企業是否可以監看員工工作、或對於員工e-mail或其他來往文件監管可以嗎？
問題摘要：
企業在監控電子郵件或上網紀錄時，必須建立在合法、合理、必要之基礎上，並於勞動契約或工作規則中明確揭示監控範圍與目的，取得員工事前知情與同意，方得免除潛在法律風險。惟在適用上仍須個案判斷，若監控範圍過於廣泛、未限定用途、未告知員工或未取得同意，即可能構成對員工通訊自由與隱私權之侵害。企業因營運型態之特性，極需對員工行為有適度掌握與監控，惟應在合法與合理之範圍內進行。勞基法第12條雖提供雇主在員工重大違規下之解雇依據，但舉證與程序之完備始為關鍵，因此事前透過監視、制度建構與合約條款設計，事後依證據程序依法處理，方能有效保障企業營運安全與雇主權益，同時兼顧員工權益之合理保護，達成管理與法治雙贏的目標。
律師回答：
關於這個問題，企業監看員工工作、電子郵件或上網或其他資料存儲之記錄的行為，針對員工規避監管予以處罰行為，在當代數位化、資訊密集的工作環境下，已逐漸成為組織資安與營業秘密保護不可或缺的一環。首先，從實務角度來看，企業監看有其正當且實際理由，常見有如維護公司名聲，即企業提供電子資源係以支援員工工作之便，倘若員工濫用郵件系統或上網資源散布不當內容，例如寄送色情、歧視或毀謗言論，不僅可能損害企業聲譽，甚至導致伺服器當機或遭受駭客攻擊，對企業營運產生實質損失。
為達有效監控，如員工於工作時段可能頻繁瀏覽娛樂網站、使用社群平台或轉發與工作無關之資訊，進而影響專注力與效率，監控措施可作為績效管理輔助機制之一，員工於工作時段無故離崗、遲到早退，經監視錄影佐證確認，雇主可依據勞基法第12條規定予以解雇，該解雇行為並不違法。更重要目標是保護營業秘密及財產利益：
營業秘密
公司保護營業秘密利益，通常須從資訊管理與人員管理兩個層面同時著手，才能形成一套具有法律效力與實務可行性的完整保護架構。
相較以往需透過實體拷貝等較為繁複的方式攜出資料，如今只需透過電子郵件按下一鍵，企業核心資料便可能在瞬間外洩，不僅過程隱密且難以追蹤，對企業構成重大風險，因此企業需透過郵件監控，以預防員工將研發配方、客戶名單、報價策略等營業秘密轉寄予外部。
首先從資訊管理層面出發，企業應盤點內部所有具有經濟價值且尚未公開的資訊，例如成本價格資訊、設計圖、測試計畫與紀錄、製造流程圖、資產負債表、現金流量報表、客戶成長分析、客戶清單與偏好紀錄、產品利潤與製造成本、機械製程參數、產品模型、行銷策略等，這些資訊若能有效分類與控管，即具備成為營業秘密的潛力。盤點完成後，應將資訊分門別類如研發、銷售、財務等項目，依其機密性分級管理，並予以明確標示（如標明「機密」「內部限閱」等），建議企業建立營業秘密清冊，定期更新內容，並記錄資訊產生與管理歷程，便於日後舉證其秘密性與保密措施之存在。
在控管資訊存取方面，企業資訊系統應安裝防火牆、防毒軟體及存取記錄功能，設定權限分級，限制員工依其職責與層級存取對應資料，未經授權人員不得擅自存取機密資訊。此外，禁止使用外接裝置、限制未經授權的資料傳輸行為亦屬必要，包括封鎖私人USB、雲端空間與外部郵件轉發，並應記錄所有存取、列印、下載等操作行為，留存為保密管理之佐證。
針對紙本資料亦應採取門禁控管，例如機密資料僅存放於限制人員出入的資料室或主管抽屜，對應區域應裝設監視系統並保留出入記錄；網路方面應避免讓內部系統可隨意遠端連線，應設定多重驗證與VPN進入機制，避免員工於非公司授權設備操作營業秘密，特別在遠距工作時尤需加強技術手段防護。
在人員管理層面，企業應於員工到職前或到職時，簽署明確之聘僱契約或保密協議，內容應列明資訊屬於公司營業秘密，員工對其有不得洩漏、不得擅自使用、不得帶離公司等法律義務。避免僅以「公司資訊為機密」等籠統表述，應具體舉例資訊範圍與禁止行為，並可設置違約金條款，強化契約拘束力，除事前加以監控更能達成目標。
然而，例如有員工擅自將底價資訊透露給海外客戶，不但違反契約保密義務，甚至觸及營業秘密外洩、跨境法律風險，企業有必要藉由事前監控，察覺異常通訊行為並即時因應。
財產利益
如店面或商店之營運型態為單人或少數人之駐店，勞工常獨自在無他人監督之情況下操作與服務，對於雇主而言，如何保障財物不被侵占、顧客利益不受損害及品牌形象不遭破壞，便成為極為重要且現實的管理課題。
實務上，曾出現許多案例，如員工趁機盜取現金、偷拿貨品、自行使用消耗品、私吞顧客款項，甚至故意破壞商品設備，或在餐飲業故意於餐點中吐口水發洩情緒，亦有員工與外人串通，偷運公司儲藏倉庫內物品外流販售，這些皆屬勞工不誠實行為，直接危及企業營運安全與信譽。對於雇主而言，如何合法且有效地預防與處理此類行為，是員工管理制度中不可忽略的一環。
勞動基準法第12條規定，雇主對於嚴重違規之勞工，得不經預告即終止勞動契約，條文明定如下：勞工有左列情形之一者，雇主得不經預告終止契約：「四、違反勞動契約或工作規則，情節重大者。五、故意損耗機器、工具、原料、產品，或其他雇主所有物品，或故意洩漏雇主技術上、營業上之秘密，致雇主受有損害者。」此處「情節重大」或「致雇主受有損害」者，即為合法解雇之必要條件。
