勞工異常離場出勤紀錄雇主應如何管理？

問題摘要：

動事件法第38條與勞基法第30條的規定，對於勞工權益保障具有重大影響，特別是在工時認定與加班費支付上，將可能改變過去法院對於加班認定的舉證標準。企業應審慎評估自身的工時管理機制，確保符合法令要求，以降低未來因勞工請求加班費或勞動檢查而衍生的法律風險。隨著法規的施行，企業不僅應妥善保存勞工出勤紀錄，並應建立完善的加班管理機制，以確保勞資雙方的權益得以平衡，並維持企業穩定營運。若企業內部已有明確的加班申請制度，且員工知悉並曾使用過，則企業有權以該制度為依據，要求員工依規定辦理，否則將不視為合法加班，亦不需支付加班費。因此，本案判決對企業管理具有重要影響，企業應明確規範加班制度，確保員工了解並遵循內部申請流程，以降低潛在的勞動法規爭議。同時，也對勞工請求加班費的方式產生影響，未來若勞工欲請求加班費，應確保自身的加班行為符合公司規定，並留存相關證據，如主管批准紀錄、電子郵件或其他可證明雇主同意的文件，以避免因舉證不足而無法獲得法院支持。加班費的給付並非單純依出勤紀錄判斷，而須綜合考量公司制度、勞工申請程序、雇主指示與舉證責任等因素，確保雙方權益均獲得適當保障。

 

律師回答：

關於這個問題，勞動事件法第38條明定：「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」此規定對於勞工權益保障有重大影響，特別是在工時認定與加班費請求上，將可能改變過去法院對於加班認定的舉證標準。

 

自105年1月1日起，勞動基準法第30條第5項已明確規定雇主應置備勞工出勤紀錄，並應保存5年，以確保勞工工時管理的透明性。同條第6項進一步規定，出勤紀錄應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止，並且雇主不得拒絕勞工申請其出勤紀錄副本或影本，以便勞工掌握自身的出勤情況，進而保障其應得的工資及加班費。若雇主違反第30條第5項未保存勞工出勤紀錄，依勞基法第79條規定，將面臨9萬元以上45萬元以下的罰鍰；若違反第30條第6項未記載完整出勤紀錄，則可處2萬元以上30萬元以下的罰鍰。可見，法規的要求不僅強制雇主妥善管理勞工出勤資訊，並提供可供查證的紀錄，若雇主未能履行義務，將面臨高額罰鍰，甚至影響後續與勞工之間的勞資爭議。

 

最高行政法院108年度判字第173號判決：「故勞工上、下班的簽到、退或刷卡紀錄，如有與其實際出勤情形不符之處，雇主事後亦負有於核發當月（次）工資前會同勞工予以及時修正的義務，始符合前揭勞動基準法第30條第5項的規範意旨，雇主自不得僅以其採取加班申請制，其所屬勞工如未申請加班，即不問該勞工是否確有延長工時的事實，而解免其依法給付延長工時工資的義務。」

 

然而，出勤紀錄雖被推定為勞工執行職務的證據，然是否等同於必然產生加班費給付義務，仍須具體判斷。過往法院對於加班認定，多數採取「加班申請制」的見解，即勞工應事前申請加班，並經雇主核准後，方可請求加班費。但勞動事件法第38條施行後，舉證責任轉移至雇主，即使勞工未申請加班，只要出勤紀錄顯示勞工超時工作，即推定其在超時期間內為雇主提供勞務，雇主若主張該超時紀錄並非工作事實，則須提出反證加以推翻，否則即應支付加班費。此舉對於企業而言，將大幅增加雇主舉證的困難度，亦可能導致企業在工時管理上的挑戰。

 

例如，若某企業採用指紋打卡或電子刷卡紀錄出勤，勞工的打卡紀錄顯示每日工時皆超過8小時，過去法院可能認為勞工應自行舉證證明加班的必要性與雇主的指示，但未來在《勞動事件法》第38條適用下，法院將直接推定該勞工確實超時工作，雇主若無法提出證據證明勞工逗留辦公室並非因工作需求，例如勞工因個人因素未及時下班，或純粹在辦公室休息、使用設備，則雇主恐須依法支付超時工資。因此，企業若無法有效管控勞工出勤與加班，可能將面臨因未支付加班費而遭處罰或被勞工提起訴訟的風險。

 

此外，根據勞基法規定，勞工請求加班費的時效為5年，這代表著只要勞工在5年內提出請求，雇主若無法提供完整的出勤紀錄與相關加班管理證據，即可能需補發5年內的所有超時工資。對企業而言，這不僅可能造成鉅額財務負擔，還可能引發勞工群體性爭議，導致企業內部人事成本上升，進而影響營運效率。尤其對於過去未嚴格執行加班申請制度的企業，若未能即時應對勞動事件法的變革，恐將面臨勞工集體追溯加班費的風險。

 

