若出勤紀錄與實際出勤情形不符，雇主應如何修正？

問題摘要：

出勤紀錄的準確性關乎工資給付、加班費計算及工時管理，因此雇主有責任覈實記載勞工的出勤狀況，並確保紀錄的正確性。出勤紀錄的工具與形式可因應企業需求而有所不同，但無論採取何種方式，關鍵在於能否忠實反映勞工的實際出勤狀況。雇主應建立適當的機制，定期檢視並修正異常出勤紀錄，並在與勞工充分溝通後進行修正，以維護勞資雙方的權益。同時，勞工亦應主動查閱自己的出勤紀錄，確保權益不受損害，雙方共同遵循合理且合法的工時管理規範，以降低勞資爭議的發生。

 

律師回答：

關於這個問題，出勤紀錄是認定工時的重要依據，雇主有責任確保出勤紀錄的準確性，並覈實記錄勞工的出勤情形。根據勞動基準法的規定，雇主應備置出勤紀錄，且必須逐日記載至分鐘為止，並保存五年。這不僅是法律上的義務，也關係到勞工工資計算、加班費支付、工時管理與勞動條件保障等問題，因此雇主不得疏忽。

 

出勤紀錄的工具和形式沒有特定限制，只要能夠準確記錄出勤時間即可，例如傳統的簽到簿、刷卡機、指紋辨識系統、手機打卡、GPS 定位、行車紀錄器、網路回報、電子郵件或其他可供查核出勤時間的方式都可以被採用，關鍵在於能否確保紀錄內容的真實性。

 

依據勞動基準法第30條第5項規定，雇主有義務備置勞工的簽到簿或出勤卡，並逐日記載勞工的出勤情形。此外，根據該法施行細則第21條的規定，雇主必須將勞工的出勤時間記載至分鐘為止，以確保工時管理的準確性。勞動基準法第79條於104年6月3日的修法理由亦明確指出，工資與工時的勞動檢查需要雇主備有完整的出勤紀錄，以供檢驗與認定。

 

這顯示出勞動基準法第30條第5項的立法目的，乃在於確保工作時間作為勞動條件的核心要素，避免勞雇雙方在工時、工資、休息及休假等議題上產生爭議。因此，雇主必須確實記錄勞工的出勤情形，確保出勤紀錄的正確性，作為勞工實際工作時間的證據，進一步保障勞工權益。

 

倘若出勤紀錄與勞工的實際出勤情形不符，雇主應負責查明並進行修正，並且應與勞工協商，最遲在當月工資核發前完成修正，確保薪資計算的正確性，避免發生爭議。出勤紀錄的認定應以實質內容為準，而非僅憑表面紀錄判定。

 

關於勞工的出勤紀錄，現行勞動基準法施行細則第21條第1項已明定，其形式可包含簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統，或其他可供覈實記錄勞工出勤時間的工具。因此，不論企業選擇何種記錄方式，只要能夠準確記錄勞工的上下班時間，並確保紀錄的真實性，即符合法規要求。

 

然而，若勞工的上下班刷卡紀錄與實際出勤情形不符，雇主仍負有及時修正的義務，以確保薪資計算的準確性。依據規定，雇主應在發放當月或次月工資前，會同勞工對不符之出勤紀錄進行調整，以確保最終核發的薪資與勞工實際工作時間相符，這才符合勞動基準法第30條第5項的規範意旨。

 

此外，為避免未來發生勞資爭議，建議企業建立完善的出勤管理制度，例如設定異常出勤通知機制，若發現勞工的打卡時間與實際出勤狀況不符，應立即通知當事人並要求提供合理解釋；或是要求勞工自行填報工作日誌，記錄每日的工作內容與實際出勤狀況，供雇主查核。對於涉及加班的情形，應落實加班申請與核准程序，確保加班有合理的事由並獲得主管同意，而非僅依據打卡紀錄推定勞工有加班。

 

