勞基法第23條「應提供工資各項目計算方式明細」是要怎麼提供？要一一寫在薪資單中嗎？

問題摘要：

薪資明細的提供是雇主的法定義務，目的在於確保薪資發放的透明性，讓勞工能夠清楚了解自己的工資計算方式。雇主可以透過紙本或電子方式提供薪資明細，但不能以任何形式限制勞工取得或要求特別申請才能獲得。此外，薪資明細應包含工資總額、各項給付金額、扣除項目及實際發放金額，讓勞工對薪資內容有完整了解，避免工資爭議。若雇主未依規定提供薪資明細，可能面臨行政罰鍰，勞工亦可依法維護自身權益，透過主管機關檢舉或訴訟程序要求雇主提供正確的薪資資訊。因此，企業應確保薪資明細的透明度，避免因違規而引發勞資糾紛，確保勞工權益獲得充分保障。

律師回答：

許多勞工反應雇主在提供當月薪資時常發生以下狀況：

「老闆沒有給薪資單」。

「薪資條不清楚，不知道薪資怎麼計算的，也不知道扣了什麼錢」。

「薪資單要申請核可才給」。

「薪資明細只有在發薪時給你簽名，看完後老闆就收回去了。」

 

關於這個問題，企業在發放薪資時，依法應提供「薪資明細」，其形式不拘，但絕對不可省略。根據勞動基準法施行細則第14-1條的規定，薪資明細應包含工資的各項目計算方式，其內容須包括勞雇雙方議定的工資總額、各項給付金額、依法令或勞雇雙方約定得扣除項目之金額，以及實際發放的金額。這項規定的目的，是為了確保勞工能夠清楚了解自身的薪資計算方式，避免雇主在薪資發放上出現不透明、不合理的情況，進而影響勞工的合法權益。

 

針對薪資明細的提供方式，雇主可以選擇多種方式，並不限於紙本，亦可透過電子資料傳輸，例如電子郵件、簡訊、通訊軟體（如LINE、WhatsApp）、公司內部網站的薪資系統等方式提供，前提是勞工能夠隨時取得並列印相關資料。因此，若事業單位未提供薪資明細，或是要求勞工簽名確認後才可查閱，甚至規定勞工須經「申請核可」後才能取得薪資明細，這些做法皆不符合勞動基準法的相關規定，企業應盡量避免，以免違法受罰。

 

依據勞動基準法施行細則第14-1條的規範，薪資明細應具備以下四項基本要素：(一)勞雇雙方議定的工資總額，(二)各項工資的給付金額，(三)依法令或勞雇雙方約定可扣除的金額，(四)實際發放給勞工的薪資金額。這些資訊必須清楚揭露，讓勞工能夠了解薪資的組成及扣除項目的細節，避免發生工資短發或不當扣除的情形。

 

雇主應確保勞工能夠便利地取得薪資明細，而非故意設置障礙，例如要求勞工親自向人資申請後才能獲得，或在提供薪資明細時立即收回，使勞工無法留存紀錄。這些行為可能被認定為妨礙勞工行使其合法權益，並可能引發勞資爭議，甚至導致主管機關介入處理。若雇主未依規定提供薪資明細，或以不合理的方式限制勞工取得薪資明細，勞工可向勞工主管機關檢舉，雇主可能因此遭受行政罰鍰。

 

勞動基準法第23條明確規定，雇主應定期發放薪資，並提供薪資明細。若違反相關規定，根據勞動基準法第79條，雇主可能面臨新台幣2萬元以上至100萬元以下的罰鍰，主管機關亦可要求限期改善，若未能如期改善，將可能持續受罰。因此，企業應依照法令規範，在每次發放薪資時，確保勞工能夠獲得完整、正確且透明的薪資明細，避免因違規而承擔法律風險。

 

薪資明細不僅是薪資發放透明化的重要憑證，也是勞工在計算退休金、請領勞保給付、申報所得稅等事項時的重要依據。因此，雇主應確保薪資明細的完整性，若勞工發現薪資明細內容有誤，例如工資計算錯誤、獎金未發放、工資被不當扣除等情形，應及時向雇主或人資部門反映，要求更正，並保留相關紀錄，以保障自身權益。

 

此外，若勞工在離職後發現薪資明細有異，仍可向前雇主索取過去的薪資明細。根據法規，雇主應將工資清冊保存至少五年，因此勞工若在離職後發現工資計算有誤，或需要薪資明細作為申請勞工退休金、勞保理賠或其他法律用途的依據，雇主仍應提供相關紀錄。若雇主拒絕提供，勞工可向勞動主管機關檢舉，要求依法處理。

 