然則在實務中，儘管勞工確有不當行為，若無明確證據，雇主往往難以以單方面主張證明勞工違反契約，進而遭法院或主管機關認定開除不當而須賠償，致使雇主常面臨舉證困難，陷入管理困境。於是，在合法範圍內使用錄音錄影監視設備，以建立事後佐證之依據，便成為雇主維護自身利益的重要手段。透過監視器錄影，雇主可得知員工是否如實執行業務、有無私自挪用財物、是否配合顧客服務流程，甚而可用以判斷是否有蓄意毀損、偷懶怠工或欺瞞行為。
如此監視雖具有效性，但其執行仍須符合合法原則。依個人資料保護法及實務見解，雇主於工作場域設置監視器，須以「必要性」、「合理性」及「告知性」為原則，不得任意侵犯員工之合理隱私期待，否則將構成違法。以合理設置為例，店面或倉庫出入口、收銀區、貨架區或後場作業區域可視為高風險地點，若於上述地點裝設監視設備，並標示錄影中或於員工聘僱契約中事前說明，即有較高機率為主管機關或法院認為屬於合法措施。反之，若在休息室、廁所、更衣間等屬高度私密性空間設置監視器，即有可能構成不當監控。
為防員工主張隱私權受侵害，雇主可於聘僱契約或工作規則中明文載明監視規範，包括監視之目的（例如維護資產、保障顧客與其他員工安全）、監視範圍（限制於公共作業區域）、錄影紀錄保存期間（如三十日內）及存取機制（由特定管理人員控管），並應於員工報到時以書面或口頭方式說明，取得其知情同意，俾利落實合法程序。實務上，法院也曾肯認合法監視為解雇佐證依據，
又如餐飲業或零售業營運模式，店面人力精簡且出貨、點貨、收現等權限集中於一人，易發生個人道德風險，此時錄影監控與物品清點紀錄、簽名驗收程序結合，將可構築有效管理鏈結。除監視系統外，企業亦應建立完善之內部制度，例如盤點機制、員工誠信聲明、獎懲制度與申訴管道。
當有不誠實行為發生時，企業除應保存相關監視與紀錄證據，亦應依法行使調查與懲處程序，先予書面警告、記過、停職等階段處分，若屢勸不改或造成重大損害者，再依法予以免除職務。此等分階段之紀錄與處置，不僅可作為日後爭訟之有力證據，更可展現企業管理之正當性與公平性。
然則，企業監控行為涉及通訊自由與隱私權之界線，須有法律正當性基礎。依憲法第12條保障人民之秘密通訊自由，大法官釋字第631號進一步指出，國家或私人若限制此自由，須有法律依據、具體明確之要件、不得逾越必要範圍，並應踐行合理、正當之程序。此即所謂比例原則之適用，亦即企業在進行監控時，必須在達成其正當目的所需範圍內採取最少侵害方式，否則將逾越合理界限而構成違憲行為。
民法亦提供人格權保障基礎，其第18條規定，若有人格權受侵害，得請求法院除去或防止之，而隱私權被學說與實務均認為屬於人格權之一部。若員工認為企業監看郵件、網路紀錄之行為已影響其人格尊嚴或私生活之自由，得依民法184條請求損害賠償，惟仍須以企業之行為為「無正當理由」者為限，且若企業得證其監控措施屬合法、合理目的所需，則可免除損害賠償責任。
此外，刑法第315條之1規定，若無正當理由窺視或竊錄他人非公開之活動、言論或談話者，屬刑事違法行為，可處三年以下有期徒刑、拘役或科罰金。但條文明示須為「無故」，若企業基於資安防護、營業秘密維護，並有書面約定及限定用途範圍，則可能被法院認定為具有正當理由而不構成違法。再觀通訊保障及監察法第3條定義通訊包含電信、郵件、書信及言談，電子郵件顯屬該法所保護之通訊型態，其第24條規定違法監察他人通訊者將面臨刑罰，然第29條第3款亦指出，若監察者為通訊一方，或已事先取得一方之同意，且非出於不法目的者，則不構成犯罪。
由此可見，若企業能於勞動契約或內部工作規則明確記載監看措施與目的，並經員工簽署同意，即可大幅降低違法風險。在書面約定方面，企業應於勞動契約或附屬之職務說明書、資訊安全規範中，清楚列明監控範圍、方式與目的，並區分不同職務之監控標準，例如業務人員郵件與客戶通聯頻繁，可能須加強監控，行政人員則著重於資料安全操作。此類約定宜以明確具體為原則，避免抽象模糊之用語，以免日後爭議時難以主張事前告知與同意已完成。
參照經濟部資安規範，建議亦可列明不得寄送機密資料至非公司信箱、不得使用公共Wi-Fi傳送機密資訊、不得安裝非授權軟體、不得將機密資訊儲存於個人裝置等，並輔以懲戒規定與內部稽核機制。另因目前我國亦已實施個人資料保護法，企業在蒐集、處理與利用員工電子通訊紀錄時，亦應符合該法所定「特定目的下的必要範圍」與「資料主體告知原則」，否則可能面臨罰鍰與民刑事責任。因此，建議企業不僅應完成書面告知與取得同意，亦應明示資料留存期間、用途、查閱流程與異議管道，並建立內部稽核與應變程序，確保資訊安全與合法性雙重兼顧。
-勞資-員工保密義務-營業秘密-懲戒性解僱-
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