關於雇主未置備勞工出勤紀錄，可經由勞資雙方同意而變更或免除這項義務？

問題摘要：

在現代工作環境中，隨著許多公司轉向彈性工作時間和遠程工作模式，如何確保勞工的工時和薪資計算的準確性就變得尤為關鍵。確保有詳細的出勤紀錄對於解決勞資爭議至關重要。法律對於出勤紀錄的要求非常清楚，而且這些規定是強制性的，不能被雇主透過合約或協議排除或降低。這保障了勞工的權益，確保他們在工時和薪資計算方面不會受到損害。這也提醒了雇主，必須嚴格遵守相關法律規定，否則可能會面臨法律制裁。保持詳細的出勤記錄不僅是遵守法律的要求，也是建立良好的勞資關係和企業形象的重要一環。因此，公司應該確保有有效的出勤紀錄系統，並確保勞工能夠隨時查閱和獲得自己的出勤記錄副本。這樣不僅有助於防止勞資爭議的發生，也有助於建立一個更加透明和公平的工作環境

律師回答：

關於這個問題，現在許多新創公司參照國外公司的制度，主打員工不必打卡上下班，可能對部分員工來說，不必打卡出勤上班就不用怕遲到會被扣薪資，表面屬於企業福利之一環，但問題點也可能會出現在這！

 

實務上不少雇主與勞工約定，由勞工自行登載每日上下班時間，而一旦發生工時爭議，雇主往往主張「是勞工個人未盡記載責任」，把過錯推給勞工承擔。

 

或有以班表作為替代，並未有實際時間的記載、紀錄未即時補正或補登載、或種種理由，如經員工同意、員工不願打卡或工作責任制為由，以勞工人數不多勞工出勤自主管理等原因，未設置勞工簽到簿或出勤卡，或以薪資已發放，即棄置出勤紀錄，未依規定保存5年，抑或僅以符號(如打勾)註記，未詳實記載勞工實際出勤時間至分鐘。

 

出勤紀錄意義

按勞動基準法第30條第5項與第6項規定：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」「前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。」而且處於得隨時供檢視及利用之狀態。

 

確保勞工若遇有加班費短少狀況時，可憑出勤紀錄以作為證明雇主確有短發工資之依據，而在訴訟中使用。即依勞動事件法第38條規定，「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」

 

「出勤紀錄」能確實計算勞工每天的工作時間，作為核算勞工工資、加班費、計算特休的具體依據，也是確保雇主不會未發加班費之相關措施！

 

出勤紀錄方式及保存時間

雇主必須保留員工的出勤記錄至少五年，並且記錄需精確到分鐘。這是為了在發生勞資爭議時，能有具體證據支持勞工的工時和薪資計算。又有關出勤紀錄其實不限於「打卡鐘」的單一模式，簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦紀錄系統、應用程式APP等等，只要能如實反映勞工實際提供勞務的時間，雇主可以選擇符合需求、經濟考量的記載方式，並無強制規範。

 

不得經勞資雙方同意而免除

出勤紀錄為雇主核發勞工薪資及延長工作時間工資之參據，為避免勞工雙方對於計算工作之起訖時間發生爭議，置備勞工簽到簿或出勤卡實有其重要性。

 

行政院勞工委員會101年05月30日勞動2字第1010066129號：「查勞動基準法第30條第5項規定，雇主應置備勞工簽到簿或出勤卡，逐日記載勞工出勤情形。前開規定皆在課雇主保存勞工出勤紀錄之義務，並應覈實記載，俾明確勞資權益。」

 

行政院勞工委員會84年11月11日（84）台勞動二字第140674號：「事業單位於工作規則中規定上下班不打卡，加班如以呈報方式處理，雖無不可，但依勞動基準法第三十條第三項（現行規定移列為第五項）規定仍應由雇主逐日記載勞工出勤情形。」

 

臺北高等行政法院109年度訴字第490號判決：「參照勞動基準法第23條第1項、第30條第5項上開立法理由可知，雇主依法負有提供其僱用勞工工資各項目計算方式明細義務、亦負有備置其僱用勞工之工出勤紀錄，並保存五年之義務。且上開義務屬『強行規範』，不得以約定方式免除，且違反上開義務，主管機關自應依法裁處。」

 

雇主必須備置並保存勞工的出勤紀錄至少五年。這樣的記錄應該詳細到日常的工作時間，甚至要精確到分鐘。這不僅是法律規定，也是對勞工權益的保障，特別是在涉及工時爭議時。

 

法律對於這些義務的設定屬於強行規範，意味著這些規定是強制性的，雇主不能通過任何合約或協議來排除或降低這些義務。這確保了勞工的基本權益不會被雇主以不當的條款所侵犯。

 

如果雇主未能履行這些義務，主管機關將依法進行裁處，可能包括罰款或其他法律制裁。這對雇主是一個強烈的警示，提示他們必須遵守勞動法規來避免法律風險。

 

亦即雇主應該有保存出勤記錄五年，如果勞工要求提供不得拒絕，如果違反前者根本未保存可以依同法第79條第2項，處新臺幣九萬元以上四十五萬元以下罰鍰；若勞工申請拒絕提供出勤紀錄也可以依勞動基準法第79條第1項第1款可以處新臺幣二萬元以上三十萬元以下罰鍰。

 

這類法律規定在，是為了打造一個更公平、透明的工作環境，保護勞工不受不公正待遇和潛在的剝削。對於企業來說，了解並遵循這些法律規定是企業責任的一部分，有助於建立正面的企業形象和良好的勞資關係。

 

-勞資-

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