依據勞動基準法第23條第1項規定，雇主也應提供「工資清冊」，同時將勞工每年特別休假的期日、未休假的日數所發給的工資數額，都記載於置備的工資清冊中，並每年定期書面通知勞工。

 

雇主本應向勞工提供工資各項目計算方式明細，這是保障勞工知情權及薪資權益的重要規範，也是勞資雙方權利義務明確化的依據，雇主在薪資單上可以加註固定發放或經常性發放項目的計算方式，若薪資單空間有限或加註困難，也可在電子薪資單查詢系統附上各項工資計算方式的檔案供勞工查閱，確保勞工可隨時掌握自己每月薪資的組成與計算方法，工資各項目的計算應於發薪日時提供，無論是紙本、電子傳輸或其他可取得列印資料均可，不得要求勞工「申請核可」後才取得明細，或要求勞工簽名確認後收回，違者可依規定處以新臺幣二萬元以上至一百萬元以下罰鍰。

 

新修正的勞動基準法第23條明確要求雇主提供工資各項目計算方式明細，其中應包含工資總額、平日每小時工資額、延長工作時間工資、休假、特別休假及其他假別出勤之工資金額及計算方式，以及法律規定的各項扣除項目，包括勞工保險費、全民健康保險費、職工福利金及每年特別休假之期日和未休假工資數額等，詳細內容由勞動基準法施行細則予以規範。

 

依施行細則第14條之1規定，工資各項目計算方式明細應包括勞雇雙方議定之工資總額、各項目給付金額、依法令規定或勞雇約定得扣除項目金額及實際發給金額，型式不限於紙本，也可用電子郵件、簡訊、通訊軟體或內部薪資系統提供，或讓勞工可隨時取得並列印，若規定勞工須申請核可才能取得，或簽名確認即收回，皆不符合規定。

 

雇主同時須備置工資清冊，記載勞工每年特別休假期日及未休假工資數額，並每年定期以書面通知勞工，確保勞工可隨時查閱並核對，這樣的措施可避免薪資爭議及保障勞工權益。實務上，許多勞工反映發薪時常遇到「沒有薪資單」、「薪資條不清楚」、「須申請核可才能取得」或「薪資明細看完就被收回」等問題，這些行為皆可能違反勞基法第23條第1項規定及施行細則，雇主應注意提供完整薪資明細，使勞工可掌握工資構成，包括底薪、加班費、津貼、獎金、假別工資及特休假折發工資，並區分法定工時工資與加班工資，以便勞工了解每月收入來源及計算方式。

 

勞基法第24條、32條規定，如果雇主有延長勞工工作時間之情形，應依法計算工資給付勞工。加班費既屬於工資，雇主則應將其載明於工資各項目計算方式明細中。如勞工依勞基法第32條之1規定，選擇兌換為加班補休時數，雇主同樣將換取之時數載明於工資各項目計算方式明細中，以便勞雇雙方比對加班費金額及加班補休時數。倘若勞工於補休期限屆期或契約終止，尚有未補休時數，則應折算未補休之工資給付勞工，並同樣記載於當月工資各項目計算方式明細中。

 

針對加班費，若勞工選擇將加班費折換補休，雇主應於薪資明細列示補休時數、已補休時數、未休補休時數及請休期間，至於是否每月列示屆期未補休折發工資，則依勞雇雙方約定的補休期限而定，例如1個月、3個月或6個月。

 

特別休假部分，依勞基法第38條第5項規定，雇主應將每年特別休假期日及未休假日數所發工資金額記載於工資清冊，並每年定期書面通知勞工，通知形式可採紙本、電子資料傳輸或其他勞工可隨時取得並列印之方式，雇主亦可將該年度定期通知內容一併列入薪資明細。如此設計，不僅符合勞動法規要求，也可讓勞工清楚了解薪資組成及各項給付，避免雇主以不透明方式發放工資或隨意扣除，加強薪資管理透明度，促進勞資信任，並可作為勞資爭議或勞動主管機關查核之證據依據。

 

總體而言，雇主提供薪資明細的目的在於保障勞工知情權、明確工資構成、落實法定給付，並避免勞資爭議，薪資明細應包括底薪、加班費、津貼、獎金、各類假別工資及特休未休折發工資等明細內容，型式可紙本或電子資料傳輸，勞工得隨時查閱與列印，不得設限或收回，以符合勞基法第23條及施行細則第14條之1規定，保障勞工合法薪資權益，並協助雇主依法管理薪資發放，維護勞資雙方權利義務之明確性與透明度，確保薪資給付完整且可核對。

-勞資-工資-工資明細(薪資單)-記載內容

 

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