加班申請制如何正確運用？

18 Nov, 2025

問題摘要：

加班申請制度之設置與實施，須兼顧雇主管理需求與勞工權益保障，唯有在制度正當、程序完備且操作中立的情況下，始能發揮其管理加班與避免爭議之功能。若雇主濫用制度，反成阻礙勞工行使工資請求權之工具，則不僅違反法律規定，更可能遭受行政處分及聲譽損害。反之，若勞工以該制度為擋箭牌，逕自延長工時並事後主張給付，亦應有舉證責任證明其已實際從事職務且經雇主授權。加班申請制並非用以刪除加班費、規避法定工時保障，而是讓延長工時的必要性、決定權與責任歸屬更清晰。正確的加班管理應在「當下審查、當下決定」，而非「事後審查、事後否認」。對勞工而言，提出申請即表示願意提供勞務；對雇主而言，核准即須負擔給付義務，拒絕則須即時告知。唯有如此，制度方能達成其管理目的，避免雙方因資訊落差或誤會而產生不必要的勞資爭議。

律師回答：

關於這個問題，依勞動基準法第24條第1項第1款規定，雇主延長勞工工作時間者，其延長工作時間之工資，應依法律所定標準加給：延長工作時間在二小時以內者，加給平日每小時工資額三分之一以上，若超過二小時者，則加給三分之二以上。延長工時係指每日超過八小時或每週超過四十小時之部分，雇主自應依法給付加班費。而依勞動基準法第30條第5項設置出勤紀錄，並要求雇主做好出勤紀錄的管控，

加班申請制在實務上常見於企業內部管理制度中，其核心目的在於將「延長工作時間」的決策過程透明化、程序化，使勞工不得任意自行延長工時，避免勞雇雙方日後在加班費是否應給付、是否經同意加班等問題上產生爭議。然加班申請制的運用，必須依法基礎下進行，否則容易形成表面上看似管理制度、但實際上侵害勞工依法請求加班費之權利。

勞動部105年6月21日勞動條3字第1050131243號函釋：

「雇主延長勞工工作時間，指勞工每日工作時間超過八小時或每週工作總時數超過四十小時之部分…。」而此一工作時間，勞動事件法第38條施行後，若出勤紀錄內若有超過工作時間的情形，雇主若無法舉反證推翻勞工無加班的事實，將應而給付加班費，即出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。

配合實務上常有公司為防止勞工動輒晚下班或自願加班，而在工作規則或勞務契約中訂定「加班申請制度」，規定未依規定申請加班的勞工，不能請求加班費，此「加班申請制度」如何上開法令相整合？

進一步而言，自勞動事件法第38條施行後，出勤紀錄成為舉證上之推定依據，除非雇主能提出具體反證，否則記載於出勤紀錄之時間，將推定為勞工於該時間內執行職務。在此背景下，加班申請制度應運而生，企業通常於勞動契約或工作規則中明定：勞工加班須事先提出申請，經主管核准始得實施，若未經核准而自行逗留工作場所，原則上不予計算為延長工時，亦不發給加班費。

首先，最好是於勞工到職時，表明本公司有加班申請制度，並請勞工簽收，為保險起見，再用電子郵件提醒勞工加班申請相關規定。

加班申請制度係企業人力資源管理中一項重要實務工具，其目的在於透過事前申請與核准程序，控管延長工時之使用、降低勞動成本風險，並避免勞資間因出勤紀錄與工資給付所生之爭議，實務上通常承認其合法性：

「至上訴人主張被上訴人應再依其上下班出勤打卡考勤表所列時間計付加班費，則為被上訴人所否認。且被上訴人公司係汽車銷售業，其業務員為銷售業務，經常與客戶相約在外，公司無法在公司內為制約管理，工作時間全由業務員自行裁量，故被上訴人公司工作規則第三十五條及員工加班管理辦法規定，員工因工作需加班時，應填寫加班單，經各級主管核准後，始得憑以加班，以資控管公司加班等人事開銷之必要，亦非法所不許。」

(最高法院103年度台上字第1425號民事判決)

實際確認勞工是否有於出勤紀錄所示上班時間內提供勞務

企業為控管人事支出及業務執行需求，可透過加班申請單等內部機制加以管理。然而，實務上若企業雖設有加班申請制度，卻未積極提供申請機會，或明示、暗示特定職務人員不得申請者，即不符加班制度之正當性目的。例如，若是因為因為公司的文化、氛圍或潛規則，公司不讓員工申請加班，雇主則還是要給加班費：

有時囿於組織文化、氛圍或潛規則，雖有加班事實但不能申請加班：

「又依勞委會81年4月6日函釋可知，勞工於工作場所超過正常工作時間自動提供勞務，雇主如未表示反對的意思或採取防止的措施，其提供勞務時間仍屬工作時間，應依勞動基準法規定加乘給付延長工時工資；且加班申請制度是為確認勞工是否有延長工時方法之一，勞工是否有延長工時應以出勤紀錄為主要依據，加班申請紀錄則為輔助工具，上訴人原本即負有監督管理之責，其應實際確認勞工是否有於出勤紀錄所示上班時間內提供勞務，尚不得以勞工未申請加班而否認其延長工時的事實。況勞工有時囿於組織文化、氛圍或潛規則，雖有加班事實但不能申請加班，陳泱靜前揭期間有延長工時的事實，業經認定如前，上訴人即應依法核發加班費…」(最高行政法院108年度判字第173號行政判決參照)

