制定工作規則或管理規章，法院多認為加班申請制是合法的管理措施，可讓雇主有效且方便控管員工加班狀況和人事開銷。(最高法院103年台上字第1425號判決、台灣高等法院高雄分院105年勞上易字第16號判決)

 

法院在此類爭議中已逐漸建立保護勞工之見解，不能僅因未完成加班申請流程，就否認加班事實存在，特別是在雇主未主動制止員工加班，甚至默許或鼓勵情境下，仍應認屬雇主同意範圍內之加班。

 

加班申請制本身在法制上是被允許存在的，因為企業可以為管理工作量、控制成本、維護勞動紀律而建立「加班須經申請並核准」的內部程序。然而，此制度之合法性前提在於「雇主之審查必須於加班前完成」，亦即勞工提出加班申請時，雇主應於當下或合理時間內作成「准或不准」的決定，而非在勞工已完成加班後才以「未經核准」為由否認加班事實、拒絕給付加班費。換言之，加班申請制度的目的，是為事前溝通與判斷是否有延長工時之「業務必要性」，並非作為雇主事後拒付加班費的合法工具。只要勞工實際延長工作時間，且雇主對於該延長工時之進行具有指揮監督、認知或默許，即屬勞動基準法所稱之延長工時，雇主仍負加班費給付義務。

 

在職場中加班申請制經常被雇主濫用，近期有法院判決指出，也有雇主不會主動要求員工加班，而是利用組織文化、工作氛圍或潛規則，例如「不能比老闆早下班」、「準時下班等於沒認真工作」、「沒做完的工作有責任要加班完成」，有加班事實也不能申請，甚至申請加班費會被規勸或直接拒絕，而員工常屬弱勢的一方，也難立於平等地位和雇主協商。(最高行政法院108年度判字第173號)

 

但對員工而言，只要實際上有加班，就應該可以請求加班費啊！近年來法院也確實發現到這個問題，於是有判決認為，雇主不可以指派不合理的工作量給員工，要求員工限時完成，實際上讓員工加班再用加班申請制來規避給付加班費。而且雇主對於員工在工作場所提供勞務具有指揮監督的權利及可能，如果員工在雇主明知或可得而知的狀況下主動加班，雇主卻沒有制止或反對，例如播放廣播或關閉辦公室電源，還讓員工加班，就應認勞雇雙方都已經同意加班。

 

另外，雇主如果認為出勤紀錄沒有反應員工實際工作時間，必須有積極的措施，例如更正或和員工確認實際上下班時間，不能直接說員工沒依規定申請加班，就認為不用給付加班費，加班仍要回到有無工作事實為準，否則會無法達到勞基法保護勞工的立法目的。(最高行政法院106年度判字第541、715號，最高行政法院107年度判字第83、211、299號)

 

另若勞工於工作場所持續提供勞務，且雇主未採取積極措施阻止或更正出勤紀錄，則不得以未經申請為由拒絕給付加班費。此外，依勞動事件法第38條明定：「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務」，加上勞基法第30條第5、6項對雇主記載與保存出勤紀錄五年的義務，形成出勤紀錄對雇主極具不利推定效果，除非雇主能提出具體資料證明勞工未從事與工作有關之活動，否則法院通常會推定勞工確已加班。

 

更有甚者，部分雇主雖未明示要求員工加班，但透過組織文化、言語暗示、考績制度等潛在壓力迫使員工自動延長工時，如「主管還在不能下班」、「沒做完不準走」等，在此情境下，即便員工未申請，亦難認無加班事實，若加班申請制成為企業規避義務的工具，便違反勞基法保護勞工之立法意旨。

 

過去的行政院勞工委員會函釋也提到，雇主可以在工作規則規定勞工要求加班應事先申請，但勞工在工作場所超過工作時間自動提供勞務，雇主如果明知卻沒有表示反對或進行防止措施，加班時間就應認是工作時間，並依勞基法給付加班費。（行政院勞工委員會81年4月6日台81勞動2字第09906號函、96年3月2日勞動2字第0960062674號函）

 

