勞動檢查注意 勞資會議要真的開!

02 Jul, 2025

問題摘要:

勞資會議不該只是表面應付檢查的制度,而是應實質發揮溝通、協商與落實合法勞動條件的功能。企業若忽視此制度,不僅面臨行政罰鍰,更可能在未來勞資爭議中處於弱勢。例如員工主張非法變形工時或加班未依法給付時,若公司無勞資會議通過紀錄,即喪失合法抗辯依。為避免勞檢時手忙腳亂,企業應盡早建立勞資會議制度與選舉程序,落實法定義務,並定期召開、妥善紀錄。此外,為配合法規變更,HR應持續接受勞基法及相關勞動法令教育,必要時可委託專業律師顧問協助合規制度設計。最後提醒,公司收到勞檢通知後,應審慎檢視通知函所列項目,按要求準備所有資料,並指派熟悉公司實務與法令之人員出席說明,避免因資料不全、程序瑕疵或人員應對不當導致進一步查核或裁罰。唯有提前準備、持續合規,才能從容面對勞動檢查,維護企業聲譽與勞資和諧。
 

律師回答:

關於這個問題,當公司收到勞動檢查處發出的通知函,要求在特定日期派員攜帶相關書面資料接受審查時,這代表企業已進入行政監督機制之下,必須嚴正看待。無論是否為例行抽檢、專案勞檢或因勞工申訴所引發的勞檢,都不容輕忽。
 
許多HR或管理人員會誤以為勞檢僅檢查出勤與工資紀錄,但近年來,勞資會議是否依規定舉辦並有實際運作,也成為勞檢重點之一。這是因為勞動基準法第83條明文規定,為協調勞資關係、促進合作與提升效率,各事業單位皆應舉辦勞資會議,其辦法並經行政院核定。
 
以往勞動檢查的重點通常集中在工資、工時等基本勞動條件上,因此企業每每在面對勞動檢查時,所被要求提供的第一批基本文件即為勞工名冊、出勤紀錄及薪資清冊,這三項資料可說是勞檢過程中最基本且最核心的檢查要件。(勞動準基法第7條、第23條、30條)
 
勞工名冊需載明勞工姓名、性別、出生日期、到職日、職稱與工作地點等資訊;出勤紀錄則需明確記載每位員工每日上下班時間、加班時數等資訊,不得僅以總工時簡化紀錄;而薪資清冊除應揭示基本工資、加班費、津貼與各項扣款項目外,還需對照勞動契約或工資單位說明其合法性與合理性。這些基本資料的齊備與否,往往直接影響到企業是否構成違反勞動基準法的事實成立與否。
 
不過,近期主管機關發出的最新勞動檢查通知函中,已明確指出勞資會議的召開情形亦為勞檢審查重點,顯示政府對企業內部勞資協商機制的落實程度愈加重視,從而可見勞檢已非僅止於帳面數之核對,更深入探查企業法定義務的實質執行狀況。
 
若企業採用變形工時制度或需要女性夜間工作,勞基法第30條、第30-1條、第32條、第36條與第49條等規定,雇主若無工會,須經「勞資會議」同意後方得實施,且應報請主管機關備查。換句話說,若企業實務上安排加班、輪班或例假調整、女性夜間工作等情形,卻從未召開勞資會議、也無勞方代表選舉程序與紀錄、未送備查、甚至本不知此一義務,於勞檢時將直接構成違規。
 
因之,當公司聲稱實施彈性工時、排班制或變形工時時,更要能出示經勞資會議通過的分配表與備查函,證明公司安排符合勞基法第30條至第36條之規範。例如第30條允許每日超過8小時上班的情形,須以每週不超過48小時為限,且需取得勞資會議同意並予備查;第32條關於延長工作時間(加班),亦需有勞資同意並不得超過每月54小時及三個月合計138小時的上限;第36條規定例假與休息日,雇主調整之必要也須經過正當程序。
 
又例如第49條所述,若公司使女性勞工於夜間十點至翌晨六點工作,也必須具備工會或勞資會議同意之程序文件,並確實提供安全衛生設施及必要之交通安排。這些都非僅憑口頭說法或形式文件所能過關,需有具體且符合規範之佐證資料方能通過審查。
 
