雇主保存工資清冊或薪資帳冊要多久嗎？在訴訟中不提出有什麼不利益的地方？
問題摘要：
雇主依法須保存工資清冊、薪資帳冊、勞工名冊及出勤紀錄五年，並在訴訟中如被要求提出卻拒絕，將面臨裁定罰鍰及不利推定，勞工則可依此主張工資、加班費及其他勞動權益，確保合法報酬及勞動權利得到保障，這是勞動法對勞工權益保護的重要機制，也提醒雇主在薪資管理及文書保存上必須遵守法規，以維護勞資雙方的權利與義務。雇主不得忽略工資清冊、薪資帳冊與出勤紀錄的保存義務，這不僅是防止勞動主管機關裁罰的最低標準，更是排除訴訟中不利推定的唯一方法。法律設置五年保存期間，正是考量工資與加班費請求權在民法上多為五年時效，並賦予勞工於訴訟中要求法院命雇主提出相關文書之權利。若雇主無法提出，即被視為妨礙證明，法院得直接採信勞工主張。反之，雇主如能提出完整、真實、具體的紀錄，不僅可免除罰責，更可有效對抗勞工主張，維護企業正當權益。總而言之，保存工資清冊與出勤紀錄是雇主在法律上與實務上雙重防線，既是符合法令的義務，更是訴訟攻防的保障機制，忽略此一義務，不僅將喪失法律保護，也可能在未來的勞資糾紛中自陷不利，無法主張自身清白與正確給付。
律師回答：
關於這個問題，在勞動契約關係存續中，必定伴隨著紀錄勞資雙方履行勞動契約義務狀態之文書。此類勞動關係文書，例如薪資單或工資清冊，用以紀錄雇主給付之工資項目、數額、加項扣項、及其所屬月份；出勤工作紀錄，用以紀錄勞工給付勞務之日期與時間；在日後發生爭執時，可以作為雙方履行勞動契約義務態樣之證明。在勞動法令中，對於此類文書之保存，有著如何之規定呢？若有違反，其效果為何？
雇主在勞動關係中，對於工資清冊、薪資帳冊、出勤記錄及勞工名冊等文書有明確的保存義務，這些文書不僅用以紀錄勞資雙方履行勞動契約的情形，也是勞工日後維護權益、核對工資及加班費的重要證據。
依據勞動基準法第23條第2項規定，雇主應置備勞工工資清冊，記載每月發放工資、工資計算項目及總額，並保存五年，其起算期間自雇主支付該月份工資之日算起，若勞工投保勞保或退休金，則應自勞工離職之日起五年保存。勞工保險條例亦規定，投保單位須自勞工離職、退會或結訓之日起保存薪資帳冊五年。這些規定的目的在於保障勞工在勞動爭議或訴訟中能取得證據，避免因文書缺失而無法主張自身權利。
勞動事件法第35條規定，雇主對依法應備置的文書有提出義務，第36條進一步規定，如持有人無正當理由不提出，法院得裁定罰鍰及命強制提出，並可認依該文書應證之事實為真實。在民事訴訟中，勞工可以依據這些文書向法院申請強制提出，以證明其所主張之工資數額及出勤情形，若雇主未提出或文書已逾保存期限，法院可合理推定雇主應執有該證據，並認定勞工所主張為真實。
此外，勞工於薪資單上未留存紀錄時，只要文書尚在法定保存期間內，仍可請求法院命雇主提出工資清冊、出勤紀錄及薪資帳冊等，以核對薪資給付及加班費、特休折算工資及各類津貼。雇主若未依規定保存上述文書，除可能被勞動主管機關依勞動基準法第79條第1項及勞工退休金條例第49條處以罰鍰外，在訴訟中也將處於不利地位，無法有效抗辯工資爭議或加班費給付，勞工亦可因此主張文書內容為真實並依此計算工資。
勞動基準法第23條第2項：「雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資計算項目、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。」
