公司得否要求員工代墊採買物品的款項，員工得否拒絕？

問題摘要：

代墊款項應該是基於自願原則，而非公司強制要求，員工若無法負擔或不願代墊，應該勇敢拒絕，並要求公司提供其他支付方式。若已代墊，則必須確保保留所有相關證據，以保障自身權益。企業是否可以要求員工先行代墊，必須視採購物品的用途來判斷。制服是為企業經營之目的，若強制員工自行負擔相關費用，則屬於不合理的做法。若員工的支出是基於「雇主事業經營之目的」，則這筆費用應由雇主承擔，而非由員工先行墊付。突發事件或許可以理解為例外情況，但若企業將此作為常態性做法，則無疑是一種財務風險轉嫁給員工的行為，甚至會影響員工薪資的自由支配權。因此，企業應當審慎處理此類問題，避免因錯誤的財務管理方式而衍生違法疑慮。

律師回答：

關於這個問題，在職場上「代墊款項」問題時常發生，從最簡單的文具採購、辦公室補給，到出差的交通費、餐費甚至活動場地租金與講師費用，都可能被公司要求員工先行墊付，但法律上究竟是否允許公司要求員工代墊？員工又能否拒絕？首先必須回歸到勞動基準法第22條第2項之規定：「工資應全額直接給付勞工。」以及第26條：「雇主不得預扣勞工工資作為違約金或賠償費用。」這裡的立法精神在於確保勞工薪資不被剝削或變相減損，因為薪資是勞工生活的主要來源，必須受到強制性保障，而公司若經常性要求員工墊付款項卻遲遲不報銷，本質上已經等同於侵蝕勞工工資，甚至有預扣或延遲給付之虞，因此從法律角度來看，代墊款項應基於自願原則，而非雇主強制命令。

 

依勞基法第22條第2項規定：「工資應全額直接給付勞工。」以及第26條規定：「雇主不得預扣勞工工資作為違約金或賠償費用。」，可知法律已明文規定工資應全額直接給付勞工。

 

公司經常要求員工先行代墊款項，且報銷流程拖延不明，使得員工時常感覺自己的荷包出現缺口，這種情況在職場上並不少見，從文具用品、出差交通費到辦活動的場地租金、演講費等，都可能成為代墊的對象。然而，在面對這類狀況時，員工應該要清楚自身的權益，並學會如何應對，避免對個人財務造成影響。

 

員工沒有義務「代墊」

首先要明白，員工並沒有法定義務要為公司代墊款項。代墊本質上是基於公司與員工之間的信任關係，並非勞基法保障的事項。因此，員工為履行工作職責，可能偶爾會先行墊付，但這並不表示員工必須無條件接受代墊要求。在此之前，應當先行解公司內部規章和請款報帳流程，確保不會因不清楚規定而導致勞資爭議。

 

再者，制服係屬雇主為事業經營之目的所必要之費用，應視為勞務成本或職工福利之一部分，要求員工負擔或分擔顯屬不妥，這項解釋可延伸到所有與公司營運直接相關的支出，既然費用是為雇主事業經營所必須，就應由雇主承擔，而非將財務風險轉嫁給員工。也就是說，員工沒有法定義務為公司代墊，若雇主要求員工必須墊付，員工完全可以拒絕，並建議公司透過財務部門預支、設定零用金或其他合法方式支付。至於若員工已經自願墊付，則必須妥善保存所有支出憑證，包括發票、收據、轉帳紀錄等，並最好以書面或電子郵件留下與主管的對話紀錄，清楚記載款項用途、金額、日期與預計報銷時間，這些紀錄在公司拒絕或拖延報銷時，便是保障自身權益的最重要依據。

 

制服係為雇主為事業經營之目的，強制勞工於提供勞務之場所或提供勞務之當時所為必要之行為，其或為工作安全之目的，或為勞動紀律之要求，其費用應為勞務成本或職工福利之一部份，要求負擔或分擔，顯不妥當。(行政院勞工委員會89年台勞資二字第0043550號函)

 

