人事管理上究竟應該如何處理勞動法令遵循作業？
問題摘要：
勞動法令之遵循已非可有可無之附屬事項，而係企業人力資源管理中不可或缺的核心。雇主應調整思維，不應再以「不出事就好」的態度消極面對，而應積極強化制度建構與執行機制。企業對於勞動法令遵循與人力資源管理，不應輕忽其法益性與風險性，雖其對營收產值不具直接貢獻，但其對於企業體系之穩定運作、風險預防與人力資本之保全，實扮演關鍵角色。企業負責人應依企業規模與人事複雜度，適時遴選適切人力專責處理法遵事務，把關日常制度運作與行政義務落實，倘僅以「非營業主力」視之，而輕易安排兼任人力、未適時調整與補強，則一旦不健全制度引發勞資爭議，或產生破窗效應導致連鎖性人力流動與爭訟，終致經營混亂與企業形象受損，是否即屬負責人未善盡管理人義務而使公司蒙受損失，應有更深之反思與檢討。長遠觀之，企業應建立制度管理與法令遵循之企業文化，視其為永續經營之基礎工程，方能於激烈競爭與法制環境變遷中穩健前行。
律師回答：
關於這個問題，面對勞動意識抬頭與法制變革，企業經營者對於勞動法令遵循與人力資源管理的態度，實不宜再停留在過往「只是算薪水、處理文書」的行政層次，而應進一步理解人力資源的策略價值，將之視為關乎企業人力決策適法性與永續性的關鍵議題。尤其隨著勞動基準法逐年修正、行政裁罰愈趨嚴格、勞工權益保障機制日益健全，加上社群媒體與網路資訊普及，勞工取得法令知識與申訴途徑更加便利，企業若忽視人力資源制度之合法性與執行面的妥適性，將大幅增加勞資爭議與法律風險。為落實制度管理並有效回應變動環境，企業宜設置專職專業的人資人員，協助制度設計、流程建置與規範落實，並於必要時與律師、外部顧問合作，建立防爭議於未然的管理體系。
傳統上，中小企業多未重視此等資料置備義務，常因缺乏專業人資，對法令認知不足或輕忽紀錄之重要性，加上勞工過往多不自覺其權益受損，未主張權利或提起申訴，導致雇主長期得以未被究責。然而隨著勞工權益意識提升，申訴與檢舉案件明顯增加，實務上亦多見雇主於爭議發生時，因無資料佐證而處於不利地位，甚至有部分惡意雇主基於違法成本低廉而蓄意不製作資料，以增加勞工舉證難度，構成對制度的不當規避。此種現象實有賴制度設計予以修正。
除加重行政罰則、提升查核強度外，更應鼓勵企業內部建立「合規導向」的管理文化。亦即，不僅將勞動法令視為「不得不遵守」之義務，而應視為人力策略規劃的一環，納入企業風險控管與治理架構，並作為企業與員工建立信任與承諾的基礎。舉例而言，招募流程中明示勞動條件、用人階段訂立書面契約並明載雙方權利義務、在職期間定期與勞工溝通與回饋、離職時妥善辦理結清與交接等，均可透過制度設計落實合法管理。
守法的是傻子與微型企業雇主
「守法的是傻子，抓到再說吧」這句話反映出台灣許多微型企業雇主在面對勞動法規時的無奈與現實抉擇，特別是在資源有限、市場競爭激烈的情況下，守法反而變成一種「劣勢」，違法卻成「合理風險」。以一位早餐店老闆的實際詢問為例，雖然他知道四人以下不用設立勞保單位，但卻忽略仍須為員工加保勞保、健保、就業保險並提撥6%勞退金等法定責任，當他理解後的反應是「真的吃不消」，並詢問是否「抓到再說」，透露出其成本壓力與守法誘因不足的現況。進一步觀察發現，這類雇主大多並非有意違法，而是缺乏對勞動法令的理解與遵循能力，尤其在勞動法規條文、施行細則與行政函釋錯綜複雜的情形下，即便有心守法，卻往往因知識門檻過高而卻步。舉例而言，關於休息日加班費的計算標準，許多資深人資或律師都需反覆查閱才敢確認，而對未設專職人資的微型企業而言，理解與實踐的難度更是可想而知。
