公司得否要求員工代墊採買物品的款項，員工得否拒絕？

問題摘要：

代墊支出非屬勞動契約所涵蓋的當然義務，雇主若有此需求，應建立適當預算與撥款制度，或以委任方式處理，並依法全額返還費用；員工則有權拒絕配合代墊，如遭歧視性處置可依法檢舉申訴並請求救濟。建立明確程序與制度，不僅保護員工權益，亦有助於企業符合法規、維持組織信譽與內部和諧。

 

律師回答：

關於這個問題，公司是否得要求員工代墊採買物品的款項，以及員工是否有權拒絕此一要求，實務上涉及勞動契約義務範圍、委任法律關係以及就業歧視與財產保護等法律問題。原則上，勞動契約所規範的是勞工提供勞務、雇主支付報酬的雙務契約，員工依約從事本職工作，並不包括使用個人財產協助公司支出。

 

因此，若公司要求員工代墊貨款、辦公設備、原物料或其他支出，除非屬緊急或事先明確載明於契約或工作規則中，否則員工得依法拒絕，並不構成違反勞動契約或工作義務。依就業服務法第5條第2項第3款規定，雇主不得扣留員工財物或收取保證金。

 

此項規定亦可推導出雇主無權強制要求員工先以個人財產進行代墊，否則即構成對勞工財產使用的干涉與侵害，違反就業平等與財產權保障原則。若員工因拒絕代墊而遭差別待遇、考績調降、排擠或解僱，依就業服務法第5條第1項規定，更可視為就業歧視，主管機關得依第67條處以新臺幣六萬元以上三十萬元以下罰鍰，情節重大者並得公告其名稱。

 

從實務操作層面分析，公司如需員工從事代墊行為，應明確設計內部「零用金」制度或「採購預支」流程。例如設立專責人員管理零用金，或讓主管於特定金額範圍內核准預支款項，再由使用者按單據報銷；如無法即時支應，亦應事後儘速以書面核銷並全額返還，避免造成員工經濟壓力。

 

至於員工是否一定須配合代墊行為，仍應區分情況而定。例如在突發事件、緊急採購或業務特殊情況下，若公司無法即時撥款，員工基於對職務的配合，雖可自願協助代墊，但此時即構成一種「準委任關係」，依法公司仍須依民法第546條即時償還其代墊費用。

 

若公司經常性、制度性要求員工自行墊付而未提供報銷機制，顯然將員工財產視為公司營運工具，不僅有違誠信原則，更可能構成對勞工薪資支配自由的妨害，導致法律風險。為避免爭議與潛在違法風險，企業宜於人事管理規章、員工手冊中明訂採購程序、報支流程與權限，並指派固定報銷窗口與核可人員。如此不僅避免員工與公司間對付款義務發生爭執，也有助於建立內部財務紀律與營運透明度。

 

此外，若公司基於營運目的而使員工代墊制服、設備或材料費用，應予全額返還，否則而員工若因代墊費用未返還提起訴訟，法院多會依民法第546條認定公司具有返還義務。

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