雇主可以拒絕提出薪資、出勤或不利自己等勞動記錄文書嗎？

問題摘要：

關於勞動關係文書保存的重要性以及相關的法律規定，以及在訴訟中的證據使用和提出的程序。以下是對您提到的各個方面進行的一些補充和概括：勞工保險條例等相關法規，雇主有義務保存包括工資清冊、勞工名冊、出勤工作紀錄等勞動關係文書，保存期限通常為五年。違反保存義務可能會面臨相應的罰鍰。在民事訴訟中，當事人可以依據民事訴訟法的規定，要求對方提出與本案有關的文書。如果一方拒絕提供，法院可以裁定強制提出。如果仍然拒絕，法院可以推定相應的事實。如果一方拒絕提供文件，但根據法定保存期限，該文件仍應存在，法院可能會根據情況做出相應的推斷，並可能推定相關事實。

律師回答：

關於這個問題，涉及雇主關於勞動發生、重要事項（如工資、工時）及契約文書提出及保存問題，雖然以現在資料管理技術，所有資料均能保持，但在法律上，雇主在法律上對於勞工個人出勤、工資或勞工名片均有保存義務，由於這個涉及行政檢查與訴訟，所以可以把這個文書提出，當作雇主有無自己證明自己違法之提出責任。

 

在勞動契約關係存續中，通常必定伴隨著長期且持續紀錄勞資雙方履行勞動契約義務狀態之文書。可稱為勞動關係文書，例如薪資單或工資清冊，本用以紀錄雇主給付之工資項目、數額、加項扣項、及其所屬月份；出勤工作紀錄，用以紀錄勞工給付勞務之日期與時間；在日後發生爭執時，可以作為雙方履行勞動契約義務態樣之證明。在勞動法令中，對於此類文書之保存，有著如何之規定呢？若有違反，其效果為何？

 

文書保存義務

 

工資清冊：

關於勞動關係文書之保存時限，如工資清冊或薪資帳冊，依勞動基準法第23條第2項：「雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資計算項目、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。」

 

勞工保險薪資帳冊：

勞工保險條例第10條第3、4項：薪資帳冊，投保單位應自被保險人離職、退會或結 (退) 訓之日起保存五年。雇主就工資清冊有保存五年之義務，五年之起算期間應自雇主給付該月份工資之日起算。若有投保勞工保險，則雇主甚至應將工資清冊保存至勞工離職之日起五年。

 

因此，勞工雖未留存薪資單，在日後有訴訟之必要時，只要還在保存時限內，可以請求法院命雇主提出工資清冊，再據以計算請求雇主給付之數額。

 

勞工名冊/名卡：

勞工名冊或勞工名卡，依勞動基準法第7條：「雇主應置備勞工名卡，登記勞工姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。」「前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。」 

 

出勤及工作紀錄：

勞工退休金條例第21條第2項：雇主應置備僱用勞工名冊，其內容應包括勞工到職、離職、出勤工作紀錄、工資、每月提繳紀錄及相關資料。勞工退休金條例施行細則第30條：雇主依本條例第二十一條第二項所置備之僱用勞工名冊，由雇主或事業單位保存至勞工離職之日起五年止。

 

獎懲紀錄固屬勞工名卡之範圍。勞工之請假單、請假紀錄，既然勞動基準法第7條有規定「傷病及其他必要事項」為勞工名卡應記載之事項，在解釋上應屬於勞工名卡之範圍，雇主應負有保存至勞工離職後五年之義務。

 

出勤工作紀錄，而依勞動基準法第30條第5、第6條項：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。」勞動基準法施行細則第21條：「雇主依本法第三十條第五項規定記載勞工出勤情形之時間，記至分鐘為止。」

 

勞工保險條例第10條第3、4項：出勤工作紀錄，投保單位應自被保險人離職之日起保存五年。

 

勞工退休金條例第21條第2項：雇主應置備僱用勞工名冊，其內容應包括勞工…出勤工作紀錄、…及相關資料。勞工退休金條例施行細則第30條：雇主依本條例第二十一條第二項所置備之僱用勞工名冊，由雇主或事業單位保存至勞工離職之日起五年止。

 

文書作為證據 

 

勞工可要求雇主提供工資清冊、出勤紀錄等作為證據。若雇主無法提供，可能被認為證據妨礙。當勞工訴請雇主給付加班費時，出勤工作紀錄之保存，對於勞工請求之成功與否，至為重要。但是在法律上，現已不同保存期限之規定，此易引發爭議。

 

違反保存文書義務之效果，在行政法上之效果，雇主就工資清冊或薪資帳冊、勞工名冊或勞工名卡、出勤工作紀錄等勞動關係文書，未予置備或未保存時，勞動基準法第79條第1項第1款及勞工退休金條例第49條，皆有處以罰鍰之規定。惟勞工保險條例並無處罰規定。

 

而在訴訟法上之效果，原則上，民事訴訟之原告，對於其所主張有利於己之事實，應負舉證責任。但因法律有特別規定雇主或事業單位，就工資清冊或薪資帳冊、勞工名冊或勞工名卡、出勤工作紀錄等勞動關係文書，負有保存義務。故勞工在提起民事訴訟時，可在訴訟中，請求雇主提供上開勞動關係文書，以證明其所主張之事實為真實。

 

證據的合理推斷

 

只要在法定保存期限內，推斷雇主應該持有該證據，勞工需證明爭議時點在保存期限內。雇主有義務提供相關文書，如拒絕可被罰款或強制處分。雇主拒絕提出時，法院可認為勞工的主張為真實。總之，這些文書在解決勞動爭議中具有關鍵作用，雇主需依法保存，以備日後可能的訴訟需求。

 

依勞動事件法第35條規定，勞工請求之事件，雇主就其依法令應備置之文書，有提出之義務。同法第36條第1項、第4項規定：「文書、勘驗物或鑑定所需資料之持有人，無正當理由不從法院之命提出者，法院得以裁定處新臺幣三萬元以下罰鍰；於必要時並得以裁定命為強制處分。」、「當事人無正當理由不從第一項之命者，法院得認依該證物應證之事實為真實。」

 

因之，只要文書尚在法定保存義務之時限範圍內，合理推斷當事人「應該」執有該證據，故主張證明妨礙之當事人，僅需舉證證明「紛爭發生之時點」落在「保存義務之時限範圍」內，即可認為「對造執有或曾執有該證據」之點已被證明。

 

勞動關係文書，應屬民事訴訟法第344條第1項第5款所規定之「就與本件訴訟有關之事項所作者」之文書。此款文書，凡與本件訴訟有關之一切事項均屬之；亦即，當事人就其實體上及程序上之法律關係、爭點、攻擊或防禦方法等與本件訴訟有關之事項所作之文書，當事人均負有提出之義務；且不論該文書為有效、無效、得撤銷、效力未定或已失其效力，均非所問。此係當事人之一般性文書提出義務。

 

在民事訴訟中，若雇主拒絕提出，勞工可以依據民事訴訟法第342條之規定，聲請法院命雇主方提出之。當法院裁定命一方當事人提出，而仍不提出時，依據民事訴訟法第345條第1項之規定，當事人無正當理由不從提出文書之命者，法院得審酌情形認他造關於該文書之主張或依該文書應證之事實為真實。也就是說，若法院有裁定提出工資清冊、出勤工作紀錄等勞動關係文書，而雇主仍然拒絕提出時，原則上應認為勞工所主張之文書內容為真實。

 

總的來說，文書保存對於勞動爭議的解決至關重要，而在訴訟中，文書作為證據的提供和使用也需要遵循相應的程序和規定。

 

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