勞基法中沒有規定的『出勤異常通知』，這在實務上到底要怎麼做呢？

問題摘要：

因為公司已盡力確保所有員工皆能透過正式程序申請加班，而未申請的員工，則視為自願不請求加班費，最終公司無須負擔額外責任。因此，在勞資關係中，雇主應積極建立合理的管理制度，以確保加班費的給付與勞工權益的維護，而勞工亦應依照公司規範履行申請程序，避免爭議發生。這樣的做法不僅能夠保護雙方權益，也有助於建立穩定的勞資關係，確保企業營運與法令遵循的穩定性。工時管理是企業運營中不可忽視的一環，若企業未妥善處理出勤異常問題，將面臨法律風險與經營成本的增加。雖然部分企業希望透過人性化管理來提升員工滿意度，但必須認清事實，在勞動法規之下，管理彈性與法律合規之間必須取得平衡。企業應當建立明確的工時管理機制，確保出勤紀錄的準確性，並透過透明的溝通與審查制度，確保工時政策符合法規要求。只有這樣，才能在維護員工權益的同時，避免公司因違規受到裁罰，達到勞資雙贏的管理目標。

 

律師回答：

關於這個問題，一般談到出勤時間，最常聽到的就是「彈性工時」與「責任制」這兩個名詞，而這些名詞在不同的公司、產業或法規背景下，都有不同的應用與規範。為了讓大家更清楚這些概念，今天再來複習一下。首先，「彈性工時」的核心概念是在不違反法定工時的前提下，允許員工彈性調整上班時間，例如某公司規定上午8點到10點之間可以彈性選擇上班時間，但當日仍須完成法定的8小時工時。雖然這種制度可以提升員工的工作效率與滿意度，但仍然受到法定工時的約束，並不能隨意超時工作，也不適用於所有產業。其次，「責任制」的適用則更為嚴格，除了法律規定必須符合特定條件之外，企業若要實施責任制，還需要向主管機關報備，並經核准後才能實行，否則即便公司內部約定員工適用責任制，也不具法律效力。因此，研發單位是否適用責任制，必須依照相關規範申請核准，否則僅是空談，無法成為合法的工時管理方式。

 

再來就是法定工時的問題，勞動基準法明確規定每日法定工時為8小時，只能少不能多(勞動基準法第30條)。如某家公司規定法定工時為7小時，這是可以的，因為法定工時少於8小時不違法，但若試圖讓法定工時超過8小時，則是違法且自始無效。也就是說，無論公司與員工如何約定，只要工時超過法定標準，即便雙方合意簽署契約，也仍然無效，勞動主管機關仍可依違規事實進行裁罰。因此，公司在規劃工時政策時，應特別注意不能違反勞動基準法的基本要求，避免無謂的法律風險。

 

勞動基準法第30條：勞工每日正常工作時間不得超過8小時，每週正常工作時數不得超過40小時。

勞動基準法第32條：雇主延長勞工之工作時間連同正常工作時間，一日不得超過12小時；延長之工作時間，一個月不得超過46小時，但雇主經工會同意，如事業單位無工會者，經勞資會議同意後，延長之工作時間，一個月不得超過54小時，每3個月不得超過138小時。

勞動基準法第24條第1項：如雇主有使勞工每日工作時間超過8小時者，或每週工作超過40小時者，應依法給付加班費，其標準為：

延長工作時間在2小時以內者，按平日每小時工資額加給3分之1以上。

再延長工作時間在2小時以內者，按平日每小時工資額加給3分之2以上。

雇主因天災、事變或突發事件，有使勞工於平日延長工作時間者，按平日每小時工資額加倍發給。

 

出勤異常紀錄處理方式

針對每日出勤異常紀錄，雇主已經主動提醒勞工申請加班，且所有加班申請均予以同意，因此公司在主觀上並無違反法律規定的可歸責性。雇主若明知或可得而知勞工在其指揮監督下的工作場所延長工時提供勞務，卻未予以制止或明確表達反對意見，則仍應依法給付加班費，因為這代表雇主實際上默許了員工的延長工時行為。

 

最高行政法院108年度判字第173號判決：「故勞工上、下班的簽到、退或刷卡紀錄，如有與其實際出勤情形不符之處，雇主事後亦負有於核發當月（次）工資前會同勞工予以及時修正的義務，始符合前揭勞動基準法第30條第5項的規範意旨，雇主自不得僅以其採取加班申請制，其所屬勞工如未申請加班，即不問該勞工是否確有延長工時的事實，而解免其依法給付延長工時工資的義務。」

 