此外，微型企業雇主常以身兼數職方式經營，其人力彈性有限，一旦出現缺勤、突發業務等情況，若無法臨時補人，只能要求既有員工加班，便有違法風險。當整個市場中存在大量不守法者，反而讓守法者成本相對提高，無法在價格競爭中生存，進而出現「劣幣驅逐良幣」的現象。更有甚者，即使勞檢單位依法處罰違法雇主，實務中也往往因檢舉成本高、勞檢頻率低、裁罰程序曠日廢時，使得違法風險被低估，進而鼓勵雇主採取「被抓到再說」的策略。即便如此，大部分微型雇主並非抱持惡意，他們在意的多半是生存與競爭力問題。在未解決制度性問題與提供足夠支援之前，僅憑道德勸說或嚴苛處罰，難以根本改善守法比例。現行勞基法施行已逾30年，但中小企業守法能力仍普遍偏低，歸根究柢，法令遵循教育與執行機制的不足，才是真正的問題核心。
雇主守法應為全民共識，而非由個人良心與道德所支撐，若社會期待雇主應保障員工權益，則相應的制度建構、輔導支援與執行機制皆應完備。否則，守法者反成被排擠的少數，違法卻成常態的現象，不僅導致整體勞動條件下滑，更將損及社會公平與信任基礎。唯有真正從結構面改革、實質支持企業守法，並促成社會文化轉型，才能讓「守法」成為理性經營的合理選項，而非「傻子的代名詞」。
人資管理涉及層面廣泛，舉凡招募、任用、薪資、訓練、考核、獎懲、離職處理等皆屬其中，惟欲有效實踐上述制度，其基礎即在於對勞動法令之熟悉程度。人資人員愈早接觸法令、愈能協助企業於制度規劃階段即評估適法性與風險，避免落入事後補正甚至爭訟之窘境。
而實務中，企業主若能授權人資人員參與決策，並於策略規劃階段即納入法遵思維，將更能在競爭激烈的市場環境中建立穩定雇傭關係與正向企業文化。勞動基準法性質屬於公法規範，其目的在於透過要求雇主履行各項管理義務，以保障勞工之基本勞動權利，諸如勞工名卡、工資清冊、出勤紀錄之置備，並非僅為行政程序要求，更是日後若發生爭議時，舉證與責任判斷的核心依據。
舉例而言，第7條規定雇主應置備勞工名卡，詳實記載勞工基本資料、到職日、工資與保險狀況；第23條明定雇主應提供工資明細、製作工資清冊並保存五年；第30條則要求出勤紀錄逐日至分鐘為止記載並保存，且不得拒絕勞工申請影本，這些義務若未履行，除有可能遭主管機關裁處罰鍰外，於民事訴訟中亦將影響雇主舉證能力。
上開規範其實皆存在已久，但多數中小企業對相關資料之置備責任與義務不甚在乎，蓋過往勞動意識較為薄弱、勞工未能覺察自身權益受損，甚至「責任制」被廣為濫用，遑論勞工可能主動要求相關資料、主張權利、申訴檢舉或申請勞動檢查。
而縱使發生勞資爭議，雇主除遭裁處有限的行政罰外，訴訟層面回歸民事訴訟法第277條「主張有利於己之事實者，就其事實有舉證之責任」之規範，即在部分雇主「刻意不留存或提交紀錄資料」以增加勞工舉證難度之操作前提下，違法成本遠低於所獲利益。
然而上開情事，因近年勞動意識抬頭，勞工對於自身權利更加看重，就實務觀察上亦有發現僅因雇主未提供出勤紀錄、薪資明細而產生之爭議，即勞工尚未確認已有權益損失之前，已可據此發動請求、申訴或訴訟程序；加上「勞動事件法」施行，工資、工時於訴訟中皆採取有利勞工之推定原則，使得相關紀錄登載、製作的必要性與正確性更加重要；甚至過往在民事法院可輕易作為「勞工自主加班」反對證據之「加班申請制」，近年也逐漸受到挑戰，必須輔以更多的管理資料與操作紀錄方具說服力。