若公司雖然有申請加班的系統或表單，但不讓特定職位申請，雇主還是要給加班費：

「被上訴人又抗辯稱：上訴人從未申請加班費等語…。然上訴人謂：未申請加班費是因為被上訴人表示擔任站長、主任之職者不能申請加班費等語，核與被上訴人之員工加班申請單僅記載「此員工加班申請單填寫對象：主計、辦事員、辦事員Ｑ」，而未包括站長、主任等職之情形相符，證人丙○○復結證稱：「（問：協助整理等工作，如果超過晚上6點半，是否可以跟公司申請加班費？）加班費要填寫申請文件，上面備註欄只有主計及辦事員才可以申請，其他人員不可以申請。我是主任所以不能申請，有跟公司反應過，但公司沒有回應。當初我要當主任時，公司沒有跟我提到加班費的事。」等語，均可證明上訴人所陳非虛。被上訴人又未能提出其他證據證明該公司之其他擔任站長、主任職位者有申請加班費之情形，應認上訴人此部分之主張，信屬可採；被上訴人此部分所辯，自無足取。」

(臺灣高等法院臺中分院107年度勞上字第40號民事判決)

首先，勞基法關於延長工作時間之核心規範在於，雇主欲要求勞工延長工作時間，原則上須符合法定程序與加成工資給付義務。勞工雖可提出加班申請，但是否「可以加班」的決定權仍在雇主，雇主得審查有無業務上必要，惟此審查必須「在加班發生前」完成，亦即在勞工提出申請的當下，雇主就應判斷是否准許，而非事後再行否認。

若雇主於勞工已完成加班後，始以「未核准」或「認為無必要」為由拒付加班費，即構成對勞工勞務給付事實的否認，然而只要勞工實際提供勞務，雇主即已受領利益，此時加班費請求權無從因事後否決而消滅。因此，加班申請制的要義不在於「雇主可事後挑選自己要不要認帳」，而在於「加班本身必須事前審查、事前批准」。倘若業務上確有延長工時之必要，勞工提出申請，雇主審查後即應明確表示准駁，准許則加班費責任成立；若認為不需延長工時，則應於當下明確拒絕，勞工即不得逕自加班，避免事後爭議。反之，如果雇主未於當下拒絕，甚至默許、放任勞工延時工作而未及時制止，則實務上多認為雇主已有黙示同意，亦即雇主既明知勞工延長工作時間、又未予排除，即難於事後主張「不算加班」。

此外，加班申請制另有常見誤區，即企業將其作為「不准就不給錢」的抗辯工具，例如勞工在業務量尖峰、工作未完成之情況下，被迫自行延長工時，雇主事後則以「未事先核准」為由拒絕給付加班費。此種情況，若事實上勞工係為完成原定工作而不得不加班，且雇主對此狀況明知卻不改善、亦不明確禁止，則多被視為雇主之指揮監督權仍存在，加班屬履行契約義務之延伸，雇主仍應負加班費之給付責任。如加班申請表單未涵蓋特定職位，使其事實上無從申請，雇主仍負支付義務，是故加班申請制度不得作為拒絕給付工資之手段。

此外，勞動基準法第79條第1項第1款明定，雇主若違反延長工時工資之給付義務，處新臺幣二萬元以上至一百萬元以下罰鍰，主管機關並得依第80條之1規定公布事業單位名稱、負責人姓名、違反條文及罰鍰金額，彰顯政府對保障工時報酬之重視。基此，雇主倘擬採用加班申請制度，宜依法令規定，於勞動契約或工作規則明定工作時間、休息時間及加班申請流程，並建立完整出勤紀錄管理機制，於員工入職時即使其簽收並說明制度內容，並可透過電子郵件或公告方式提醒申請義務，俾於事後發生爭議時能據以舉證。

在人事管理操作上，雇主明確界定「工作時間」、「休息時間」並建立「加班申請制」用以判斷「延長工時」。應由專責人員定期審核出勤異常情形，並即時與員工核對是否為延長工時，避免因員工逗留辦公室而誤生加班爭議。倘若員工未經核准卻逗留於辦公室，應立即予以糾正，並由員工簽名確認更正後出勤紀錄，形成未加班之佐證。

值得一提的是，雇主亦不得濫用加班申請制度，阻礙勞工申請，否則將喪失制度正當性。對勞工而言，若公司雖設加班申請制度卻拒絕核准申請，應仍以書面或電子郵件提出申請，並留存雇主拒絕或未回應之紀錄，以資日後主張依出勤紀錄有實質加班而應獲給付工資。勞工切勿因雇主口頭表示不得申請而放棄申請，否則將不利於日後訴訟舉證。

至於企業如何正確運作加班申請制，應建立以下原則：

(一) 申請與審核機制需明確，包含申請方式、審核單位、審核時限、核准與否之記錄保存。(二) 雇主應於勞工提出申請時立即或於合理可判斷時間內回覆，不得在加班完成後才做否准。(三) 若雇主不同意，應明確告知，並得透過工作調配、排程調整等方式，避免勞工自行延時工作。

(四) 若業務上確有需要加班，核准後雇主即負法律上加班費給付義務，不得再以「工作成果不佳」等理由剝奪加班費。

(五) 若雇主默許、放任或未加以管理，而勞工確實延長工時完成工作，則視為加班事實成立。