打卡紀錄就是正確工時？員工出勤忘打卡，雇主如何處理？

21 Jan, 2025

問題摘要：

公司若無法提供足夠證據證明貢工的延遲打卡期間並未從事公務，可能需要支付相應的加班費，甚至面臨勞動局的裁罰。為避免此類問題，企業應完善內部管理制度，強化工時管理，並通過勞動契約和工作規則進一步明確勞動條件。同時，採用技術手段記錄和管理工時，能有效降低勞資爭議風險，確保企業合法合規運營。

律師回答：

一家員工數量不多的公司，自成立以來一直使用傳統打卡方式管理員工的出勤。然而，公司內年輕員工經常在下班後留在公司聊天、滑手機，經常晚三、四十分鐘才打卡下班。老闆認為這反映員工之間的感情融洽，加上這些行為帶來的額外水電成本不高，因此並未多加留意。然而，公司近日接到勞動局的通知，兩年前離職的員工指控公司未支付加班費，是否會因為打卡紀錄顯示的下班時間超出表定下班時間，而被要求補發加班費甚至受到裁罰。

出勤紀錄的法律要求與注意事項

勞基法第30條第5、6項：

雇主需置備出勤紀錄並保存五年。

出勤紀錄需逐日記載，且時間應精確到分鐘。

這意味著出勤紀錄必須以明確的形式記載，例如簽到簿、打卡系統、生物辨識設備或手機APP等均可接受，但必須能準確記錄出勤時間。如果紀錄僅到小時，或未逐日記載，則屬違規，可能被處以罰鍰。此外，雇主應即時管理員工的出勤情況，若發現出勤紀錄與實際情況不符，應及時核對並更正。例如，在發放工資前（多為次月初），雇主應與員工核實出勤紀錄，以確保數據準確無誤。

上下班打卡看似簡單，實際上卻具有重大意義，因為它是勞工出勤的證明，也是工資與工時的核心依據。然而，對於不少上班族來說，忘記打卡是一個常見的問題；而對於負責管理出勤的HR或雇主而言，打卡紀錄不僅是核發薪資的依據，更是《勞動基準法》明文規定的責任。根據法律，雇主必須置備勞工出勤紀錄並保存五年，否則可能面臨罰鍰。

勞動事件法第38條規定：「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」，確立「打卡時間=上班時間」的基本認定原則，但法律仍然保留雇主舉證證明出缺勤紀錄跟實際狀況不符合的機會，雇主可以提出勞動契約、工作規則或人事管理上的其他紀錄做為證據，推翻基於出缺勤紀錄所做的認定。

因此，雇主除了提醒員工按時打卡下班外，還需建立完善的工時管理制度，以避免類似爭議。建議企業從以下幾方面著手：首先，應在勞動契約和工作規則中明確規定工作時間、加班條件及申請流程，強調員工在下班時間後如需繼續處理公務，必須事先申請並獲得主管批准。其次，對於出勤紀錄中的異常情況，如未打卡或逾時打卡，應即時記錄並由主管核實，以確保記錄的準確性。此外，建立加班申請與確認流程也是必要措施，要求員工在進行加班前提交申請，並由主管核准後記錄在案。最後，雇主應通過電子化的出勤系統實現實時管理，確保出勤紀錄與實際情況相符。

值得注意的是，若員工在下班後未立即打卡，而是留在公司處理個人事務，例如聊天或滑手機，這段時間不應被認定為工作時間。但在訴訟中，如果雇主無法舉證證明該時間與工作無關，則可能被視為加班時間。因此，企業需要定期檢視員工的出勤紀錄，並與員工核對實際工時情況。

員工忘記打卡，雇主可以扣薪嗎？忘記打卡是否構成曠工？

勞基法第22條第2項的規定，工資應全額直接給付勞工，旨在防止雇主任意扣減工資。因此，如果員工忘記打卡，但能提供出勤證明（例如工作紀錄、電子郵件、當日的工作成果等），雇主便無權扣薪。依《勞基法》第30條第5項，公司可要求員工完備出勤紀錄，但如勞工已提供出勤證據，則雇主不得以此為由扣減薪資。對於「曠工」的認定，《最高法院》在判決中明確指出：曠工指勞工無故不到工作場所，並未提供任何勞務。若員工實際已到工作場所，即便未打卡，仍不能算作曠工。遲到、早退或漏打卡並非《勞基法》上的曠工，雇主也無權將遲到、早退的時間累積計算，並以此認定勞工曠工一日。因此，如果員工確實提供勞務，雇主應根據實際情況處理，例如讓員工補交忘打卡申請或補登出勤紀錄，而非直接扣薪或要求請事假，然而，如勞工有屢次違反並導致雇主損害，雇主可以依勞基法第11條第5款或第12條第4款規定處理。