員工該怎麼打卡呢？

問題摘要：

公司必須妥善記錄員工的出勤狀況，並保存至少五年，以確保工時管理的透明性與合法性。雖然傳統的打卡機仍然是許多企業使用的主要工具，但法規並未限定必須使用特定的方式，企業可以選擇適合自身需求的出勤管理工具，如電子打卡、GPS 記錄、手機打卡或客戶簽單等，只要能夠確實記錄勞工的出勤狀況，即可符合規定。此外，針對外勤人員，企業也可利用數位化工具來記錄工時，確保出勤管理的靈活性與準確性。勞動事件法第38條的工時推定效力對企業的營運影響甚大，若企業未能妥善管理工時紀錄，將可能面臨高額加班費的支出，甚至影響勞資信任關係。雇主應主動強化工時管理機制，確保所有出勤紀錄皆經過審查與確認，並落實加班申請程序，以降低因工時爭議所帶來的法律風險與營運成本。透過完善的內部管理與制度建置，企業才能在符合法規的前提下，確保營運順暢並維持與員工之間的互信關係。無論企業選擇何種方式，關鍵在於確保紀錄的真實性與完整性，以符合勞基法的要求，避免因違規而遭受裁罰，也能夠有效維護勞資雙方的權益。

 

律師回答：

關於這個問題，公司必須備置員工的出勤紀錄，且該紀錄需保存至少五年，並逐日記載員工的出勤情形，且詳細記錄至「分鐘」為止。若雇主違反此規定，將面臨新台幣九萬元以上、四十五萬元以下的罰鍰。由此可見，勞動主管機關對於出勤紀錄的管理相當嚴格，目的在於確保員工的工時受到合理的監督與保護，避免過勞情況的發生。(勞動基準法第79條、第30條、第24條)

 

勞動事件法第38條規定：「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」，即「工時推定」條款。對企業營運影響極大，可說是本法中對雇主影響最深的規定之一。其影響的原因在於工時紀錄是每日皆須記錄的數據，且出勤紀錄的置備責任完全在雇主，根據勞動基準法第30條第5項規定，雇主應備置勞工出勤紀錄，並且有義務保存五年。

 

此外，勞基法第30條第6項更進一步要求，出勤紀錄必須逐日記載至「分鐘」，也就是說，紀錄必須具備高度的精確性，不能僅粗略標示工時範圍。另一方面，工時紀錄更是工資計算的重要依據，尤其關係到加班費的計算，因此在法律層面上，此規定勢必會對勞資雙方帶來極大影響，並可能引發衝突。

 

本條規定施行後，可能引發的勞資爭議主要有兩大類，其一為休息時間或待命時間的認定，其二則是出勤紀錄異常與延長工時（加班）的認定。在休息時間與待命時間的界定上，若被認定為休息時間，雇主則毋須給付工資；但若屬待命時間，且勞工仍受雇主指揮監督與支配，則該時間應計入工時，並應依法給付工資。

 

一般而言，若勞工處於雇主可以隨時指揮提供勞務的狀態，則該時間應計入工時。勞動事件法第38條的工時推定條款更強化雇主的舉證責任，亦即若雇主主張勞工在出勤紀錄上所顯示的時間包含休息時間或非工作時間，則舉證責任在雇主。此外，若休息時間與待命時間界線模糊，且難以認定，舉證責任同樣由雇主負擔。

 

至於如何認定延長工時（加班）。首先，出勤紀錄是認定工時的關鍵證據，而備置與提供出勤紀錄的義務完全屬於雇主。依勞動事件法第38條的工時推定效力，若出勤紀錄顯示勞工的工時高於正常工時，則若雇主否認其指派或容認勞工加班，應由雇主提出相關證據加以反駁。

 

其次，法院亦會審視出勤紀錄異常時，雇主是否曾及時與勞工會同更正，例如在某些案件中，法院曾認定雇主若未能即時處理異常工時紀錄，則難以推翻工時推定的效力。此外，法院亦會審視勞動契約及工作規則中是否明確規範加班申請的程序，並檢視該制度是否確實落實。法院曾在判決中強調，若雇主未能有效執行內部的工時管理機制，則勞工之工時將依出勤紀錄推定，雇主仍須支付加班費。

 

然而，許多企業可能會有疑問，是否一定要採用打卡機來記錄出勤時間？事實上，依據勞基法施行細則，出勤紀錄的方式並不僅限於傳統的打卡機，而是包含多種方式，只要能夠「覈實記載出勤時間」，即符合法規要求。目前法規認可的出勤紀錄方式包括簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統（如指紋辨識、臉部辨識）、電腦出勤紀錄系統，或其他可以確保記錄真實性的工具。這表示，企業可以根據自身的需求與技術條件，選擇最適合的出勤管理方式，而不需要局限於單一模式，例如傳統的紙本簽到或打卡機。

 

此外，針對經常需要外出工作的勞工，例如業務人員、外勤工程師、貨運司機等，勞工在事業場所外工作時間指導原則亦明確指出，工時紀錄不僅限於簽到簿或出勤卡，而是可以使用各種電子科技設備來輔助記錄，以確保出勤時間的準確性。

 

例如，行車紀錄器可用於記錄駕駛員的工作時間與行車狀況，GPS 紀錄器則可監控員工的移動軌跡與出勤情形，而電話、手機打卡、網路回報等方式，也可作為勞工報到與確認工時的依據。此外，客戶簽單、通訊軟體（如 Line、電子郵件等）也可視為工作紀錄的佐證資料，這些工具都能夠幫助雇主確保勞工的工時符合規範，並作為日後稽核的依據。換句話說，工時紀錄的關鍵並非單一形式，而是能否有效記錄勞工的實際工作時間，以供主管機關查核。

 

由於本條法規的影響甚大，企業應採取適當措施，以防範因工時紀錄問題而引發的加班爭議。首先，公司應建立每日異常出勤紀錄的即時更正機制，若發現員工的工時紀錄異常，應立即要求員工確認，避免未經核實的出勤紀錄被視為加班工時。其次，公司應明確區分休息時間與待命時間，並做好相關紀錄與舉證準備，確保未受雇主指揮監督的時間不被計入工時。

 

此外，雇主應落實延長工時（加班）的申請與指派程序，並建立完整的舉證機制，以確保所有加班皆有經過正式核准並妥善紀錄。最後，公司應檢視勞動契約及工作規則，確保其中對於延長工時、休息時間與待命時間的條款具備完整性與明確性，避免因規範不明而引發爭議。

 

值得注意的是，雇主雖然可以選擇不同方式來記錄勞工的出勤，但仍須確保該紀錄的真實性與完整性，避免任何可能的造假或隱匿情形。若勞工的出勤紀錄與實際工作時間不符，企業可能會因違反勞基法而面臨高額罰鍰，甚至引發勞資糾紛。例如，若員工的實際工時超過紀錄所載，卻未能獲得應有的加班費，則可能構成勞動權益侵害，導致勞工向主管機關檢舉，進一步影響企業形象與勞資關係。因此，雇主在選擇出勤管理工具時，不僅要符合法規規定，更應確保紀錄方式的客觀性與可驗證性，以降低可能的法律風險。

 

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