勞工保險條例第10條第3、4項：薪資帳冊，投保單位應自被保險人離職、退會或結(退)訓之日起保存五年。
雇主就工資清冊有保存五年之義務，五年之起算期間應自雇主給付該月份工資之日起算。例如2010年5月份工資，雇主於2010年6月10日給付者，該月份工資清冊應保存至2015年6月10日止。若有投保勞工保險，則雇主甚至應將工資清冊保存至勞工離職之日起五年。
因此，勞工雖未留存薪資單，在日後有訴訟之必要時，只要還在保存時限內，可以請求法院命雇主提出工資清冊，再據以計算請求雇主給付之數額。
雇主就工資清冊或薪資帳冊、勞工名冊或勞工名卡、出勤工作紀錄等勞動關係文書，未予置備或未保存時，勞動基準法第79條第1項第1款及勞工退休金條例第49條，皆有處以罰鍰之規定。惟勞工保險條例並無處罰規定。
原則上，民事訴訟之原告，對於其所主張有利於己之事實，應負舉證責任。但因法律有特別規定雇主或事業單位，就工資清冊或薪資帳冊、勞工名冊或勞工名卡、出勤工作紀錄等勞動關係文書，負有保存義務。故勞工在提起民事訴訟時，可在訴訟中，請求雇主提供上開勞動關係文書，以證明其所主張之事實為真實。
只要文書尚在法定保存義務之時限範圍內，吾人可合理推斷當事人「應該」執有該證據，故主張證明妨礙之當事人，僅需舉證證明「紛爭發生之時點」落在「保存義務之時限範圍」內，即可認為「對造執有或曾執有該證據」之點已被證明。(潘天慶，民事訴訟法上證明妨礙之研究，東吳大學法學院法律學系碩士班碩士論文，2006年，第42頁。)
勞動關係文書，應屬民事訴訟法第344條第1項第5款所規定之「就與本件訴訟有關之事項所作者」之文書。依學者吳明軒、王甲乙、楊建華、鄭健才、許士宦、姜志明等人之見解，此款文書，凡與本件訴訟有關之一切事項均屬之；亦即，當事人就其實體上及程序上之法律關係、爭點、攻擊或防禦方法等與本件訴訟有關之事項所作之文書，當事人均負有提出之義務；且不論該文書為有效、無效、得撤銷、效力未定或已失其效力，均非所問。此係當事人之一般性文書提出義務。(姜世明，新民事證據法論，修訂三版，2009年11月，第7頁。)
在民事訴訟中，若雇主拒絕提出，勞工可以依據民事訴訟法第342條之規定，聲請法院命雇主方提出之。當法院裁定命一方當事人提出，而仍不提出時，依據民事訴訟法第345條第1項之規定，當事人無正當理由不從提出文書之命者，法院得審酌情形認他造關於該文書之主張或依該文書應證之事實為真實。也就是說，若法院有裁定提出工資清冊、出勤工作紀錄等勞動關係文書，而雇主仍然拒絕提出時，原則上應認為勞工所主張之文書內容為真實。
因此，雇主保存工資清冊及薪資帳冊不僅是法律義務，也是管理上維護勞資信任及避免爭議的重要措施。勞工在日常工作中，應注意保存薪資單及核對工資明細，如發現雇主未保存或提供不完整，應及時提出要求並保留證據，以備日後勞動事件或民事訴訟使用。
雇主需按照法律規定保存工資清冊、薪資帳冊、勞動者名冊及出勤記錄等文書五年。勞動者可以在訴訟中要求法院命令雇主提供這些文書，以證明工資支付及其他勞動權益。雇主未按規定保存這些文書，將面臨罰款，並可能在訴訟中處於不利地位。這些規定和措施旨在保護勞動者的合法權益，確保雇主在勞動合同履行過程中負責、透明。
雇主保存工資清冊、薪資帳冊、出勤紀錄與勞工名卡的核心目的，不僅在於符合法定義務，更在於排除不利推定與創造有利於雇主的證據。雇主不僅要設置這些紀錄，還必須在法定期限內妥善保存，以防未來發生爭議時陷於不利地位。
