服務證明書要如何發？

31 Dec, 2009

問題摘要：

勞動基準法第19條規定的雇主在勞動契約終止時發給勞工服務證明書（離職證明書）的義務，以及該服務證明書的內容和格式要求。根據法律規定，不論勞動契約是如何終止的（包括自請離職、被解雇等），勞工都有權要求雇主或其代理人發給服務證明書，而雇主或代理人不得拒絕。這個要求意在幫助勞工在求職時能夠證明其過往的工作經驗和職位。服務證明書的功能僅在證明勞工已獲得之工作經驗與職位、待遇等事項，其他對勞工不利之記載已逾越範圍，不得列入。雇主不得利用發給機會藉機將不利勞工的事項任意記載於內。

律師回答：

關於這個問題，「服務證明書」就是一般所稱「離職證明書」，離職證明書是作為證明勞工任職期間、職稱及已經辦妥離職手續等相關事實功能的文書。

服務證明書之發給義務

服務證明書之發給，就勞動基準法第19條係規定:「勞動契約終止時，勞工如請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕。」

即勞工於契約終止時，不論是勞工自請離職、自請退休、被迫辭職或遭雇主預告解僱、不經預告解僱、強制退休而離職，均得向雇主請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得以任何理由，如勞工離職未預告或未辦交接，而拒絕發給，且該條係單方面課以雇主給付服務證明書之義務，此項法定義務乃雇主所應負之附隨義務之為強制性規定。有所疑問的是，離職證明書應記載事項之範圍為何，法律未加以規定。

離職證明書之內容或格式

服務證明書的內容

基本原則：服務證明書的內容應當僅包含勞工要求的事項。法律強調，雇主不得利用服務證明書記錄對勞工不利的資訊，且不能包含勞工未要求的事項。服務證明書主要功能是證明勞工的工作經驗、職位和待遇等事實，而不是評價勞工的表現。

不得記錄的資訊

雇主不得在服務證明書中記錄可能妨礙勞工就業的資訊，如國籍、信仰、社會身份或參與工會活動的情況等。

雖然《勞動基準法》沒有具體規定服務證明書的格式，但根據行政解釋和判例，內容應當包括勞工的職務、工作性質、工作年限和工資等資訊。服務證明書的用詞應當客觀中性，既不需對員工進行美化，也應避免批評或捏造不實事項。

雇主不得在證明書上記載勞工未請求之事項，勞工於離職而請求發給有關受僱期間、業務種類、在該事業中之地位及工資之證明書時，雇主應即交付。證明書不得記載勞工未請求之事項、雇主不得以妨礙勞工之就業為目的與第三人約定，就勞工之國籍、信仰、社會身分或在工會活動情形通知或在第一項證明書內記載秘密之記號。在契約終止後，勞工得請求雇主應立即交付一份載明僱用條件、工作類別、職稱和工資，或其他事項的證明書。

證明書內容應僅包含勞工所要求的事項。雇主不應使用任何機密記號，或施行欺詐行為意圖阻礙勞工之行動。因之，離職證明書內容通常僅記載員工任職起訖時間、職務及離職原因，用字遣詞應偏向中性而客觀，雖無義務替員工美言，但也應不會在離職證明書批評該員工甚至捏造不實事項，避免引發不必要的糾紛或官司。。

