出勤紀錄更正應由勞資雙方何方處理？又要如何處理？

21 Jan, 2025

問題摘要：

雇主未提供完整的出勤紀錄，或在員工遺漏打卡後未能即時協助補登，既違反勞動基準法的規定，也可能損害勞工權益。員工若面臨此類情況，可通過內部反映或向勞動主管機關求助的方式維權。雇主則需完善出勤管理制度，履行法定義務，確保出勤紀錄的準確性和透明性，避免因管理疏忽引發不必要的勞資糾紛。雇主有義務備置真實的出勤紀錄，並在必要時更正與實際工作情況不符的紀錄。法律和司法實務均肯認雇主對出勤紀錄的更正權，但該權利須以維護紀錄真實性為前提，且需謹慎行使，以避免違反法律規範或損害勞工權益。同時，雇主在更正出勤紀錄時應充分尊重勞工的意見，通過良好的溝通和透明的程序解決分歧，從而保障出勤紀錄在勞資關係中的核心作用，減少爭議並維護雙方的合法權益。

律師回答：

實務中常發生出勤紀錄爭議，特別是當勞工自行填寫或打卡的出勤時間與實際工作情況不符時。例如，勞工在記錄中標示早於或晚於正常工作時間的出勤，並以此主張有加班，但雇主認為該紀錄不反映實際工作時間，因此拒絕承認該部分加班工時。在這種情況下，雇主是否有權更正出勤紀錄成為爭議的焦點。

如總公司未提供各分店完整的員工出勤表，也未主動提醒員工在未刷卡的情況下進行補登，並要求員工在2日內自行通知店長申請補登。員工常在發薪時才發現全勤獎金被扣，這樣的情況引發對雇主出勤紀錄管理責任的質疑。

關於這個問題，勞動基準法第30條第5項和第6項的規定，雇主有法定義務備置勞工的出勤紀錄並保存五年。出勤紀錄需每日記載至分鐘，並在勞工申請時提供出勤紀錄的副本或影本，雇主不得拒絕。這些規定旨在保障勞工對自身出勤狀況的知情權，確保工資核算及相關權益不受損害。

出勤紀錄的意義與目的

《勞基法》最初對出勤紀錄的保存要求為一年，後於105年修正延長至五年，目的是統一出勤紀錄與工資清冊的保存期限，避免在勞資爭議中出現工資清冊有保存但缺乏出勤紀錄作為比對依據的窘境。出勤紀錄是勞工權益的重要保障文件，尤其在加班認定、工時計算、職業災害判定等問題中具有關鍵作用。因此，法律以強制性規定要求雇主備置、保存並確保出勤紀錄的真實性。

雇主此項法定義務備置勞工出勤紀錄並保存五年。出勤紀錄須逐日詳細記載至分鐘，這項規定顯示出勤紀錄對於確保勞工權益的重要性。其目的是為記錄勞工的實際工作時間，保障與工作時間相關的權利，例如加班工資、工資核算及職業災害賠償等。因此，雇主備置出勤紀錄的首要原則在於其記載內容必須真實反映勞工的實際工作情況。

雇主義務與勞工協力義務

雇主備置出勤紀錄屬法定義務，而勞工則因勞動契約的從屬性需履行協力義務。例如，協助打卡或填寫出勤時間。然而，若勞工拒絕打卡，雇主可依工作規則視情節輕重對勞工進行懲戒，因為未備置出勤紀錄可能導致雇主面臨最低9萬元的罰鍰。因此，要求勞工配合記錄出勤情況，是雇主合法履行義務的一部分。

記錄能反映勞工的實際出勤狀況。

出勤時間需記載至分鐘。

勞工對該紀錄無異議。

司法實務中，一般也認可雇主對出勤紀錄的即時更正義務。尤其是涉及全勤獎金或加班工時的情況，出勤紀錄的正確性對工資核算至關重要。雇主在核發當月工資之前，應與勞工共同確認出勤紀錄，並對發現的錯誤進行即時更正。例如，若有員工因遺漏刷卡導致出勤紀錄不完整，雇主應主動通知員工並協助補登，而非等到發薪時才因紀錄錯誤影響員工的獎金或工資。

