員工手冊有什麼重要性？可以就員工紀律加以規範嗎？
19 Mar, 2025
問題摘要：
在「應遵守之紀律」方面，為促使員工確實遵循規範，企業應搭配明確的懲戒規定。有些公司會直接在「應遵守之紀律」條款後列明違反規定的懲戒措施，也有些則將懲戒條款獨立列於「獎懲制度」部分，兩種方式均可行，但應確保懲戒條款的一致性，避免因不同條文間的矛盾而產生爭議。此外，對於涉及重要紀律的條款，應特別明確說明，以確保員工充分理解和遵守。原則上，紀律規範應符合社會一般規範，且不得損害勞工人格尊嚴，否則可能面臨無效的法律風險。值得注意的是，勞工在工作場所外的個人行為通常不受雇主干涉，除非此行為可能影響公司形象或對勞動契約的履行造成影響。例如，雇主可規範員工若欲從事兼職工作，應事先獲得公司同意，特別是當兼職涉及與公司業務相競爭時，為避免利益衝突，雇主有權要求員工簽署競業禁止條款。
律師回答：
員工手冊簡單的說就是能夠讓員工快速瞭解公司並能規範員工日常行為的小冊子。法律上雖不等同於契約，但如符合勞基法第70條規定，則具有工作規則之效力。
依據勞動基準法第70條及其施行細則第38條規定，雇主僱用勞工人數在30人以上者，應依其事業性質，就工時、休息、休假、工資、津貼及獎金、紀律、考勤、請假、獎懲及升遷、受僱、解僱、資遣、離職及退休、災害傷病補償及撫卹、福利措施等相關事項訂立工作規則，報請主管機關核備後，並於事業場所內公告並印發各勞工。工作規則係雇主依其事業性質所訂定之重要管理規定，影響勞工勞動條件權益甚鉅，本區提供符合勞動基準法最低標準規定之工作規則參考範本，供事業單位參用。
在勞動管理中，如加班除須符合勞動基準法的規定外，還應當於員工手冊或工作規則中明確訂定。然而，許多臺灣企業在營運過程中往往忽視員工手冊與工作規則的重要性，這可能導致勞資權益的不對等，甚至引發法律爭議。舉例來說，公司是否有針對產假、陪產假、育嬰留職停薪等事項訂定詳細規範與福利？新進員工的教育訓練時數是否有明確規定？哪些工作內容屬於員工職責範圍？若主管指派的工作內容與員工原本的職務內容不符，員工是否有權拒絕？這些都是勞工極為關心的問題，企業管理層、人資人員都應該嚴肅看待，而非輕率處理。
然而，勞基法涉及的規範內容繁多，如何將其有效落實到工作規則中，並確保企業內部管理順暢，確實是一大挑戰。因此，擬定並核備工作規則的方式至關重要。企業可透過「公版工作規則」作為基礎，並進一步優化、修正，使其成為清晰的管理準則。衡量工作規則的完整性可從四個面向進行評估：生效要件、無效情況、避免勞動契約化以及核備認定。此外，企業還需解工作規則的法律位階，並釐清其與團體協約及勞動契約的關聯性，以確保規則的約束力及合法性。
對於企業經營者而言，制定工作規則時需要考量多個重要問題。例如，工作規則的生效條件是什麼？僅憑企業主的決定是否足夠？事實上，企業不得單方面制定規則並強制員工遵守，若規則涉及勞動條件的變更，還須經過與勞工協商，並獲得主管機關核備。再者，企業是否可於工作規則中訂定違約金條款？
懲罰
關於扣薪之懲罰，勞基法第22條第2項規定，工資應全額直接給付勞工；而內政部及勞委會之函釋均表示，勞工於工作中故意或過失損壞產品或其他物品，或關於工作規則所定員工過失應負賠償責任疑義，均宜循司法途徑或協商處理，不得逕行扣發工資；因此，以扣薪作為懲罰方式，恐怕不宜。
關於解僱之懲罰，依勞委會之工作規則審核要點之附表所列審核注意事項，「懲罰內應不含解僱處分，而若有勞工違反勞工安全衛生法及有關規定中之特別重要規定，得引為解僱依據者，則應列在第十款「勞雇雙方應遵守勞工安全衛生規定」中。
原則上，勞基法第26條明確規範，雇主不得預扣工資作為違約金或賠償費用，因此，若企業於規則中規定違約金條款，極可能被認定為無效。此外，企業是否能將工作規則與績效管理制度相結合？答案是肯定的。企業可透過考核機制與績效指標，合理訂定與工作相關的獎懲制度，確保管理效能。然而，若員工被評定為「不能勝任工作」，企業在裁員時須有明確的判斷標準，以避免濫用資遣權，導致違法解僱的情形。
另一個值得探討的問題是「爭議發生時的員工有利解釋原則」。舉例來說，當公司修訂工作規則，使勞工權益受影響，或降低原本優於法令的勞動條件時，應事先與勞工協商，否則可能導致勞資爭議。通常，集體協商是勞工爭取更佳勞動條件的重要方式，這也符合「有利勞工原則」，即任何影響勞工權益的變更，都應保障勞工的協商權。企業若單方面制定規則，可能會引發勞動契約化的風險，甚至導致規範與團體協約相抵觸，使得規則的約束力受質疑，進而產生法律問題。
