勞基法要求雇主置備勞工出勤紀錄，雇主可以事後製作嗎？

問題摘要：

雇主有法定義務置備並保存出勤紀錄，即使面臨設備故障或其他不可抗力因素，仍須確保有適當的備援措施，以維護工時紀錄的完整性。若雇主未能即時保存出勤紀錄，甚至在主管機關要求後才補交，仍可能被認定違法，並受到法律制裁。因此，企業應該建立完善的考勤管理制度，確保工時紀錄的真實性與透明度，以免遭受行政處罰，甚至影響企業形象與勞資關係。雇主對於員工加班的管理，不得僅憑內部加班申請制度即作為免責依據，而應依據勞工的實際工作時間來認定是否構成延長工時，並據此依法給付延長工時工資。公司應積極管理員工的出勤狀況，對於異常工時現象加以查證，確保所有工作時間均有適當記錄與補償，以維護勞工權益並符合法規規範。同時，企業亦應建立完善的工時計算與管理機制，以減少勞資爭議，確保工作環境的公平性與合法性。

 

律師回答：

關於這個問題，勞基法第30條第5項明確規定，雇主應置備勞工出勤紀錄，並且保存五年，這是一項強制性的法律義務，若雇主違反此規定，將面臨法律責任。根據勞基法第79條第2項規定，主管機關得對違規雇主處以新台幣9萬元至45萬元的罰鍰，此外，依據勞基法第80條之1，主管機關還可以公告雇主的負責人姓名及相關資訊，進一步提高違規企業的社會責任與法律風險。

 

然而，在實務上，部分雇主可能會主張因設備故障或其他技術性問題，導致無法即時記錄勞工的出勤情況，例如打卡機器損壞、系統異常或其他不可抗力因素，導致遲遲未能維修並補交資料，試圖以此作為免責理由。但法院對此類辯解往往持嚴格態度，認為出勤紀錄的保存義務是雇主不可推卸的責任，即使設備故障，也應有備用記錄機制，確保出勤數據的準確性與即時性。

 

由於工作時間是勞動條件的重要因素之一，勞雇雙方在工時、工資、休息及休假等方面的認定上時常發生爭議，甚至影響勞資關係的和諧，因此法律才會強制要求雇主詳細記錄勞工的出勤狀況，並保存一定期間，以作為解決勞資爭議的重要依據。法院認為，雇主的出勤紀錄義務不僅是法律責任，更是確保勞工權益、維持勞資關係穩定的關鍵措施。

 

因此，即便雇主聲稱打卡機故障並且事後補交紀錄，也不能作為免責的正當理由。法律之所以要求雇主備置出勤紀錄，並非只是形式上的要求，而是為確保工時計算的公正性與透明度。因此，雇主應該事先建立備援機制，例如使用紙本簽到簿、電子考勤系統、門禁記錄、手機打卡等方式，即時記錄勞工的出勤狀況，以確保在任何情況下都能如實保存勞工的工時紀錄。

 

此外，法院在相關判決中也提及，若雇主未能即時記錄勞工的出勤情況，而僅在主管機關要求後才補交資料，這樣的行為不僅違反法律規定，甚至可能影響主管機關對工時計算的正確性與公信力。因為出勤紀錄的真實性和即時性至關重要，若雇主可以在工時爭議發生後才補交出勤紀錄，則勞動檢查機關將無法確保資料的準確性，勞工的工時權益也可能受到侵害。

 

因此，若雇主長期不維護出勤紀錄系統，使勞工的工時數據無法即時保存，並且在主管機關要求後才補交紀錄，法院仍可能認定雇主違反勞基法第30條第5項，進而依法裁罰。這是因為法律的本意在於確保勞工的工時數據能夠準確、即時且完整地保存，而非事後補救。因此，雇主若試圖以「設備故障」為由規避責任，可能仍然無法免除法律上的罰則。

 

台北高等行政法院107年度訴字第1448號判決中，「鑑於工作時間為勞動條件之重要因素之一，而勞雇雙方對於工時、工資、休息及休假等問題，於認定上時有爭議，並經常損及勞雇關係和諧，為使勞工之正常工作時間及延長工作時間記錄明確化，乃以法律強制課予雇主應詳細記錄勞工出勤情形，並將此紀錄保存一定期間之作為義務，俾勞資雙方日後如對勞工實際工作時間發生爭執時，得作為解決勞資爭議之佐證與依據。

 