公司規章與內部請款流程

在掏出自己的錢包之前，應該先向直屬主管或財務部門詢問清楚，解公司對於款項支出的相關規定。例如，是否有零用金可以申請？報銷是否有固定流程？需要提供哪些書面資料作為報銷依據，如發票、收據、轉帳紀錄等？這些資訊能夠幫助員工在財務安排上更有保障，避免日後因報銷困難而造成損失。

 

已經「代墊」款項的應對方式

若員工已經先行墊付相關款項，那麼一定要妥善保留所有支出紀錄與相關文件，這些文件包括但不限於發票、收據、轉帳紀錄等。此外，員工還應該與直屬主管或相關負責人進行書面紀錄，記錄代墊款項的細節，包括金額、用途、日期以及預計報銷的時間。透過完整的紀錄，若公司在報銷上有所拖延或拒絕，員工才有足夠的證據向主管或財務部門進一步要求償還。

 

可以拒絕「代墊」嗎？

當然可以！「代墊」款項從來就不是員工的義務，若員工不願意或無法代墊，完全有權利婉轉拒絕，且無須提供額外的理由。例如，可以簡單地回覆：「抱歉，我目前沒有辦法協助支付這筆款項。」這樣的回應既能表達自身立場，也能維持良好的工作氛圍。若擔心直接拒絕可能影響職場關係，也可以提出其他解決方案，例如建議公司直接開支或先由財務部門預支款項。

 

公司應在管理規範中明確載明相關的請款程序，這一點應該在員工手冊或內部管理文件中有詳細的記載與規範。我每到一間新的公司，第一件事就是查閱這類文件，因為只需要幾分鐘，就能大致解這間公司是否有完善的制度與規範。然而，許多人在求職或面試時，往往忽略這些細節，導致入職後才發現問題。特別是在服務業，代墊款項的爭議更是時常發生，例如店內突然缺少原物料或用品，員工被臨時指派去採購，但因缺乏明確的規範，導致後續報銷困難，甚至無法獲得退款，這樣的狀況極易引發勞資糾紛。因此，企業應該事先建立清楚的規範，避免員工因代墊款項而產生財務損失。如果員工因代墊而無法獲得應有的補償，這某種程度上已涉及薪資給付不完全的問題，主管機關也可能會介入調查並裁罰雇主。

 

另一個關鍵問題是採買的物品用途，這點至關重要。企業是否可以要求員工先行代墊，必須視採購物品的用途來判斷。制服是為企業經營之目的，若強制員工自行負擔相關費用，則屬於不合理的做法。若員工的支出是基於「雇主事業經營之目的」，則這筆費用應由雇主承擔，而非由員工先行墊付。突發事件或許可以理解為例外情況，但若企業將此作為常態性做法，則無疑是一種財務風險轉嫁給員工的行為，甚至會影響員工薪資的自由支配權。因此，企業應當審慎處理此類問題，避免因錯誤的財務管理方式而衍生違法疑慮。

 

實務上，有些公司內部規章或員工手冊會對請款報帳流程有詳細規範，例如必須先提出申請、提供憑證、經主管核准後方可報銷，這些程序的確有助於財務控管，但不能因此成為拒絕報銷的理由，若員工已代墊且有證明，公司無論如何都應儘速支付，否則可能涉及勞動契約債務不履行，甚至構成工資給付不完全而受主管機關裁罰。特別是在服務業或零售業等前線單位，臨時採買情況頻繁，公司若不設置零用金制度，而將責任推給員工墊付，不僅違反法律保障，更易造成勞資爭議，例如店員因臨時缺料被迫掏腰包購買卻無法報銷，這種情況顯然是不合理的，法律上可視為雇主不當管理。當然，若是員工自發性提出要代墊，則屬於民法上的委任或借貸關係，公司仍須依約償還，否則即涉及債務不履行，員工可依法請求返還；若金額龐大且公司惡意拒絕，甚至可能涉及侵占或背信責任。另一方面，對員工而言，面對代墊要求時可婉轉拒絕，例如表示「目前無法先行支付，是否可由公司直接開支或由財務預付？」這樣既能維護自身權益，也能保持職場關係和諧，若擔心直接拒絕會影響評價，更可建議公司建立制度化的支付方式，以減少未來的爭議。

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