因此，企業應積極因應新的法規要求，首先應強化內部加班管理制度，確保所有加班皆須事前申請並獲主管核准，並導入電子簽核系統，以確保每一筆加班皆有完整的審批紀錄。此外，企業應建立完整的出勤紀錄保存制度，確保所有勞工的打卡紀錄皆能準確反映工時狀況，並在必要時能夠提供完整的出勤紀錄作為法律依據。其次，企業應透過內部溝通，讓勞工了解加班申請制度的重要性，並落實規範，避免勞工因誤解出勤紀錄即為加班證據而產生爭議。同時，企業亦應對管理人員進行勞動法令相關教育，確保主管能夠有效執行加班管理，避免因錯誤認知導致企業陷入法律風險。

 

即使勞工有延長工時的事實，但若未依公司內部規定事前提出加班申請，或未受雇主指揮監督，事後亦未經雇主追認並受領其勞務，則雙方未就延長工時達成合致的意思表示，不得請求加班費。

 

公司依據公司內部規範設立了加班申報系統，明確要求員工如有加班需求，應依規定辦理申請程序，並獲得主管同意後方能進行加班。員工過去曾依規定申請過加班，顯見二人明知公司有此制度，卻在本案中未依程序於事前或事後向公司提出加班申請，即使客觀上有逾時退勤的事實，公司依規定亦無須給付加班費。

 

加班費的給付應建立在雙方對於延長工時的合意上，即雇主與勞工需有共同意思表示，使該加班行為符合公司制度，否則，單憑出勤紀錄顯示勞工在工時結束後仍停留於工作場所，並不足以推定該時間皆屬於應給付加班費的工作時間。

 

因此，本案主要爭點在於勞工是否須負舉證責任證明加班已獲雇主同意，以及出勤紀錄是否能單獨作為支付加班費的依據。若勞工未遵循公司內部加班申請程序，則即便實際上超時工作，也不得單憑出勤紀錄主張加班費請求，因為工時的延長應以雇主指揮監督與勞工的履行勞務為要件，而非單憑工時的物理性延長。

 

加班費制度的設立應符合雇主與勞工間的合意原則，若公司已有加班申請制度，且勞工明知該制度並曾使用過，則應遵循相關程序，未依申請程序辦理者，雇主無須支付加班費。該判決的見解與傳統行政機關對加班認定的標準有所不同，傳統上行政機關較傾向於認定出勤紀錄即為加班事實的證明，然而本案法院認為加班須有雇主明示或默示的同意，否則雇主無須負擔加班費。此

 

即使勞工有延長工時行為，然而如果沒有事前向雇主申請，或是工作未受雇主指揮監督，事後亦未經雇主追認並受領勞務，則雙方未就延長工時達成合致之意思表示，主管機關即不得以雇主係違反勞動基準法第24條規定而處罰。(臺北高等行政法院106年度訴字第770號判決)

 

雇主明知或可得而知加班事實卻未為任何表示，縱有加班申請制不能免除給付加班費義務

勞工在正常工作時間外有延長工作時間，如符合以下任一情形，應認為屬延長工時：1.勞工基於雇主明示或可得推知之意思，為雇主提供勞務。2.雇主明知或可得而知勞工在其指揮監督下之工作場所延長工作時間提供勞務，卻未制止或為反對之意思而予以受領。如符合上開情事，雇主即應依法給付加班費，不因是否採取加班申請制而不同，否則無法避免資方以其優勢，迫使勞工事實上延長工作時間，卻未申請加班，致無法達到保護勞工之立法目的。

(最高行政法院107年度判字第299號判決)

 

針對每日出勤異常紀錄，雇主應於核發當月工資前會同勞工予以回覆更正，不得僅以勞工未申請加班即免除給付加班費義務，故撤銷原判決

 

若雇主在制度上設有加班申報系統，使勞工事前申報加班，並規定加班需經公司同意，足認已就工時、加班費之管理為必要之注意。又雇主如未要求員工加班，亦未阻止員工申報，則就未申請之延長工時，雇主即無給付工資義務。

 

不認為雇主可僅因勞工未遵守加班申請制度而不予給付加班費。此係考量勞工居於弱勢一方，為保護勞工權益，只要延長工作時間是基於雇主要求，或是雇主在工作場所發生可預見的延長工時行為，而未有制止或反對意思表示時，即應給付加班費。

 

如勞工有延長工作時間之事實，雇主應於當下制止並拒絕受領勞務，或是事後表示反對意思表示而拒絕受領勞務，亦應作成紀錄，以供未來可能產生的舉證需求。針對員工不符正常工作時間卻未申請加班的異常出勤紀錄，雇主不能只是「單向」的提醒通知可申請加班（蓋電子郵件內容可能進入垃圾信箱而石沉大海，未能收提醒之效），應至遲於核發當月(次)工資前（通常是加班考勤結算週期前），與勞工進行通知瞭解程序，並「雙向」溝通確認修正。

 

僅主張「事前」加班申請制度或「事後」單純提醒通知機制，恐怕已不足以滿足行政機關要求之加班費給付義務，再加勞動事件法第38條之出勤紀錄推定工時規範正式生效上路，未來更要面對回推五年積欠加班費之鉅額給付風險，雇主應參照上開叮嚀意旨，善盡異常出勤記錄管理並即時確認更正之責，始得有於各案免除加班費給付責任之可能性。

 

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