對企業而言，確保勞資雙方權益平衡、降低營運風險是管理上的重點，因此，擬訂完善的工作規則是實現企業管理標準化的關鍵。當公司內部擁有明確的工作規範，員工能夠依循標準作業程序執行職務，不僅能提升管理效率，也能降低爭議發生的機率。此外，企業應定期檢視並修訂工作規則，使其符合最新法規要求，並確保規則內容能夠適應企業營運模式的變化。
關於勞動基準法第70條第五款「應遵守之紀律」：為促使員工遵守，宜有配套規定，即違反紀律時之懲戒規定；有的雇主是在所列應遵守之各項紀律後面直接載明違反時之懲戒規定，有的則是規定在第六項之「獎懲」中，亦即以「應遵守之紀律」內容做為懲戒事由之全部或一部；以上兩種方法皆可，惟須注意的是，應避免於兩處均有懲戒規定而前後所定之懲戒方法不一。此外，若屬重要規定，應特別加以明示。
原則上，只要儘可能明確具體，且無損勞工人格尊嚴、合於一般社會規範之紀律要求，均可被主管機關接受；值得一提的是，勞工在工作場所外個人行為以不受干預為原則，因此雇主若對之有所干預或要求，應以經營管理上確實有其必要為條件；例如：勞工在外兼職，甚至從事同類業務，為避免影響勞動契約之履行，雇主可規定須經公司同意始可。
資安問題
針對公司內部資安問題，雇主也需採取適當的防範措施，特別是在智慧型手機廣泛使用的現代企業環境中，如何有效防範機密資訊外洩，已成為管理層的重要課題。公司應先盤點內部可能發生資安事件的高風險部門，例如研發、資訊管理、客戶資料處理等部門，並制定相應的管理規範。若評估後確實有資安風險，公司應立即頒布規定，明確禁止員工攜帶手機進入特定工作區域，而非僅依賴合約約束，因為即使簽訂合約，也可能無法有效阻止此類事件發生。
禁用手機政策的實施，應包括禁止攜帶智慧型手機或具拍照功能的手機進入特定區域。若業務上確實有需要，公司應為員工配置專用工作手機，並由資安人員安裝監控軟體或設定功能限制，以防止機密資訊遭不當使用或洩露。因此，單純發布禁令公告是不夠的，公司還需要搭配合適的技術與管理措施，才能真正發揮作用。
在勞動契約中加入「禁帶手機條款」，可作為落實管理措施的最後一道防線。法律規範應與行政措施相輔相成，若公司單純依賴書面合約，而不配合實際執行管理，則規定再多也可能淪為紙上談兵。因此，企業應先建立完善的內部管理制度，然後透過勞動契約加強員工對規範的遵循，以達到雙重保障的效果。
在招聘過程中，公司應提前向求職者說明相關規範，以確保新進員工能夠接受並遵守規定。如果求職者無法接受此項要求，公司可以選擇不錄用，以免後續發生爭議。而對於現有員工，除公告相關規範外，公司還可以設置手機安檢機制，例如進入工作區域前需將個人手機寄放於專門保管處。這種方式類似於軍隊管理方式，並可透過建立緊急聯絡中心來確保員工在必要時仍可即時聯繫家屬。此種制度能夠兼顧資安管理與員工需求，是較為可行的方案。
智財條款
「關於勞工在職期間完成之著作，其著作權之歸屬，著作權法已有明定，如事業單位擬與勞工有所約定，依該法規定應以契約為之，不宜於工作規則中訂定」（勞委會勞動一字第09811號函釋）；同理，專利權之歸屬亦不宜規定於工作規則中。此外，雇主或許會於工作規則中訂立「保密(營業祕密)」、「競業禁止」等規定，但因為兩者就期間之規定通常都會包含「離職後」，尤其離職後之「競業禁止」，因涉及憲法保障人民工作權之規定，且涉及勞工之經濟生存能力，不宜由雇主單方片面規定，因此最好與勞工另以契約約定。
在制定工作規則時，雇主應注意有些事項不宜納入其中。例如，關於勞工在職期間所完成的著作，其著作權歸屬已明確規範於著作權法，若事業單位與勞工就此另有約定，應依該法規定以契約方式進行，而非單方面規定於工作規則內（依據勞委會勞動一字第09811號函釋）。同樣地，專利權的歸屬亦應以契約方式處理，而非由工作規則片面規定。此外，許多公司會在工作規則中訂立「保密條款（營業祕密）」或「競業禁止條款」，但此類條款通常涉及員工離職後的行為，尤其競業禁止規範可能影響勞工的工作權及經濟生存能力，若由雇主單方面規範，恐有違憲疑慮，因此此類約定最好透過雙方協議的方式訂立正式契約，而非單純納入工作規則。
針對違規情形，除罰款之外，公司還應考慮更具威懾力的懲戒措施，例如調整員工職務或降級處分。若員工多次違反相關規範，公司可視違規情節嚴重性，對其進行職務調整或調離敏感部門，甚至可在情節重大時依據勞動基準法第12條直接解僱。為避免爭議，公司應在工作規則與勞動契約中明確列出違規後的處理方式，並保留紀錄以備日後可能的法律程序使用。對於嚴重累犯者，公司應有明確的懲戒機制，例如「累犯三次視同重大違規，可依法解僱」，確保企業能夠依法保護自身權益，而非僅以罰款事，導致員工僥倖心態，無法真正達到資安管理的目的。
-勞資-人事規章-工作規則-
(相關法條=勞動基準法第70條=勞動基準法施行細則第38條)
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