要解答此問題，必須回歸出勤紀錄的備置目的。勞動基準法第30條第6項之所以要求出勤紀錄逐日記載至分鐘，是因為其核心作用在於核實勞工的工作時間，從而保障勞工的各項權益。若出勤紀錄與實際工作時間不符，不僅無法有效保障勞工權益，也可能導致勞資糾紛。因此，法院在相關案件中普遍認為，雇主有權對出勤紀錄進行更正，以確保其內容與實際工作時間一致。當出勤紀錄記載的時間與勞工實際工作情況不符時，雇主可進行更正。

(最高行政法院106年度裁字第380號行政裁定及高雄高等行政法院108年度訴字第206號判決)

如果雇主未履行相關責任，例如拒絕提供出勤紀錄、延遲更正錯誤或對員工提出的補登申請不予處理，員工可依法律途徑維權。員工可向所轄的勞動主管機關反映問題，請求勞動單位介入調查。勞動主管機關有權要求雇主改善管理流程，並對違反法律規定的行為進行處罰。這不僅可以督促雇主履行出勤紀錄管理的義務，也有助於避免類似問題的再次發生。

出勤紀錄的製作標準

實務中，部分事業單位因簡化管理流程，常以班表代替出勤紀錄或僅記錄到小時，這些做法皆屬違法。《勞基法》第30條第6項明確要求出勤紀錄逐日記載至分鐘，且班表並非出勤紀錄的替代品，因班表僅反映計劃性的排班時間，無法證明勞工實際依班表出勤。合規的出勤紀錄應符合以下標準：

實際操作中，雇主應建立完善的出勤管理系統。例如，使用電子化的打卡系統，讓員工能即時查閱自己的出勤紀錄，避免因信息不透明導致的誤解和糾紛。同時，雇主應對分店管理層和員工進行培訓，確保他們解補登流程及相關規定。這不僅是對員工權益的尊重，也能提升企業的管理效率。

員工則需對自身的出勤狀況保持關注，尤其是在特殊情況下忘記刷卡或出現異常時，應及時向雇主或管理層報告，並按程序申請補登。此外，員工應定期核對自己的出勤紀錄，確保工資核算的準確性。如果發現問題，應第一時間提出申訴，避免因長期積累而影響勞動權益。

此外，勞動事件法第38條規定，出勤紀錄的記載時間推定為勞工的工作時間。然而，該條文的立法理由同時指出，雇主對於勞工出勤有管理權，並且當出勤紀錄內容不符事實時，雇主有責任和權利進行處理及更正。由此可見，法律賦予雇主更正出勤紀錄的權限，目的是維持出勤紀錄的準確性，保障其在勞資爭議中的法律效力。

然而，雖然雇主有更正出勤紀錄的權利，這一權利並非無限制。例如，何謂「實際工作時間」往往是勞資雙方認知不一致的關鍵點。為避免因更正出勤紀錄而引發爭議，雇主應在更正前與勞工充分溝通，確認實際工作情況，並盡量取得勞工的認可。這不僅能增強更正行為的合法性，也能降低後續糾紛的風險。

另一方面，如果雇主擅自篡改出勤紀錄，使其內容偏離勞工的實際工作情況，則會導致出勤紀錄失真。由於出勤紀錄屬於業務文書，根據刑法的相關規定，篡改出勤紀錄可能構成業務登載不實罪，雇主需為此承擔刑事責任。因此，雇主更正出勤紀錄時，必須以真實為基礎，僅在有充分理由和事實支持的情況下進行更正，且不得以不正當手段影響出勤紀錄的真實性。