關於勞動事件法加班認定與雇主因應措施為何？

問題摘要：

勞動事件法第38條雖以保障勞工舉證權為出發點，但其並未排除雇主提出反證之可能，反而鼓勵雇主建立完整之工時管理制度，以維持勞動關係之透明與平衡。對企業而言，最務實的因應之道即是「事前預防重於事後抗辯」，透過制度化、電子化、文件化與即時化之管理機制，將工時爭議的風險降至最低。

律師回答：

關於這個問題，勞動事件法自109年1月1日施行後，對於工時、加班與工資等爭議之舉證責任產生重大變革，其中第38條有關「出勤紀錄推定勞工執行職務」之規定，更成為雇主最為戒慎恐懼的條文之一。該條明文規定：「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」立法者在此採取「法律推定」技術，意即即便實際上勞工未必全於該時間從事工作，法律仍假設其已經雇主同意並執行職務，除非雇主提出足以反駁的具體證據予以推翻。

 

此種推定使得在工時爭議中，雇主須負舉證責任以證明勞工未實際工作或該時段屬休息時間。立法理由更明示：「雇主如主張該時間內有休息時間或勞工係未經雇主同意而自行於該期間內執行職務等情形，不應列入工作時間計算者，亦得提出勞動契約、工作規則或其他管理資料作為反對之證據，而推翻上述推定。」換言之，若雇主欲排除某時段之工時認定，必須以制度性文件與具體管理紀錄作為證據。此舉反映出立法者有意透過舉證責任之轉移，矯正長期以來勞資雙方力量失衡的現象，保障勞工在舉證困難時仍能維護權益。

 

從實務運作觀察，自該條施行以來，雇主普遍面臨三大困境：其一，出勤紀錄中「簽退時間晚於正常下班時間」常被勞工主張為加班之證據；其二，加班申請制度雖已建立，但若管理鬆散、未實際執行，法院仍可能認為雇主「默示同意」加班；其三，若雇主事後要求勞工簽署「無加班聲明書」或「切結書」，往往被認為非自由意思表示，舉證力極低。因此，雇主唯有從制度設計、文件化管理與即時監控三方面同時精進，方能在爭議發生時具備足以反駁推定之證據體系。

 

首先，就制度設計而言，雇主應於勞動契約或工作規則中明確訂定「加班申請與核准程序」，例如規定勞工需事前向直屬主管提出書面或電子申請，經核准後方得延長工時；若遇臨時加班情形，則應於事後一定期間內補辦追認程序。此類規範應載明於工作規則並經報主管機關備查，使其具有法律拘束力。此外，雇主應建立電子化考勤與加班管理系統，記錄申請時間、核准時間與實際工時，避免僅以手寫簽到簿為憑。

 

其次，就文件化管理而言，雇主應保留足夠之佐證資料以推翻「出勤紀錄即為工作時間」之推定。例如：可提供公司內部假勤管理辦法、電子郵件紀錄、會議室使用紀錄、監視錄影畫面、電腦登入登出時間、門禁刷卡紀錄等，以證明勞工雖留在辦公室但並未執行職務，而係休息、社交、學習或處理私務。倘若公司規定員工每日下班後可自由留用辦公室進修，亦應事先公告並明確區分「自願留辦」與「延長工時」之範圍。

 

再者，就即時監控措施而言，雇主應採取積極的防範行為，以證明對於超時工作並未表示同意或默示容忍。例如在下班前透過廣播提醒員工準時離開、電腦系統於下班後自動登出、辦公室燈光自動關閉、主管巡查確認無人逾時工作等，皆可作為「已採取防止措施」之證據。若能建立此類紀錄，於爭議時可向勞工主管機關或法院主張「雇主已盡防止義務，並未同意加班」，提高反證成功之機率。

 

在實務上，有多起案例可供雇主參考。雇主得以工作規則與加班申請制度推翻出勤紀錄之推定。公司員工雖於出勤紀錄上顯示下班後仍在辦公室，但未依規定提出加班申請或主管核准，法院認為雇主無須支付加班費，撤銷勞動檢查處罰。若雇主能以制度化程序管理加班，並保存具體紀錄，即可排除「默示同意」之認定。

 