另一方面，若勞工發現自己的出勤紀錄有誤，應及時向雇主反映，並提供佐證資料，以利雇主修正。勞工也可自行留存相關證據，例如電子郵件、通訊紀錄、工作成果等，以備日後需要時提出。

 

雇主應主動確保出勤紀錄的正確性，若發現有異常之處，應於工資核發前會同勞工即時更正，這才符合勞基法的立法目的，也能有效保障勞工的工時與薪資權益。值得注意的是，雇主在修改出勤紀錄時，應與勞工充分溝通，確認實際工作時間，避免產生勞資爭議。若雇主未經勞工同意，擅自變更出勤紀錄，則可能違反誠信原則，甚至涉及違法行為。

 

依勞動基準法第30條第5項規定，雇主應置備勞工簽到簿或出勤卡，逐日記載勞工出勤情形，又依行為時（下同）同法施行細則第21條規定：「雇主依本法第30條第5項規定記載勞工出勤情形之時間，記至分鐘為止。」參酌勞動基準法第79條於104年6月3日之修法理由：「工資、工時之勞動檢查皆需要雇主備有出勤紀錄方可認定」，可知，勞動基準法第30條第5項規定之立法目的，乃鑒於工作時間為勞動條件的重要因素之一，惟因勞雇雙方就工時、工資、休息及休假等認定時有爭議，為使勞工正常之工作時間及延長工作時間明確化，乃以課予雇主應覈實記錄勞工之出勤情形，以確保出勤紀錄正確性之作為義務，俾供勞雇雙方認定勞工實際工作時間之佐證。至於勞工出勤紀錄，則包括以簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具所為之紀錄（現行勞動基準法施行細則第21條第1項規定參照）。是勞工上、下班之刷卡紀錄，如有與其實際出勤情形不符之處，雇主事後亦負有於核發當月（次）工資前會同勞工予以及時修正之義務，始符合前揭勞動基準法第30條第5項之規範意旨。原判決就此，不問勞工上、下班刷卡時間及雇主事後修改或加註之原因，是否與其實際出勤情形相符，認為祇要雇主未變更勞工之實際刷卡時間，且隨時得調出以供查驗，即已符合勞動基準法第30條第5項所課予之作為義務一節，其所表示之法律見解，揆諸前揭規定與說明，難認妥適，容有判決適用法規不當之違法。(最高行政法院107年度判字第211號判決要旨)

 

例如，即使員工的打卡紀錄顯示延遲下班，但若員工實際上並未執行職務，則不能單憑打卡紀錄就認定其有加班，而應結合實際工作內容、雇主指示、業務需求等因素綜合判斷。同理，若員工因故未能正常打卡，但確實在工作，雇主亦應依實際情況調整出勤紀錄，以確保對勞工的權益不造成影響。針對出勤紀錄的調整，雇主有權於事後修改或加註原因，但前提是調整後的紀錄必須與勞工的實際出勤情形相符。

 

例如，若勞工因公務外出無法正常打卡，雇主可於出勤紀錄上加註「因公外出」，以免影響工資計算。這類基於事實的修正並不違法，反而是確保出勤紀錄真實性的必要措施。然而，若雇主未經查證即恣意修改出勤紀錄，甚至刪除或隱匿工時紀錄，以規避支付加班費或降低工資成本，則可能構成違法行為，甚至涉及刑法上的偽造文書罪或業務登載不實罪。因此，雇主在更正出勤紀錄時，應秉持誠信原則，並取得勞工的確認，確保紀錄的公正性與合法性。

 

因此，企業在管理工時時，應建立合理的出勤紀錄更正程序，例如在發現異常時通知勞工，要求其提供說明或佐證資料，並由人資單位或主管進行審核，確保所有修改均有合理依據。此外，企業亦可採取電子化管理工具，如手機打卡、GPS 定位、線上簽到系統等，提升出勤紀錄的準確性，降低因人為疏失導致紀錄錯誤的風險。同時，勞工也應主動查閱自己的出勤紀錄，若發現有誤，應立即向雇主反映，以保障自身權益。

 

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