雇主未置備勞工名卡之效果？

25 Jan, 2019

問題摘要：

是雇主應該如何管理和保存勞工名卡和其他相關文件的簡要概述：勞工名卡記錄了勞工的基本資料，包括姓名、性別、出生日期、住址、身份證號碼、到職日期、工資、勞工保險投保日期等。這些資訊對確保雇主遵守法定薪資和福利規定，以及處理勞資爭議時非常重要。雇主除了勞工名卡外，還需保存勞工的出勤紀錄、工資清冊、獎懲記錄、傷病記錄等。這些紀錄對計算工資、獎金、資遣費以及勞工保險和退休金的提繳都至關重要。勞工名卡和其他相關文件應在勞工離職後至少保存五年。這個規定有助於保護勞工的權益，並提供足夠的證據支持勞資爭議或索賠。如果雇主未按規定保存勞工名卡和其他必要的勞動文件，或者未能依法記載相關信息，將面臨罰款。根據《勞動基準法》第79條，罰金範圍從新台幣二萬元到三十萬元不等。

律師回答：

關於這個問題，在勞動契約關係存續中，必定伴隨著紀錄勞資雙方履行勞動契約義務狀態之文書。雇主必須遵守的勞動紀錄保存規定。這些規定確保了勞動關係的透明度和可追溯性，對於解決任何勞工與雇主之間的爭議都非常關鍵。下面是根據台灣的勞動法規定，雇主應如何妥善管理和保存勞工名卡和其他相關文件的簡要概述：

勞動紀錄及勞工名卡的重要性

勞工名卡記錄了勞工的基本資料，如姓名、性別、出生日期、住址、身份證號碼、到職日期、工資、勞工保險投保日期等。這些資訊不僅有助於確保雇主遵守法定薪資和福利規定，同時也是處理勞資爭議時的重要依據。除了勞工名卡外，雇主還需保存勞工的出勤紀錄、工資清冊、獎懲記錄、傷病記錄等。這些紀錄對於計算工資、獎金、資遣費以及勞工保險和退休金的提繳都非常重要。

按勞動基準法第7條規定：「雇主應置備勞工名卡，登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。」

勞工退休金條例第21條第2項：雇主應置備僱用勞工名冊，其內容應包括勞工到職、離職、出勤工作紀錄、工資、每月提繳紀錄及相關資料。

勞工退休金條例施行細則第30條：雇主依本條例第二十一條第二項所置備之僱用勞工名冊，由雇主或事業單位保存至勞工離職之日起五年止

「勞工名卡」為記載勞工之相關基本資料，以達僱傭關係之專屬性原則。事業公司僱用勞工時，應建立該新進員工的人事資料檔案，檔案內容應記載勞工之身份資料(身分證住籍、年籍學經歷家庭戶口狀況等等)，到職時日(計算工作年資的基礎)、勞健投保歷史資料、指派職務及異動記錄，更詳細的可能有敘薪、調薪、職位升遷、考績、考勤記錄在勞動契約關係存續中，必定伴隨著紀錄勞資雙方履行勞動契約義務狀態之文書。

獎懲紀錄固屬勞工名卡之範圍。勞工之請假單、請假紀錄，既然勞動基準法第7條有規定「傷病及其他必要事項」為勞工名卡應記載之事項，在解釋上應屬於勞工名卡之範圍，雇主應負有保存至勞工離職後五年之義務。

此類勞動關係文書，其中證明勞動關係存在，便是勞工名卡，獎懲紀錄固屬勞工名卡之範圍。