實務上,勞檢員將要求企業提供勞資會議代表名冊、選舉紀錄、選舉公告(包括日期、時間、地點等資訊)、企業組織圖、最近四次會議紀錄、以及備查資料與佐證照片等。若這些資料無法提供,或經審查發現未依法召開會議、代表選舉不具正當性、紀錄內容空泛形式、無實質討論決議事項者,將被視為違反相關規定,遭裁罰或命令限期改善。
 
勞資會議之法定程序包含:一、企業應明確公告舉辦勞方代表選舉,載明投票日期與地點;二、舉行選舉並保留領票、投票與開票紀錄;三、完成代表名冊與備查程序;四、按期召開會議,議題可涵蓋工時調整、薪資結構、考勤規則、福利措施、女性夜間工作安排、勞資爭議處理、職場安全等;五、製作完整會議紀錄並請出席人員簽名確認。此外,在資料帶送方面,HR應準備的資料除上述勞資會議相關內容,亦應包括:完整的勞工名冊(需載明姓名、性別、出生日期、部門、職稱、工作地點、到職與離職日等)、最近一期勞工退休金提繳計算名冊、薪資清冊、出勤紀錄(須記錄至分鐘)、工資項目與計算方式說明等。上述資料亦需涵蓋總公司及分支機構。
 
勞資會議之舉辦並非形式規範,而是勞動基準法第83條明文所定,目的在於協調勞資關係、促進合作與提升工作效率。倘若事業單位未設有工會,則須由全體勞工選舉產生勞方代表,並與資方指定之代表共同組成勞資會議。
 
因此,勞動檢查不僅要求企業提出代表名單,亦需提供代表產生過程之證,例如投票公告、投票日時間地點說明、實際投開票過程之紀錄與照片、點票紀錄及簽到名冊等,以證明勞方代表的產生係依合法程序進行,並非公司片面指定、虛構資料。選舉完成後,資方應發函送主管機關備查代表名冊,此程序不可省略。
 
至於勞資會議的召開頻率及議題紀錄,雖會議本身無須備查,但於勞檢時仍會被要求提供會議召開紀錄、會議簽到表、實際出席人員之簽名及會議討論議題與結論等,以證明公司確實依規定落實勞資對話與協商機制。
 
簡單來說,勞檢不再容忍僅以書面資料充數、未實際開會的敷衍行為,因此HR與相關承辦人員應立即檢視公司是否依法完成代表選舉、是否發函備查、是否定期召開並妥善保存會議紀錄。以變形工時制度為例,其必須經工會或勞資會議同意始得實施,且如為二週、四週或八週變形工時安排,或女性夜間工作調整、例假調移等情形,更需取得會議通過,並備存會議紀錄與決議書供查驗。若企業無工會且未依法召開勞資會議或選舉代表,卻擅自實施相關排班制度,即構成違法,於勞檢中將難以自辯。
 
此種違法不僅可能被裁罰,更影響公司對外誠信形象與內部員工關係。此外,主管機關依勞動檢查法第4條所明定,勞動檢查事項範圍包含依本法規定應執行之檢查事項、勞動基準法令規定之事項、職業安全衛生法令規定之事項及其他依勞動法令應辦理之事項,故包含勞資會議、變形工時、輪班制度、休息日調整、女性夜間工作規範、工資結構調整程序等皆可能納入檢查範疇,企業務必審慎因應。而且這些規定並非僅適用於大型企業,連雇用滿三十人以上的中小企業也有相同義務,因此不可心存僥倖、忽視制度設立。
 
具體建議如下:第一,盡速檢視是否已依法辦理勞方代表選舉,是否有公告與辦理選務紀錄;第二,完成勞資會議代表名冊後,即刻發函主管機關辦理備查;第三,依法定頻率(建議每三個月至少一次)召開勞資會議,會議議題須涵蓋工時、工資、休假、安全衛生、工作規則等勞動條件之重要事項;第四,會議應有完整紀錄,包括出席名單、議題內容、會議討論與決議,並請出席人員簽名確認;第五,HR與負責人員應持續追蹤最新勞動法令變動,並與律師或外部勞動法令顧問合作,確保相關制度與操作合法無虞。

-勞資-勞動檢查-勞資會議-工時

(相關法條=勞動檢查法第4條=勞動準基法第7條=勞動準基法第23條=勞動準基法第30條=勞動準基法第30-1條=勞動準基法第32條=勞動準基法第36條=勞動準基法第39條=勞動準基法第49條=勞動基準法第83條)

 


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