至於，有關離職證明書之內容或格式，依行政院勞工委員會83年4月18日臺(83)勞資二字第25578號函認為:「至於服務證明書之內涵，法無明文規定。惟應以記載有關勞工在事業單位內所擔任之職務、工作性質、工作年資及工資為主。」而依臺灣臺北地方法院100年度勞訴字第125號判決所示：「按勞動契約終止時，勞工如請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕。勞基法第19條定有明文。此係為便利勞工謀求新職，以證明其工作經驗，勞基法規定雇主有發給服務證明書之義務，此項規定不限於何種情形之解僱，雇主均負有發給義務。至證明書之內容勞基法雖未規定，惟參諸勞基法第1條為保障勞工權益之規定，自不得意圖阻礙勞工就業，而記載不利於勞工就業之事項。…原告自95年11月2日起受僱於被告，…而於於100年1月31日經被告合法終止兩造間之勞動契約，…則原告任職被告之期間為95年11月2日至100年1月30日。依上開規定，雇主即被告自負有發給服務證明書之義務。被告雖於原告提起本件訴訟後，於100年10月間有開立離職證明書交付原告，惟原告主張該離職證明書有關離職日期所載事項不利於原告而為其所不能接受。觀諸該離職證明書離職日期記載：「自100年1月13日起未請假亦未到班，本公司於100年1月28日通知終止勞動契約。」等語，被告所為上開記載，顯然不利於原告持以謀求新職，揆之上揭說明，被告所交付之離職證明書自非合法。被告所交付之離職證明書既非合法，原告依勞基法第19條規定，請求被告交付不得記載不利於原告事項之離職證明書，核屬可採。

特殊情況下的記錄

雖然存在一些爭議，一般認為，如果勞工在服務期間的表現（如考績、獎懲記錄）屬於客觀事實，且勞工請求包含此類資訊，雇主可以慎重考慮記錄這些內容，但必須確保資訊的準確性，避免主觀評價或批評。

另參諸行政院勞工委員會83年4月18日（83）台勞資二字第25578號函示：「勞動基準法第十九條規定：『勞動契約終止時，勞工如請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕。』至於服務證明書之內涵，法無明文規定。惟應以記載有關勞工在事業單位內所擔任之職務、工作性質、工作年資及工資為主。」，則被告應發給記載有關原告於被告處所擔任之職務、工作性質、工作年資及工資為主之服務證明書予原告，併予敘明。」

按服務證明書是勞工服務期間工作情形及各種表現的證明文件，如勞工在服務期間有不良記錄，自應據實記載，使其新雇主於僱用前知所抉擇；且亦可促使勞工於服務期間珍惜自己的榮譽，努力工作，避免有不良行為，以免於離職時有不良記錄，而造成謀職的困難。工廠法既然規定雇主得在證明書上記載勞工在廠工作時期之成績，而成績表現有優劣，只要雇主據實記載，不加上評價或批評，均屬適法，如:雇主在離職證明書上記載勞工在職期間之考績、獎懲記錄，或離職事由者，應認尚未背離離職證明書應記載事項範圍。

內政部74年5月22日臺(74)內勞字第315779號函釋同認:「勞動基準法第十九條所稱服務證明書，有關其格式，事業單位可參照工廠法第三十五條之規定原則，依需要自行訂定。」而工廠法第三十五條第二項規定「前項證明書，應記載左列事項：一、工人之姓名、性別、年齡、籍貫及住址。二、工作種類。三、在廠工作時期及成績。」或者當勞工離職未履行預告或離職交接義務時，雇主於離職證明書上記載此等客觀事實者，亦符合債務本旨，而未有不完全給付情事，並未違背契約從給付義務。惟雇主如就其工作年資、契約終止事由或其他事項有記載不實者，該勞工自得請求雇主於證明書記載正確之離職原因及服務年資，本屬當然。

另外，勞動基準法第7條規定:「雇主應置備勞工名卡，登記勞工姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。」本條所規定之勞工名卡，也就是俗稱的人事資料卡，雇主對於勞工名卡，應負保管義務，且保管期限至勞工離職後五年，因此，雇主如於法定保管期間屆滿前就將勞工名卡予以銷毀、遺失或記載不完全，導致無從製作離職證明書並發給勞工者，因發給離職證明書是雇主對勞工所負之法定附隨義務之一，具有提供勞工經濟地位向上機會之意義，故如係可歸責於雇主本身之故意或過失致不能給付，勞工可依民法第二百二十六條第一項規定向雇主請求賠償損害。