雇主有加班申請制度，對於未依規定申請之勞工，即可無須給付加班費?
12 May, 2025
問題摘要：
加班制度雖屬公司內部管理機制，然不得違背勞動基準法所保障之最低標準，亦即員工只要確實於雇主指揮下延長工作時間，縱未事前申請，雇主仍負有給付加班費之義務。因此，雇主如單憑內部規定便拒絕支付加班費，將難以在行政或司法審查中獲得支持，而勞工在此情形下，依法仍可主張其加班報酬。雖加班申請制度在企業內部仍具管理功能，但不得據此迴避法律上對勞工加班權益的保障。當勞工在雇主設施內於正常工時外持續提供勞務，雇主未制止即可能構成默示合意，雇主除應依勞基法第24條給付加班費外，否則將面臨民事請求或行政裁罰之風險。勞雇雙方應回歸誠信原則，避免任意擴張或否認加班的法律效果。
律師回答：
關於這個問題，關於勞工下班後留滯職場是否得請求加班費的爭議，實務上雖有雇主主張公司已設有加班申請制度，勞工若未事前申請亦未補申請，加班即屬未經合意，無需給付加班費，然最高行政法院及勞動主管機關對此已有明確見解。
勞動基準法第2條第3款，工資係指勞工因工作所獲報酬，而工作係指在雇主指揮監督下提供勞務之時間，包括命令等待的時間，排除不受指揮的休息時段。雇主若無證明勞工下班後留滯係處理私務，即推定其處於工作狀態，雇主即有給付加班費的義務。
勞動基準法第2條第3款對工資下一個定義，勞工因工作而獲得的報酬。所謂「工作」是指勞工對雇主提供其職業上的勞動力，而不管工作結果或過程為何均應給付報酬。至「工作時間」即是勞工在雇主的指揮監督之下，於雇主的設施內或指定場所，提供勞務或受令等待提供勞務的時間，但不包括不受雇主支配的休息時間。也就是勞動契約或工作規則中所規定的「工作開始與終止之時間」。
(最高行政法院判決107年度判字第83號)
例如，有案件中公司雖設有e-HR加班申請系統，惟勞工並未依規定提出申請，雇主遂主張無加班事實，然而主管機關仍依出勤紀錄判定該員工多日工作時間已超過正常工時，雇主違反勞基法第24條，加以裁罰。最高行政法院更指出，勞工處於雇主之管理設施中從事工作，即使未事前申請，但若雇主明示、暗示、明知或可得而知其加班行為而未制止，即構成雙方對延長工時之默示合意。亦即，只要雇主未明確禁止勞工延時留在工作場所進行勞務，即不得以未申請加班為由拒絕支付加班費。
出勤紀錄於勞動事件法第38條已明文推定為勞工實際出勤之時間，雇主欲主張非屬加班，應負舉證責任，例如提出聲明書證明該留滯係處理私務，而非職務指派。惟若雇主僅主張「無申請即無加班」，將無法推翻出勤紀錄的推定效力，進而承擔加班費及違法裁罰的風險。
然而法院並非完全否定加班申請制度之存在效力，而是依個案情節具體審酌。實務上若勞工下班後僅短暫逗留或與正常下班時間相近，則加班申請制度的效力較大，反之，若勞工留至深夜且持續多日，加班申請程序即難以推翻其為事實加班之認定。因此法院逐步建構出「出勤紀錄為主、加班申請為輔」的判斷原則，並由雇主負舉證責任，否則即推定加班事實成立。
再者，針對現代企業設有門禁、娛樂設施等問題，若門禁紀錄顯示員工於假日或非上班時間進出職場，雇主仍應舉證該行為與職務無關，否則仍可能被認為有工時延長之情形，進而遭受裁罰。為此，建議企業應將門禁與出勤紀錄區隔，並實施考勤異常管理制度，即定期通知未申報加班但有異常留滯者進行補報或聲明用途，以降低法遵風險。
雇主不得僅因其內部規章訂有「加班申請制」，便一概否認勞工有加班之事實與權利。此案中，公司主張員工若無事前申請即無加班之合意，縱然出勤紀錄顯示員工於下班後仍滯留公司亦不應給付加班費，然而雇主無法證明員工非基於職務需要或未提供勞務，僅憑加班申請制度即否定加班事實並不合理。進一步地，依據勞動事件法第38條規定，出勤紀錄所載時間得推定為勞工在該時間內經雇主同意而提供勞務，雇主若欲推翻此推定，應負舉證責任。例如可提出員工聲明書，證明其逗留公司僅為處理私務或休閒活動。於實務上，公司如能證明員工雖逗留辦公場所，然未從事工作或未受雇主指揮監督，即得否定延長工時之認定；然若雇主對員工滯留行為未予制止或已知情卻不表示反對，則難否認其與勞工已就加班行為有默示合意。
雖加班申請紀錄具參考價值，但判斷是否構成加班仍應以出勤紀錄為主要依據。而當勞工之離開公司時間距離表定下班時間甚遠時，則應推定其有從事延長工作之事實，此時雇主若未即時要求離場或表達不同意，實難抗辯未曾允許加班。因此雇主若不希望負擔加班費給付義務，應於員工無申請而擅自加班時即主動制止，否則將可能被認定為已默示允許。又現今部分公司於內部設有健身房、休憩區等設施，員工下班後進入公司場所未必從事職務工作，此時若門禁紀錄與出勤紀錄共用，主管機關仍可能以最末門禁紀錄認定為延長工時，雇主即有遭受裁罰之風險。為避免此情形發生，建議公司應將門禁與出勤紀錄系統區分管理，並設立「考勤異常管理」機制，定期彙整未申報加班卻有逗留紀錄者，要求員工填具聲明書，載明留滯原因及是否從事職務工作。
