勞工出勤異常，如打卡記錄超過上班時間，又沒有申請加班，可以請勞工出具聲明嗎？

問題摘要：

即使企業設有加班申請制度，仍不能作為逃避支付加班費的理由，否則將造成勞工處於更弱勢的地位，無法實現勞基法的立法宗旨。針對超時出勤的管理，公司應該平衡法規要求與人性化管理，避免過度苛刻的規定導致員工不滿或士氣低落。若公司擔心員工長時間無故滯留，可以採取更具彈性的異常出勤管理機制，例如設立一定時間的緩衝區，或員工的實際工作內容來決定是否要求填寫聲明，而不是對1分鐘的超時情況過度干預。

 

律師回答：

關於這個問題，在現代職場環境中，特別是科技業、服務業等長工時行業，加班已成為普遍現象。若雇主能以加班申請制度作為規避支付加班費的手段，則將導致勞工長時間工作卻無法獲得應有的報酬，甚至影響其身心健康。

 

勞動事件法第38條規定:「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」，產生出勤紀錄上記載的時間即「推定」為工作時間之結果，故如雇主要主張該時間內有休息時間或勞工係未經雇主同意而自行於該期間內執行職務等情形，不應列為工作時間計算者，須由雇主負舉證責任。

 

雇主若對勞工的延長工時「明知或可得而知」，即便未經事前申請，仍須依法給付加班費。確立資方的義務，避免企業藉由技術性規避責任，造成勞工的權益受損。

 

在職場上，對於超時出勤的管理，各家公司有不同的政策，但要求員工即使超時1分鐘也要填寫「超時異常聲明」或「非因工逗留確認單」，確實有些過於嚴格。

 

一般來說，公司針對出勤時間的管理應該具有合理性，並以勞動法規為依據，而非單純以行政管理的便利性為出發點。勞動基準法第24條規定，雇主延長勞工的工作時間，應依法支付加班費，因此，如果勞工因公務需求而逗留，且時間已達到公司的加班申報標準（如30分鐘以上），則應當按照規定給予加班費。

 

有些企業，例如你的公司，可能會制定內部規則，規定下班後的一定時間內（例如30分鐘）視為休息時間，員工不得自行加班，若超過該時間則需要填寫逗留確認單，以確認是否為個人因素或公司安排。這種做法在管理上確實有助於防止員工無故滯留，但如果執行過於嚴格，例如超時1分鐘即要求填寫聲明，可能會引起員工的不滿，也無助於提升工作效率與員工滿意度。

 

許多公司會定期審查員工的出勤狀況，並在系統中設立異常管理機制，例如：如果員工在未申請加班的情況下長時間逗留，公司會發出異常通知，要求員工提供合理說明。但通常這些管理措施不會對僅超時1至2分鐘的情況過度苛責，因為這些時間差異可能是因為個人整理桌面、準備下班、等候電梯等日常工作瑣事，並非刻意加班。

 

相較之下，有些公司則採取較為彈性的做法，例如：

允許短時間內的超時出勤：例如在10至15分鐘內的超時情況下，不會要求員工填寫任何聲明，僅當超時超過30分鐘後，才會啟動異常出勤管理機制。

設有合理的加班申請機制：例如，若員工需要額外工作時間，應提前向主管申請並獲得批准，否則將不予計算為加班費。

監控異常情況但不過度干預：例如，HR或主管會關注出勤數據，確保員工不會因長時間超時而違反工時法規，但不會對每個超時1至2分鐘的情況過度管理。

 

雇主多以「加班申請制」控管是否應給付加班費，關於異常出勤管理，勞基法第24條，只要勞工在雇主的指揮監督下提供勞務，且延長工時，雇主就應支付加班費。

 

勞工明知且曾利用過加班申請制，卻未依規定申請加班，

當雇主明知或可得而知勞工已延長工作時間，卻未採取任何行動時，是否仍需支付加班費。即便企業採取加班申請制度，仍不能免除其支付加班費的義務，這反映法律對於勞工權益的保護精神。

 

在實務上，許多企業為管理工時與人事成本，會要求勞工事先提出加班申請，並經主管核准後才得以加班，否則將不予計算加班費。然而，實際職場環境中，勞工經常基於工作需求，或因上級默許，甚至基於職場文化的壓力，不得不延長工作時間。此時，即便未經正式申請，若雇主明知或可合理推知勞工已加班，且未加以阻止，仍應依法支付加班費。

 

法律對於加班的認定，主要依據兩大原則。首先，若勞工基於雇主明示或可推知的意思提供勞務，則應視為延長工時。其次，即便雇主未明確指示，但已知勞工於工作場所內延長工作時間，仍未加以制止或表示反對，則視為雇主接受勞工的勞務提供，因而形成法律上的義務，須給付加班費。

 

這樣的規定目的在於防止資方濫用優勢地位，藉由制定加班申請制度，使勞工在實際上被迫延長工作時間，卻無法取得應有的報酬。若允許雇主以未經事前核准為由拒絕支付加班費，則可能導致企業透過默許或施壓，讓勞工超時工作，卻逃避相關責任，最終違背勞基法保障勞工權益的初衷。

 

即使勞工有延長工時行為，然而如果沒有事前向雇主申請，或是工作未受雇主指揮監督，事後亦未經雇主追認並受領勞務，則雙方未就延長工時達成合致之意思表示，主管機關即不得以雇主係違反勞動基準法第24條規定而處罰。公司依規定設有加班申報系統，員工加班即應依此辦理，然而員工既然過去曾申請過加班，顯然明知公司有此規定，卻於事前或事後均未向公司申請或補申請加班，即使客觀上有超過正常下班時間才離開辦公室的事實，公司依規定仍毋庸依勞動基準法給付加班費。(臺北高等行政法院106年度訴字第770號判決)

 

如勞工有延長工作時間之事實，雇主應於當下制止並拒絕受領勞務，或是事後表示反對意思表示而拒絕受領勞務，亦應作成紀錄，以供未來可能產生的舉證需求。針對員工不符正常工作時間卻未申請加班的異常出勤紀錄，雇主不能只是「單向」的提醒通知可申請加班（蓋電子郵件內容可能進入垃圾信箱而石沉大海，未能收提醒之效），應至遲於核發當月(次)工資前（通常是加班考勤結算週期前），與勞工進行通知瞭解程序，並「雙向」溝通確認修正。僅主張「事前」加班申請制度或「事後」單純提醒通知機制，恐怕已不足以滿足加班費給付義務。

 

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