然而，若雇主已經採取合理措施，例如制定加班申請制度、提醒員工依規定申請加班，並未曾拒絕任何加班申請，則應認定雇主已盡到管理責任，若勞工仍未申請加班，則雇主不應被視為違法。即便公司已經建立完善的加班申請制度，並且透過系統每日篩選出勤異常的員工名單，且逐一以電話或電子郵件通知員工申請加班，但若員工選擇不申請，公司也無法強制其提出加班申請。另一方面，公司已明確表示，只要員工申請加班，從未有任何不予同意的情形，因此公司已經建立合理的加班管理機制，並確保員工擁有充分的申請權利，這樣的作法符合勞動法令的規範。

 

公司主觀上合理相信員工若有加班提供勞務的情形，必定會按照公司規定提出申請，因此若員工未申請加班，而公司未給付加班費，則公司不應承擔法律責任，也不應被認定具有可非難性或可歸責性。畢竟，在雇主已經主動告知員工應依規定申請加班的前提下，若員工仍未主動提出申請，則應視為員工自行放棄加班費請求權，公司無須額外支付勞務對價。此外，公司已經建立完善的加班申請管理制度，並非刻意逃避加班費的給付義務，反而積極要求員工按照程序提出申請，確保所有的加班行為都能夠獲得正式核准，這樣的管理方式也符合勞動基準法的精神。從整體法律適用的角度來看，當員工明知公司已有明確規範，且未曾拒絕加班申請，仍選擇不依規定申請加班，則其逗留於公司內的時間，並不能一概視為「延長工時」，因為公司已盡到合理提醒與管理的責任。若勞工主張其未申請加班，但仍應獲得加班費，則可能違反誠信原則，亦會影響企業管理的公平性。

 

針對每日出勤異常紀錄，雇主已再提醒勞工申請加班，且加班申請均予以同意，故欠缺違法之主觀可歸責性，撤銷裁罰處分。雇主如明知或可得而知勞工在其指揮監督下之工作場所延長工作時間提供勞務，卻未制止或為反對之意思者，自仍有給付延長工時工資之義務。公司即便訂有加班申請制，但對於員工延後下班事實明知或可得而知，且未制止或反對，仍應依法給付加班費。然而，公司已每日篩選出勤異常員工名單，並逐一以電話或電子郵件提醒申請加班，且公司人資表示，員工如果不申請，公司也不能強迫，另一方面，只要員工申請加班，未曾不予同意。依上開所述，公司主觀上合理相信員工如果有加班提供勞務的情形，必定會依規定申請加班，則本件因員工未申請加班故而未給付加班費，公司即不具可非難性及可歸責性。

(臺北高等行政法院107年度訴更一字第61號判決)

 

如果公司不處理「出勤時間異常」會有什麼風險呢？

首先，勞基法對於工時的規範相當嚴格，每日、每週及每月的工時皆有明確的上限，任何超時的工時都可能產生額外的法律與成本負擔。如果公司選擇忽視或放任員工異常出勤的情況，可能會導致以下幾種風險：第一，法定的加班費成本增加，當員工的出勤紀錄顯示超過正常工時，公司必須依法支付額外的加班費，這可能造成企業財務負擔。第二，法定的補休天數增加，許多企業採取「補休制度」來取代加班費，但補休時間的累積仍然受到法規限制，且若未妥善管理，將影響公司的人力調度與營運安排。第三，超過法定工時上限的風險，勞基法規定勞工每週正常工時不得超過40小時，若超時工作，即便公司支付加班費，仍有可能面臨違規處分。第四，主管機關裁罰的成本增加，當企業遭受勞動檢查時，若發現有違規工時紀錄，不僅會面臨鉅額罰款，還可能影響企業信譽與內部管理制度。因此，企業不能因為管理鬆散或人性化管理的考量，就忽視工時管理的重要性，因為勞檢人員或勞動主管機關只會依據法律規定執行監督，而不會考量企業內部的彈性管理，因此企業應當謹慎處理出勤異常問題，避免上述風險發生。

 

公司應該如何應對與管理出勤異常的問題呢？

首先，企業應建立完整的工時管理制度，並明確規範處理出勤異常的程序，以確保工時記錄的透明度與合規性。以下是幾個建議的做法：第一，出勤異常通知一定要發至員工本人，當系統偵測到員工的出勤紀錄異常時，應立即通知員工，讓其了解並提出說明或修正。第二，就其短缺的時數計算出來並記錄在案，確保所有異常工時皆有紀錄，以便日後查核或調整。第三，一切皆以8小時做計算，切莫超過此範圍，企業應當確保工時計算符合法定規範，避免出現超時工作的情況。第四，把如何處理的裁量權交給部門主管及上級處理，部門主管應對員工的出勤情況負責，並依據公司政策與法規進行合理調整與決策，以確保工時管理的有效性。

 

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