員工是否可以要求刪除留存於公司人事資料？

06 Feb, 2018

問題摘要：

員工離職時，能否要求公司刪除或歸還其個人資料取決於多個因素，包括個資保護法、勞基法以及其他相關法律的規定。以下是一些要考慮的重點：根據個資保護法，個人資料在特定目的消失或期限屆滿時，蒐集主體通常有權要求刪除其個人資料。然而，若公司有法定義務或合法業務需求需要保留資料，則可能不必刪除資料。根據相關法規，如勞基法等，公司可能需要保留某些文件或資料以符合法定的保存期限，例如勞工名卡、工資清冊、健康檢查紀錄等。在這些情況下，即使員工離職，公司也可能需要保留相關資料至少五年。除了個資保護法和勞基法外，其他法規如稅務法規也可能規定了特定的保存期限或文件要求。總之，員工可以根據相關法規和公司政策要求刪除或歸還其個人資料，但應注意法定保存期限和公司的合法業務需求。

律師回答：

許多公司於新進員工報到後會請新人填寫人事資料卡並緻交相關資料，如保證書、身份證影本、畢業證書影本、扶養親屬表等等之類。員工離職時，可否向公司提出拿回或刪除所有曾繳交過之資料？

關於這個問題，當員工離職時，是否能夠要求公司刪除或歸還其個人資料，這取決於多項因素，包括個資保護法、勞基法及其他相關法律的規定。公司的個資保護政策和內部流程也會影響員工對於個人資料的處理和要求。

個人資料保護

個人資料指自然人之姓名、出生年月日、國民身分證統一編號、護照號碼、特徵、指紋、婚姻、家庭、教育、職業、病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查、犯罪前科、聯絡方式、財務情況、社會活動及其他得以直接或間接方式識別該個人之資料。

只要蒐集的特定目的尚未消失或者依法規定需要保留資料的情況，公司仍然可以保留個人資料。這包括但不限於合法的業務需求、法定義務，或者已獲得員工的同意。例如，勞基法要求雇主保留勞工名卡至少五年，包括個人識別資訊和工作相關紀錄。此外，某些相關的證件或紀錄，如工資清冊和健康檢查紀錄，也有法定的保存期限。

依個人資料保護法第11條第3項規定，個人資料即使於蒐集之特定目的消失後或期限屆滿時，於有但書規定之事由時，仍得不予刪除、停止處理或利用個人資料，至於蒐集之特定目的尚未消失者，縱當事人依個資法第3條規定請求刪除其個人資料條規定請求刪除其個人資料，蒐集主體仍得於原蒐集之特定目的必要範圍內，的必要範圍內，繼續為個人資料之處理或利用繼續為個人資料之處理或利用繼續為個人資料之處理或利用，而不須刪除，且無個資法第11條第3項但書規定之適用。

法定保存期限

對於非法定必需保存的其他文件（如身份證影本、畢業證書影本等），員工理論上可以要求這些資料在不再需要時被刪除，特別是如果這些文件不涉及到任何持續的法律或業務需求。然而，公司可能仍需要保留某些資料以符合稅務或其他法規的要求。

除了勞資雙方另有約定，又如依勞基法第七條規定：「雇主應置備勞工名卡，登記勞工姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。（第二項）前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。」條文中所稱的「勞工名卡」應就是來信說的「人事資料卡」，則依法律規定該人事資料卡於勞工離職後雇主還必須至少保存五年，當然不應銷毀也不必交還給離職之勞工。

至於人事資料卡以外的相關證件書類（包括保證書、身份證影本、畢業證書影本等），與其他，如勞基法第23條，工資清冊應保存5年；勞基法第30條第5項規定，雇主應置備勞工簽到簿或出勤卡，此項簿卡應保存1年；勞工保險條例第10條，出勤工作紀錄及薪資帳冊等表冊，應自被保險人離職之日起保存5年；勞工健康保護規則第10條，勞工的一般體格檢查紀錄應至少保存7年。此類人事資料卡的一部份，至少可解釋為是人事資料卡的佐證文件，雇主當然有繼續保存的權利，除非證件正本即不能扣留不還，並依個人資料保護法規定處理，

然依個資法的原則，若是特定目的消失或是期限屆滿就應該立即刪除個人資料，但由於稅務、勞工法規的因素，離職或退休員工的個資至少還可以保存五年才須要刪除，且企業若是另有較長期保留離職或退休員工個人資料需要，更可以透過契約或是取得員工書面同意的方式將保存期間拉長至合理的期限範圍內。

在實際操作中，若員工希望了解公司對其個人資料的處理情形，或要求刪除非必要的個人資料，建議首先查看公司的個資保護政策，並根據該政策提出書面請求。如果有疑慮或特殊情況，也可以考慮尋求法律意見以了解更詳細的權利與義務。