雇主得規定事前申請加班，但若員工於工作場所超時提供勞務，雇主明知卻未予反對或制止，即應視為雙方已合意加班，雇主仍有支付加班費之義務。若雇主主張員工未工作而無須給付，則應提出具體資料證明，例如約談紀錄、現場錄影或同仁證言等，以說明勞工並未處理公務。

 

在實務中最常見的爭議情況為：勞工於繁忙時段需延長工時完成上司交辦業務，或因業務本質之不可分割性而無法準時下班，但雇主卻以「未事先申請加班」或「申請遭拒不算加班」為由拒絕給付加班費。然而，勞基法之精神在於保障勞工不因勞務需求而遭無償壓榨，且加班費具有強制性，不能以任何契約、約定、工作規則或制度排除。最高法院及勞動部也多次明確指出：只要勞工確實提供勞務，雇主事後不得以「未申請」、「未核准」等理由拒絕支付加班費。特別是當雇主對加班情形「明知而不制止」或「長期默許此種工作模式」時，即構成「默示同意加班」。此時，加班事實成立，加班費請求權自然成立，雇主不得以申請制度規避。

 

另一方面，若雇主於勞工提出加班申請時，明確表示「本項工作無須加班完成」且指示勞工於正常工時內完成，甚至要求勞工立即停止延長工時，而勞工仍自行留下加班從事與工作無關或非必要性之任務，則此種情形有可能不成立加班費請求權，因為已脫離雇主指揮監督範圍。然而此情形在實務中相對少見，原因在於多數加班之產生，是因工作量或期限要求本身即屬雇主交付，勞工若不完成即可能遭受考核、績效降低、責任追究等實際不利益，故延長工時常屬「不得不」，即便形式上未經核准，實質上仍屬雇主指揮監督下的勞務提供。此時仍構成加班，雇主不得拒絕給付。

 

簡言之，加班申請制在法律上非絕對無效，但其效力不應高於實質勞務提供之事實判斷，加班是否成立，應回歸勞工是否實際提供延長勞務與雇主是否明知並未反對，否則將造成加班制度流於形式，無法保障勞工合法報酬權益。因此，雇主若真不希望勞工加班，可採取具體措施防止其延長工時，如關閉辦公室、要求員工離場、核實上下班時間等，並建立合理之工作分配與人力資源計畫，避免過度仰賴員工犧牲個人時間完成工作。

 

雇主有管理勞工出勤的權利及備置出勤紀錄的義務，對於勞工的工作時間具有較強的證明能力，於是勞工與雇主關於工作時間的爭執，雇主如果認為有不應列入工作時間計算的部分，可以提出管理資料作為反對的證據，例如約談紀錄，證明勞工在加班時間並不是在工作，可能在處理私事，來合理調整勞工的舉證責任，謀求勞工與雇主間訴訟上的實質平等。

 

若勞工遇到申請加班遭拒卻因工作未完成不得不加班，而後又被告知「沒核准所以沒加班費」，勞工可蒐集三類證據以維護權益：一、工作指示證據，如主管交辦訊息、Email、Line群組交付任務紀錄，以證明延長工時源於業務必要；二、時間證據，如打卡紀錄、門禁紀錄、系統登入時間，以證明加班時數；三、知情證據，如主管既讀訊息、主管進出辦公區而看見仍未制止、工作成果被正常使用，以證明雇主已知情或默許。三者齊備，即可構成加班費請求權之完整證明鏈。

 

綜合以上來看，因為員工通常屬於弱勢的一方，實在很難期待員工在工作做不完時，每次都能事先跟雇主申請加班並獲得批准，而雇主有管理工作場所的權利，不想付加班費，雇主可以叫員工趕快回家別加班。如果勞工有加班，而且沒提出加班申請，雇主有義務對個別員工的出勤狀況做進一步確認，例如通知員工說明晚退原因，確認延後下班是繼續處理工作，還是在處理私人事務，即時更正退勤時間，不能只用加班申請制的工作規定來迴避付加班費的義務。

 -勞資-工時-加班-加班認定(工時認定)-加班申請制-加班規範

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