臺北高等行政法院104年度訴字第1887號判決：勞工出勤紀錄乃原告之內部管理資料，係記錄員工到、離公司之時間，通常情形固為正常工作時間前、後之時點，然出勤紀錄尚非不得以反證推翻之，倘出勤紀錄所載非勞工實際之工作時間，則勞工在出勤紀錄所顯示之工作時間，是否確實執行工作，或確實有加班之事實，本尚待勞雇雙方依實際情況，就勞工是否在雇主之指揮監督下，有無指派任務等具體情況判斷。且原告之員工加班，需事先徵得部門主管同意，並於e-HR系統上詳實填報，由主管逐日簽認，乃原告工作規則所定，員工加班應依上開規定辦理。則本件依出勤紀錄所載，黃〇〇等14人雖有在正常工作結束時間之後始離開辦公場所之事實，但渠等既未於事前徵得部門主管同意而提出加班申請，亦未於事後補辦申請，更未經主管簽認於延長工作時間內確係從事與其職務有關之工作，揆之前開規定及說明，原告自無依勞動基準法第24條規定給付延長工作時間工資義務，亦不生未給付該項工資而違反上開規定之問題。

 

然若雇主明知或可得而知勞工於下班後仍持續提供勞務而未制止，即構成默示同意加班。勞動契約屬雙務契約，雇主對工作場所具指揮監督權與管理義務，倘勞工於正常工時外仍受雇主管理並為工作，雇主即應給付延時工資，此不因加班申請制度存在而免責。「勞工於工作場所超過工作時間自動提供勞務，雇主如未為反對之意思表示或防止之措施者，其提供勞務時間即應認屬工作時間。」此見解實質上擴張加班的認定範圍，要求雇主對於勞工「自動加班」負舉證責任以證明未同意。

 

最高行政法院108年度判字第173號判決：審酌勞動契約屬於雙務契約，勞工在約定的正常工作時間內為雇主提供勞務，雇主則以工資為對待給付，勞動基準法第24條雖規定雇主對於延長工作時間的勞工負有給付延長工作時間工資的義務，惟依同法第32條第1項規定，雇主如有使勞工在正常工作時間以外工作的必要，須經勞雇雙方同意，雇主並應給付延長工作時間的工資。又因勞工常屬弱勢之一方，或有時囿於組織文化、氛圍或潛規則，難以期待其得以立於平等地位與雇主協商，且雇主對於勞工在其管領下的工作場所提供勞務，具有指揮監督的權利及可能，故勞工在正常工作時間外，延長工作時間，無論是基於雇主明示的意思而為雇主提供勞務，或雇主明知或可得而知勞工在其指揮監督下的工作場所延長工作時間提供勞務，卻未制止或為反對的意思而予以受領，則應認勞動契約雙方當事人已就延長工時達成合致的意思表示，該等提供勞務時間即屬延長工作時間，雇主負有本於勞動契約及勞動基準法規定給付延長工作時間工資的義務，此不因雇主採取加班申請制而有所不同。勞委會81年4月6日函釋：「……勞工於工作場所超過工作時間自動提供勞務，雇主如未為反對之意思表示或防止之措施者，其提供勞務時間即應認屬工作時間，並依勞動基準法計給延時工資」等語，亦同此意旨。

 

另勞工自行延後下班，若無雇主之指示或同意，應自負其責，不得請求加班費。僱傭契約為雙方約定之勞務交換關係，加班應以雙方合意為前提；若勞工未經同意而逾時工作，非但違反契約本旨，亦違反勞基法第32條「延長工時需經雙方同意」之規定。雇主如能證明未指派任務且員工未依程序申請加班，勞工之加班費請求即難成立。

 

臺灣高等法院108年度勞上字第35號民事判決：按「雇主延長勞工工作時間者，其延長工作時間之工資依左列標準加給之…」，勞基法第24條固有明文。然按民法上僱傭契約為雙務契約，由僱用人與受僱人雙方約定，由受僱人於一定或不定期限內為僱用人服勞務，僱用給付報酬為要件，而所謂受僱人於一定或不定期限內提供勞務，自應依僱傭契約之性質而定，除非一些特殊性質之工作，一般情形而言，受僱人所提供之勞務應於正常上班時間為之，是受僱人如有於正常上班時間無法完成工作，須再延長工時，自須與僱用人另行約定，由受僱人加班，僱用人再予支給加班費，否則，不問受僱人於正常時間之工作效率或生產力，受僱人無須僱用人之同意，自行加班，即得逕向僱用人請求支給加班費，不惟與民法上僱傭契約之本旨相背，亦有違勞基法之上開規定。是以勞工請求延長工時工資，需在僱主認有延長工作時間之必要，而要求勞工延長工作時間，且勞工確有延長工作時間時，始得為之。因而雇主為管理需要，規定員工延長工時應事先申請經同意後始予准許，於法並無不合。若勞工自行將下班時間延後，須舉證證明其延後下班時間係因工作上之需要，方能請求延長工作時間之工資（最高法院101年度台上字第792號判決意旨參照）。

