在勞動契約中建議要使用存證信函情形有那些？

02 Jan, 2011

問題摘要：

使用存證信函在勞資雙方關係中是相當重要的，尤其在涉及法律效力和權益保障的情況下。以下是一些情況，特別需要使用存證信函：當雇主或員工希望終止勞動契約時，使用存證信函可以確保對方收到正確的通知，並在後續的爭議中提供證據支持。在勞資雙方存在爭議時，例如工資支付、加班費用、工作條件等問題，使用存證信函可以記錄雙方的立場和訴求，有助於日後的爭議解決。當勞工遭到非法解僱時，或在留職停薪期滿後要求回復原職，使用存證信函可以清楚地表達要求，並作為法律上的證據。當雙方在某些事項上存在異議時，例如資方要求勞工離職、勞工反對資方的行動等，使用存證信函可以確定雙方的立場，並避免日後的誤解和爭議。

律師回答：

關於這個問題，勞資雙方關係什麼情形一定需要使用存證信函？在勞資雙方的互動中，使用存證信函是確保雙方權益和法律效力的重要工具。以下是一些情況下，特別需要使用存證信函的情形：

因為請律師寫存證信函是要收費的，我們為節省當事人費用，除非真的有必要，否則還是不要花錢比較好，但什麼時候是應該寄存證信函？

關於這個問題，首先存證信函是寄件人用來證明自己意思的書面證明文件，人與人之間的意思表達雖可以僅透過口頭的表示，難以在事後證明曾經表達的時間點、內容為何。

存證信函製作完成後，應攜帶所有份數的信函與信封，寄件人印章至郵局以雙掛號函件寄出，亦即「掛號附回執」，寄件人在郵局寄送時不要忘了填寫回執聯。存證信函寄送的唯一方式為透過郵局，才會有一份存放在郵局。

因之，如書寫完成之後，確認收件人的人數，準備存證信函的份數，份數為「收件人人數+1份給郵局+1份給寄件人留存」，各份的內容要完全相同。

透過存證信函的方式，不但可以證明自己表示的意思內容與時間，也可以證明對方已經收到這個意思表示，存證信函寄出後，郵局會給寄件人一份保存，以及一份收據，於收件人收到信件後，還會有回執聯寄回寄件人處，這些文件都要保留，以證明對方已確實收到存證信函。嗣後寄件人就可以依自己留存的存證信函與回執聯作為證據來使用。

郵局可以使用留底以確認文件內容，並使用郵件送達的回執以確認文件已烴為受信者收受，因此，特別需要確認。

應注意的是，透過存證信函發出的表示具有法律效力，且該存證信函就是用來證明該法律效力的證據，當然，存證信函，祇好不考慮對方的觀感，勞資一方高興就可以隨便發，但是在下列情形是一定要以存證信函為之，否則訴訟中很麻煩，有時甚至會因此敗訴。

因此，法律會需要一定用意思表示之，且會引起爭議的情形，基本上就需要以存證信函為之，其中：

第一，「終止權行使」

勞資雙方發出存證信函表達終止勞動契約的意思，勞動契約就隨著存證信函的發出而發生終止的效果，勞工、資方不能事後反悔，務必要謹慎，且事後容易發生爭執，而信函內容將於訴訟中被雙方律師檢驗多次，而終止時間通常決定工資、年資計算、平均工資等時點，特別需要事證以確認終止意思表示內容及時點。(民法第95條、第258條、第263條)。

第二，「勞工遭非法解僱時欲主張僱傭關係繼續存在」或「勞工留職停薪期滿要求回復原職」

勞工遭到非法解僱之時，由於雇主業已預示拒絕受領勞務，勞工既無法現實提供勞務，但依民法第235條及同法第487條規定，勞工此時必須以言詞提供勞務，方能請求雇主按月給付薪資，而言詞當然可以用口頭，但口說無憑，且此時見面尷尬，所以用存證信函其實可以避免衝突及確定勞工提出勞務之意思表示。

第三，「雇主通知勞工復職」

通常是發生如非法解僱、有爭議的停職期間、勞工突然消失、勞工拒絕調職、職業災害勞工等事件中，勞工曾經有具有正當性可以拒絕提供勞務，但卻未完全依照法律規定手續或提供事證辦理假別，此時，雇主祇好催告勞工給付勞務，否則是否構成曠職，有所爭議，存證信函可使爭議性變小，甚至取得依勞基法第12條第1項第6款規定：「無正當理由繼續曠工三日，或一個月內曠工達六日者」開除勞工之正當權源。

第四，「勞資雙方表示異議」

雖有人在勞工要求雇主給付資遣費、加班費或工資時使用存證信函，但其實這個不是必要的，因為前揭給付法律上均已經有規定期限，此所謂「異議」就是雙方發生爭議時，如工資是否同意減少、勞工反對雇主片面減薪、對方是否有使行終止權之意、資方是否有要求勞工離職等，此時乃係作為一個證據文書，證明勞資雙方當時認知已有分歧，為免事後他方以單純沉默而認定有默示同意，或者，明明是資方趕走勞方，反而宣稱勞工同意離職。