雇主關於出勤工作紀錄要保存多久？訴訟中如何提出及運用？

問題摘要：

出勤紀錄作為勞資爭議案件中關鍵的證據，雇主依法負有保存並提供的義務。即便不同法規對於出勤紀錄的保存期限有所不同，但在訴訟過程中，只要文件仍在法定保存期限內，法院通常會推定雇主應當持有並提交相關紀錄。若雇主拒絕提交，法院可推定勞工所主張的事實為真實，甚至對雇主處以罰鍰或強制執行。這一舉措的核心目的是確保訴訟的公平性，避免雇主利用資訊優勢對勞工權益造成不當侵害。因此，對於雇主而言，應當妥善保存出勤紀錄，並在勞工請求時依法提供，以確保合規經營，降低勞動爭議風險。

 

律師回答：

關於這個問題，雇主應置備勞工簽到簿或出勤卡，並逐日記載勞工的出勤情形，而此項簿卡應保存一年，以確保勞資雙方對出勤時間的認定具有法律依據。雇主記載勞工出勤時間時，應精確至分鐘，以確保工時計算的正確性，避免因時間記錄不清而衍生勞資糾紛。此外，雇主對於出勤工作紀錄的保存期限更長，須自勞工離職之日起保存五年，顯示出勤紀錄對於保險與相關勞動權益之重要性。

 

出勤工作紀錄保存

勞基法第30條第5項第6項分別規定：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」、「前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。」。依上開規定，雇主有備置出勤紀錄之義務，且出勤紀錄應以「分鐘」為單位，且勞檢機關及法院多會進一步要求：雇主所備置之出勤紀錄要能竅實反映勞工之工作時間，否則，縱有出勤之記載，仍然會被認違反勞基法第30條第5項或第6項之規定。

 

在勞動爭議案件中，法院往往以勞工提供的出勤紀錄作為工時計算的重要證據，若雇主未依法保存相關紀錄，可能會導致法院依據勞工的主張作出裁判，進而影響企業的營運成本。因此，雇主應確保出勤紀錄至少保存五年，以避免因保存期限過短而影響法律權益。若雇主僅依勞動基準法的規定保存一年，則在勞工提起加班費請求或其他相關爭議時，將面臨證據不足的風險，甚至可能被認定為違法，進而遭受行政處罰或敗訴。

 

另一方面，勞工也應注意自身的權益，確保自己的出勤紀錄能夠完整保存，避免因雇主未保存紀錄而導致自身權益受損。例如，勞工可自行備份每月的出勤紀錄，或定期向雇主索取相關資料，以確保自身在未來可能發生勞動爭議時，能夠提供足夠的證據支持自己的主張。此外，若雇主未能提供完整的出勤紀錄，勞工可依勞動基準法向勞動主管機關檢舉，以確保雇主履行法定義務，並保障自身勞動權益。出勤工作紀錄的內容應當依據勞動基準法施行細則第21條的規定，詳細記載至分鐘為止。該條規定在此處屬於補充規範性質，確保出勤紀錄的精確性，避免爭議發生。

 

民事訴訟舉證責任

在民事訴訟中，原則上，提出訴訟的一方應當對其所主張的事實負舉證責任。然而，考量到雇主依法應保存工資清冊、薪資帳冊、勞工名冊、勞工名卡、出勤紀錄等勞動關係文書，勞工在訴訟中可請求雇主提供這些文件作為證據，以證明其主張的真實性。這是因為勞工作為雇傭關係中的相對弱勢方，可能無法自行保存完整的出勤紀錄，而雇主依法負有保存這些文件的義務，因此在舉證責任分配上，法院往往要求雇主提供相應的文件。

 

若這些文件仍處於法定保存期限內，法院通常會推定雇主應當持有該證據，若雇主拒絕提供或聲稱文件已遺失，則可能構成證據妨礙行為。在這種情況下，法院可以推定勞工所主張的事實為真實，而不利於雇主。也就是說，只要勞工能夠證明勞動爭議發生的時間點仍在雇主法定的文件保存期限內，法院即可推定雇主應當持有相關文件，進而要求其提交作為證據。

 

勞動關係文書，例如出勤紀錄、薪資帳冊等，通常屬於民事訴訟法第344條第1項第5款所規定的「就與本件訴訟有關之事項所作者」之文書。這類文書涵蓋所有與訴訟案件相關的事項，包括當事人之間的法律關係、爭議點、攻防策略等。因此，當事人有義務提出這些文件，即便該文件的法律效力尚未確定，例如效力未定、可撤銷、甚至已失效的文件，也仍然需要提交給法院審查。這顯示出當事人對於訴訟相關文件的提出義務具有普遍適用性，無論該文件是否對己方有利，都應該提供給法院作為審理依據。

 

這一制度的主要目的在於確保訴訟程序的公平性，防止一方當事人因掌握關鍵證據而產生不公平優勢。例如，在勞資糾紛中，雇主通常是出勤紀錄的唯一持有人，若允許雇主自行決定是否提供這些紀錄，則可能嚴重影響勞工的訴訟權益。因此，透過法律規範，要求雇主依法保存並提交這些文件，能夠有效確保勞資雙方在訴訟中的平等地位，避免出現資訊不對等的情況。

 

在民事訴訟中，若雇主拒絕提出，勞工可以依據民事訴訟法第342條之規定，聲請法院命雇主方提出之。當法院裁定命一方當事人提出，而仍不提出時，依據民事訴訟法第345條第1項之規定，當事人無正當理由不從提出文書之命者，法院得審酌情形認他造關於該文書之主張或依該文書應證之事實為真實。也就是說，若法院有裁定提出工資清冊、出勤工作紀錄等勞動關係文書，而雇主仍然拒絕提出時，原則上應認為勞工所主張之文書內容為真實。

 

此外，若雇主未能依規定提供文件，法院還可以民事訴訟法相關規定，裁定雇主應提交文件，甚至處以罰鍰。勞動事件法第36條規定，若雇主未經正當理由拒絕向法院提交相關文書，法院可以裁定處新臺幣三萬元以下罰鍰，並且在必要時進行強制處分，例如透過法院命令進行文件扣押或調查。而若雇主在訴訟過程中故意隱匿、變造或偽造文件，則可能構成刑法上的業務登載不實罪或偽造文書罪，面臨更為嚴重的法律責任。

 

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