 

綜觀以上判決可知，實務見解並非一面倒地支持勞工或雇主，而是依據個案事實及雇主之管理措施而定。關鍵仍在於雇主能否具體證明其「未同意」或「已防止」加班發生。換言之，「加班認定」之核心爭點不在於勞工是否實際延後下班，而在於雇主有無明確的制度、程序與行為，足以推翻勞動事件法第38條之推定。

 

此外，雇主於勞動契約中應明訂「工作時間及延長工時之申請程序」，以契約條款作為日後舉證依據。例如可約定：「勞工延長工時，應事前向直屬主管提出書面或電子申請，經核准後始得實施。未經核准自行加班者，視為個人行為，雇主不負給付延長工時工資之義務。」此種條款雖不能完全排除勞基法之適用，但於舉證階段可成為反駁出勤紀錄推定的重要依據。

 

再者，雇主應透過教育訓練強化主管與人資人員之法律意識，確保在勞工提出加班申請時，能即時核准或駁回並留存紀錄。若發現勞工未申請即留在辦公室，應主動提醒或記錄制止行為。此類主動管理紀錄在未來爭議中極具防禦效果。

 

實務上亦建議雇主建立「加班明細申報表」制度，要求勞工每月自行填列實際加班時數並經主管簽認，作為工資結算依據。此舉既可避免勞工事後主張「未給付延時工資」，亦能形成勞雇雙方對工時之共同確認。

 

從風險管理角度觀之，雇主應建立以下五大防禦層級：第一層，契約條款明確規定加班需經同意；第二層，工作規則及假勤管理辦法具體化程序；第三層，資訊系統化管理以留存核准紀錄；第四層，即時監控並採取制止措施；第五層，事後文件化追認與佐證。唯有層層防護，方能在勞動事件法體系下確保舉證優勢。

 

值得注意的是，勞動事件法採「職權調查原則」與「舉證責任轉換」，法院可依職權命雇主提出出勤紀錄與薪資明細。若雇主拒不提出或紀錄不全，法院得依勞工主張推定其不利事實成立。是以，雇主於平時應確實保存五年內出勤紀錄，並確保資料真實一致，避免因缺漏導致敗訴風險。

 

至於勞工方面，若欲主張加班費，亦須證明其在該時段確有從事工作並受雇主指揮監督，僅有簽退時間延後並不足以當然成立。法院將綜合考量勞務性質、工作內容、上下班時間、公司文化及雇主管理強度等因素綜合判斷。

 

雇主除配套修改勞動契約或工作規則（假勤管理辦法），規定勞工於加班前有無向權責主管提出申請核准，或加班後有無向權責主管申請追認，做為雙方有無加班意思表示合致的證明外，對於勞工前日出勤紀錄簽退時間較正常下班時間為晚者，也輔助於次日或特定時間內通知勞工陳明晚退原因，以即時更正實際工作結束時間（不建議於勞檢或訴訟時始提出勞工所簽署的聲明書或切結書做為無加班事實的證明，勞工主管機關或法院不採信的可能性頗高）。

 

其次，雇主對於勞工於正常工作時間後仍續留辦公室內者，亦可明確採取制止或反對勞工加班的防止措施，例如臨下班前溫馨播放音樂或廣播提醒勞工準備結束工作，或提醒需否提出加班申請，或下班後多少分鐘內電腦自動關閉，甚至直接關閉辦公室電源等措施，當然，老闆如果願意以身作則準時帶頭下班，效果恐怕會更好（採取類此方式的企業，其員工工作效率或生產力甚且還會提升）。

 

綜合前述，雇主於勞動事件法下的加班管理策略應包括：(一)勞動契約條款化，明確規範加班須事前核准；(二)工作規則法制化，建立可稽核之假勤管理制度；(三)考勤系統電子化，留存可查證之資料；(四)管理行為可視化，採取制止與提醒措施；(五)文件佐證完備化，保存核准、通報、制止及勞工陳述紀錄；(六)定期稽核內控化，確認制度執行到位。

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