勞工在勞資關係中通常處於相對弱勢地位，難以期待其能夠與雇主在完全平等的立場上協商，而雇主既然對工作場所有管領權，則應負有相應的指揮監督義務，並有可能控制勞工的工作條件與環境。因此，當勞工在正常工作時間之外延長工作時間，不論是基於雇主的明示指示而提供勞務，或雇主雖未明確指示，但已知悉或應可合理推知勞工於其指揮監督下之工作場所延長工作時間而提供勞務，且未加以制止或表達反對意見，而仍接受其勞務，則應視為雇主默示同意勞工延長工時，依法應給付延長工時工資。這一點不因雇主採取加班申請制度而有所不同，換言之，雇主不能單純以勞工未依照公司規定事先申請加班為由，拒絕給付依法應支付的加班費。

 

此外，針對勞工的上班、下班簽到、退勤或刷卡紀錄，倘若發現與實際出勤狀況有所出入，雇主亦應於核發當月或次月工資前，與勞工進行確認並及時修正，不得僅以加班申請制作為規避支付加班費的藉口。即便公司內部有明確規定要求員工必須事先申請加班，若員工未依此規定提出申請，仍不能作為公司拒絕給付延長工時工資的依據，而忽略勞工實際加班的事實。勞工的實際工時應依客觀事實判斷，而非僅憑公司內部規則加以限縮，否則將違反勞動基準法保障勞工權益的基本精神。

 

對於勞工在工作場所內從事的各種工作，公司應負起相應的指揮監督及管理責任，確保工作條件符合法律規範。尤其當公司內部實際上存在普遍的員工加班情形，但申請加班費的案例卻極少時，公司更應審慎檢討是否存有違反勞動法令之情事，並應針對員工異常出勤的情況進行查證，確認是否應支付延長工時工資。若雇主僅以主觀推定方式認為「若員工有加班需求，應會依公司規定申請」，而未積極查證實際勞動狀況，即貿然免除支付加班費的責任，則可能涉及違法，並無法作為免責事由。

 

法院已明確指出雇主應負有積極管理與查證勞工實際工時的義務，而不能僅依公司內部管理機制，片面否認勞工的加班事實。法院認為，若公司未能落實勞動時間管理，或對於員工異常出勤的情況未加查證，即以「未申請加班」為由不支付延長工時工資，則雇主即有可能違反法律規定，構成侵害勞工權益的情形。此一見解亦與《勞動基準法》的立法目的相符，即在保護勞工免受超時工作剝削的同時，也要求雇主對於勞動條件的管理負起責任。

 

因勞工常屬弱勢之一方，難以期待其得以立於平等地位與雇主協商，且雇主既然對工作場所有管領權，應有指揮監督的權利及可能性，故勞工在正常工作時間外延長工作時間，無論是基於雇主明示的意思而為雇主提供勞務，或雇主明知或可得而知勞工在其指揮監督下的工作場所延長工作時間提供勞務，卻未制止或為反對的意思而予以受領，則應認屬延長工作時間，不因雇主採取加班申請制而有所不同。因此，勞工上、下班的簽到、退或刷卡紀錄，如有與其實際出勤情形不符之處，雇主事後亦負有於核發當月(次)工資前會同勞工予以及時修正的義務，不得僅以雇主採取加班申請制，其所屬勞工如未申請加班，即不問該勞工是否確有延長工時的事實，而解免其依法給付延長工時工資的義務。公司對於員工在工作場所內從事之事務應盡指揮監督與管理之權責，且該公司實際上員工加班情況很普遍，但請領加班費的情況很少，則公司應審慎就員工異常出勤情事查證是否應給付延長工時工資，不應單以主觀上相信員工若有加班會依規定申請此一理由據以免責。(最高行政法院108年度判字第437號判決)

 

在實務上，部分企業可能會透過變通方式規避加班費給付責任，例如要求員工於正常下班時間後繼續留在辦公室工作，但不承認其為正式加班，或以非正式指示方式要求員工額外投入工作時間，藉此規避勞動檢查及工時計算的監管。然而，這類做法不僅違反法律規定，也可能導致公司面臨鉅額罰款，甚至影響企業聲譽及勞資關係的和諧。因此，企業應採取透明、公正的工時管理制度，確保出勤紀錄與實際工作時間一致，並落實工時監控與適當補償機制，以符合勞動法令的要求，避免日後發生勞資爭議或訴訟風險。

 

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