出勤紀錄所記載之時間並非絕對，雇主仍得提出反證推翻；既由雇主可提反證推翻，則舉證責任即落在雇主身上(勞動事件法第38條及其立法說明已明文化)。例如:雇主提出員工之聲明書。出勤紀錄所記載離開公司的時間，離表定下班時間越近，則主張加班申請制之效用越大，反之，則效用越小。出勤紀錄為延長工時的主要判斷依據，而加班申請紀錄則僅為輔助工具。
(最高行政法院判決106年度判字第715號)
在現行實務運作中，許多公司，特別是科技產業，常將門禁紀錄與出勤紀錄合併使用，以簡化人事管理流程與強化安全控管。然而，這種管理方式卻潛藏勞資爭議的風險，特別在加班工時與工資給付的認定上。許多企業為提升員工工作滿意度與福利，於公司內設有健身房、游泳池、交誼廳等休閒娛樂設施，鼓勵員工利用下班後時間留在公司，但主管機關如勞動部或地方勞工局在實施勞動檢查時，仍傾向以「門禁紀錄的最末筆刷卡時間」認定員工實際下班時間，因此當員工即使僅使用娛樂設施，其出入紀錄仍可能被視為延長工作時間，導致雇主需面臨未依法給付加班費的違法風險，進而受裁罰或須補繳工資。
此一風險反映出一項根本問題：勞工在與雇主的契約關係中，通常處於經濟與權力較弱勢的一方，很難在繁重工作尚未完成的情況下，勇於向雇主申請加班，或對不合理制度提出抗議。而事實上，雇主對於勞工在其場域內加班工作的情況，本來就具有「指揮監督」的職權。換言之，當勞工於正常工時外，在公司場所從事工作行為，不論是否提出加班申請，只要雇主已「明知」或「可得而知」，而未採取任何制止行動，即應推定雙方對加班行為已達成合意，依法構成延長工作時間。此時，雇主即不得以公司有加班申請制度、勞工未事先申請或未經主管核准等內規為由，拒絕支付加班費。
「工作場所是雇主的，雇主對此有管理權限，若不希望員工加班，應於勞工逾時滯留時即明確禁止，而非事後以『未申請加班』作為不給加班費的理由」；此外，勞工在工作場所自動提供勞務，雇主若未為反對或防止，該段時間即應視為工作時間，並依法給付工資。
企業若仍持續以門禁紀錄為出勤紀錄之依據，並以此作為計算工時與加班費的唯一標準，將難以自保於法律責任之外。為降低誤認工時延長導致的罰責風險，企業宜針對門禁與出勤紀錄系統進行分離，建立雙軌管理制度，亦即：將單純出入紀錄與真實勞務提供行為分開處理。
除此之外，更應導入「考勤異常管理制度」，即定期（例如每週或每月底）檢視出勤紀錄中有異常工時者，針對有超出正常下班時間紀錄、但無加班申請之員工，主動通知確認，讓員工補報加班或填寫處理私務聲明書。此種制度不僅能即時釐清是否屬於工時延長，也可作為未來勞動檢查或司法訴訟的有力佐證材料，避免雇主於勞工聲請補發加班費時陷入舉證困境。
因勞工常屬弱勢之一方，難以期待其得以立於平等地位與雇主協商，且雇主對於勞工在其管領下之工作場所提供勞務，具有指揮監督之權利及可能，是勞工在正常工作時間外，延長工作時間，無論係基於雇主明示或可得推知之意思而為雇主提供勞務，或雇主明知或可得而知勞工在其指揮監督下之工作場所延長工作時間提供勞務，卻未制止或為反對之意思而予以受領，則應認勞動契約之雙方當事人業就延長工時達成合致之意思表示，該等提供勞務時間即屬延長工作時間，雇主負有本於勞動契約及勞動基準法規定給付延長工作時間工資之義務，此不因雇主採取加班申請制而有所不同。勞委會81年4月6日台81勞動2字第09906號函釋：「……勞工於工作場所超過工作時間自動提供勞務，雇主如未為反對之意思表示或防止之措施者，其提供勞務時間即應認屬工作時間，並依勞動基準法計給延時工資」等語。
(最高行政法院107年度判字第83號、211號，106年度判字第541、715號)
勞動法制之設計核心，即在於保障勞工勞動條件，避免雇主利用其制度優勢任意擺布工資給付與勞務安排。因此在加班認定的法律邏輯上，並不僅限於「書面申請」或「表面合意」，而更強調實質勞務行為與雇主管理權限之間是否存在明示或默示的允許與受領。勞工如在雇主可管理的空間延長工時提供勞務，雇主若未即時制止，即可視為已與勞工就延長工時達成合致，依法即應負擔加班費給付責任。雇主不得以加班申請制度作為免責抗辯之依據。在訴訟中亦要求雇主若欲否認加班事實，必須舉出明確證據證明該時間內員工未從事工作相關活動，否則出勤紀錄將具推定效力，勞工依法可請求對應的加班報酬。
-勞資-工時-加班認定-加班申請制
(相關法條=勞動基準法第1條=勞動基準法第2條=勞動基準法第24條=勞動基準法第32條=民法第148條條=勞動事件法第38條)
瀏覽次數：91