臺灣高等法院高雄分院109年度勞上字第45號民事判決：
「被上訴人未能提出關於上訴人於出勤期間未服勞務之證明，即逕以其業已實施加班申請制多年，上訴人並未於加班前提出加班申請，且未於該月份關帳前完成補申請加班之程序，不得請求其給付加班費云云置辯，自無可採。」
雇主未能提出勞工未服勞務之證明，僅以勞工未提出加班申請或未補申請加班即主張不須給付加班費，屬無可採之辯，顯見加班申請制度之正當性與有效性已受司法實務高度審視。整體而言，勞動法令遵循所需管理資料與應注意細節繁瑣又專業，若雇主以操作瑣碎性而使基層人力兼任，恐難掌握法遵要領；若以可能涉及經營決策而使高階人力兼任，則恐細部作業負擔過重而耽誤本職工作；若以分工方式因應，又恐上下認知落差而難以貫徹執行。
倘另再將企業人力資源發展與組織管理之層面納入評估，更證明專職人資人員在企業內之工作負荷與重要性。企業在正常經營狀況下，各類往來書函文書不在少數。兼任處理勞工事務之人，倘非長期浸潤人資管理與勞動法令，則在試圖兼顧本職工作前提下，對於部份函文通知可能未能覺察其法律重要性，或誤判其優先處理順序，導致企業未能做出必要之調整因應或緊急處理，無形中增加企業違法風險。
臺北高等行政法院94年簡字第1030號判決：
「雖原告主張該函有原告職司收文人員收受送達，然因其疏忽，未作適當處置，使得甲○○及相關部門主管未能即時獲悉前揭函所通知事項，致未依函載期日攜帶相關資料，前往中區勞檢所供查閱及說明，並非原告故意拒絕規避檢查乙節；原告上開主張縱認屬實，雖非故意，仍屬過失」
公司雖辯稱勞檢單位公文已由收文人員收受送達，但因其疏忽未作適當處置，使相關主管未能即時掌握資訊，而未依限提供資料，被認為雖無故意，仍屬過失，構成拒絕及規避勞動檢查，依勞動檢查法第15條第2項規定，裁處15萬元罰鍰。
由此可見，僅因收文流程未妥處即遭最高額裁罰，足證制度不健全時所生之風險極高。再觀行政罰法第7條第2項規定，法人或設有管理人之組織違反行政法上義務者，其管理人、員工、受僱人等行為之故意或過失，推定為組織本身之故意或過失，雇主難以以內部管理瑕疵為由免除行政責任。
最高法院110年度台上字第2608號民事判決
「按公司負責人，應忠實執行業務並盡善良管理人之注意義務，如有違反致公司受有損害者，負損害賠償責任。公司法第23條第1項定有明文。此所謂善良管理人之注意義務，應包括公司負責人知悉並遵守法令規定之守法義務。」
更有甚者，若企業負責人怠於管理而導致公司受有損害，股東尚得依公司法第23條請求負責人負損害賠償責任，公司負責人對法令規定具有知悉並遵守之守法義務，屬於善良管理人之注意義務之一部分，若怠於履行而使公司受損，則須負損害賠償責任。
此外，人資人員應具備「預防爭議」與「建立共識」的功能，不僅於制度建構時確保符合法令，更應於日常管理中扮演企業與勞工間的溝通橋樑，協助勞工理解制度內容與權益依據，進而提升認同與配合度，避免勞資雙方因誤解、資訊不對稱或行政疏忽引發爭議。特別在人力短缺與招募困難日益普遍的環境下，企業對外形象與內部管理文化的建立，亦將直接影響人才吸引與留任效果。
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