實務上，五年保存期限的起算點，係自雇主支付該月份工資之日起算，例如2010年5月份工資於2010年6月10日支付，雇主應保存至2015年6月10日止；若勞工仍在保中或於該期間內離職，則應再自離職日延長五年保存。勞動事件中最常見的爭點包括工資數額、加班費認定、工時紀錄、特休假折算工資等，而雇主依法保存的工資清冊與出勤紀錄即為最關鍵的證據。若雇主無正當理由不從法院之命提出文書，法院得認依該證物應證之事實為真實。換言之，雇主若不提出工資清冊、出勤紀錄等依法應保存之文件，法院可直接採信勞工主張之內容，推定其所述工資數額或加班時數為真，這將對雇主極為不利。
因此，雇主為避免不利推定，必須主動履行保存義務並在爭議發生時及時提出文件。雇主保存勞動關係文書不僅是被動的法定義務，更是積極的防禦策略。根據民事訴訟法第344條第1項第5款，凡「就與本件訴訟有關之事項所作者」的文書，當事人均有提出義務，此類文書包括一切與訴訟爭點有關的資料，不論文書本身有效、無效、可撤銷或已失效，均應提出。若雇主拒不提出，依民事訴訟法第345條第1項規定，法院得認勞工主張之事實為真實。
只要勞工能證明爭議發生時間落在法定保存期間內，法院即可合理推定雇主應執有該證據，若雇主無法提出，則等同於承認勞工主張。這種「證明妨礙推定」機制對雇主而言是一項嚴峻風險。勞資爭議中最常見的情形是勞工主張加班費未給、工資被少報、特休折現未發或工時紀錄不實。若雇主未保存或拒絕提出出勤紀錄及工資清冊，即難以證明其依法計算薪資、依法給付報酬。法院在審理時，為保障勞工弱勢地位，通常會採信勞工的出勤主張或其他間接證據（如打卡紀錄、通訊紀錄、電郵、群組訊息、監視錄影資料等），而雇主即便主張工資已足額給付，亦難以抗辯成功。
反之，若雇主能提出完整的工資清冊、薪資單與出勤紀錄，並載明每項工資項目計算方式及加班費金額，法院即會認為雇主履行了法定義務，對雇主的抗辯有強烈支持力，因此保存紀錄不僅是法律要求，更是保護自身免於不利推定的重要手段。
再者，勞動基準法第79條第1項第1款規定，雇主未置備或未保存工資清冊者，得處新臺幣2萬元以上、100萬元以下罰鍰；勞工退休金條例第49條亦設有罰則。這些行政罰並非唯一風險，真正的威脅在於民事訴訟中雇主舉證不利的後果。假若法院認雇主違反保存義務，則勞工主張之工資、加班費或工時均可被推定為真實，這意味著即使雇主實際支付工資，也可能因舉證不全而被判決敗訴。
實務上已有多起案例，法院認雇主未提供工資明細或出勤紀錄即違反誠信原則，採信勞工提出的自製紀錄或證人證詞作為計算依據。
因此，雇主若希望在勞動爭議中創造有利地位，應建立完善的人事管理與紀錄制度。具體而言，雇主應依規保存勞工名冊（記載姓名、職稱、到職離職日期等）、勞工名卡（包含工資級距、職等、勞保及勞退提繳情形）、工資清冊（每月工資明細、津貼、加班費、特休折現等）、出勤紀錄（打卡、簽到簿、排班表等），並確保記載完整且可追溯。這些文件不僅供勞檢機關查核時使用，更可作為訴訟中具體、客觀、可供比對的證據。若企業導入電子人事管理系統或薪資系統，應確保系統資料保存期限符合法定五年要求，並能隨時匯出紙本或電子檔案作為佐證。
-勞資-工資-工資明細(薪資單)
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