公司懲處員工的罰則如果不清楚，會有什麼樣的風險？
07 May, 2025
問題摘要：
懲處制度若不清楚，將導致四項主要風險：一是違反勞基法預扣工資禁止條款，可能遭罰款或行政處分；二是違反調職法定原則，導致懲處無效；三是程序不當易被法院認定構成勞工人格權侵害或精神損害；四是造成企業管理混亂與員工士氣低落，進而引發整體組織信任危機。因此建議企業，應在制定懲處制度時：一、明文列入經核備之工作規則；二、就懲處條件、適用對象與處理程序詳實規定；三、將懲處制度公告全體員工並做簽收；四、懲處前應給予申覆機會與事實說明機會；五、慎防懲處與工資、福利之連動違法；六、調職等重大懲處應符合第10-1條各項正當性原則，避免任意或片面行為導致法律風險。
律師回答：
關於這個問題，公司懲處員工的罰則如果不夠明確或未經妥善規範，其實潛藏著相當多的風險，尤其當處分與員工薪資、獎金等勞動條件有所關聯時，更容易引發爭議或產生法律責任。企業應深切理解，在現行法制下，「懲戒條款不清楚」可能導致的不僅是處分無效，更可能成為勞資糾紛的導火線。以實務常見為例，某公司在獎懲制度中記載「如有重大失誤，得扣除獎金」，但未具體說明「重大失誤」的定義與判定程序，一旦發生爭議，即可能被視為懲處依據不明確、程序不正當而被法院認定無效。
首先須理解，企業雖可依民法主張員工因過失所致損害而求償，但勞動基準法第26條規定，雇主不得預扣工資作為賠償之用，因此若未經員工同意或法院判決，直接從工資中扣款，即屬違法。也因此，許多企業雖表面制定懲處機制，實際上卻忽略對該制度的合法性設計與執行風險控制，導致懲處成為「表面威嚇、實際無效」的虛設規定。
公司若在懲處員工時所依據的罰則規定不夠清楚、不具體或未依法程序設計，極可能引發一連串的法律風險與勞資爭議，不僅影響企業的管理秩序，更可能導致勞動事件敗訴、賠償責任，甚至損害企業聲譽。首先，企業懲處員工通常會影響員工的薪資、獎金甚至福利，但若相關處分依據不明確，特別是與工資直接連結者，極易觸犯勞動基準法第26條所規定之「雇主不得預扣工資作為違約金或賠償費用」的原則。亦即，即便員工有錯誤行為，雇主仍不得片面將懲處內容設計為扣薪、減薪，否則將構成違法行為，勞工得向主管機關申訴或提起訴訟。
此外，若懲處牽涉到調職、職位異動、工作內容或地點的改變，亦須符合勞基法第10-1條所規定的五項調動原則：一、須出於企業經營所需，且不得有報復或歧視之不當動機；二、不得對勞工工資或其他勞動條件造成不利變更；三、工作調動須符合勞工體能與專業能力；四、若地點過遠，雇主應提供協助；五、應顧及勞工及其家庭的整體生活利益。倘若公司因員工違規即逕行調職，卻無上述正當性與配套，即便無明言「懲罰」字眼，仍可能被法院認定構成不當變更工作條件或變相處分，進而被判決無效。
更進一步來說，若懲處制度缺乏清楚條文，例如未詳載於勞動契約、工作規則或經主管機關核備的正式規章中，或是從未對勞工公告或說明其內容，則懲處一旦發生爭議時，雇主在舉證與正當性主張上將處於劣勢。法院實務上屢次指出，若懲處規定未曾經由合法程序制定與公告，即便有勞工違規事實，雇主所為之處分仍可能因違反程序正義與比例原則而被撤銷或判決無效。
例如，若企業因某員工行為不當而記大過並同時取消其年終獎金發放，但獎懲制度中未明載記大過與年終獎金之具體扣減關係，則即使該員工確實有不當行為，公司仍難以主張扣減為合法。再者，如懲處規定與實際執行存在落差，例如不同員工面對相同行為卻遭不同程度之處分，亦易違反平等待遇原則，構成差別待遇爭議。
另一常見的風險是懲處內容與調職、降職連動。假設公司因員工違反某一內部規範，即將其由主管職調為基層職員，薪資與工作內容均產生重大變動，若無明確懲戒條文與合法程序支持，亦未提供員工陳述意見的機會，法院多認為此種處分未符比例原則與程序正義，認定無效並要求回復原職或支付損害賠償。
在工資部分，勞基法第21條亦規定工資應由勞雇雙方約定，但不得低於基本工資。因此公司若以懲處名義將原約定薪資任意減少，除違法預扣之禁止外，亦可能構成單方變更契約的違法行為。若涉及調薪、降薪，務必有明確的懲處條款支持，並具備合理性、正當性與程序正義，重點在於如涉及工資部分，除了給付不低於基本工資外，在基本工資之上，可以由勞資雙方事前制定規則加以增減。
其次，公司作業流程的設計應包含清楚的責任分工與標準作業程序，並應同步透過教育訓練使員工熟悉。如若公司未明確公告懲處機制，或在發生爭議時無法提出通知紀錄與員工簽收證明，即容易讓勞工主張「不知有此規定」，法院在認定是否屬於合理懲處時，往往會偏向保護資訊不對等的勞工方。
第三個應注意的要點是獎懲規定是否經主管機關核備。若該獎懲制度已納入工作規則並報請地方勞工局核備，則具有正式的內部約束力，企業可依此執行；反之，若僅為內部備忘或未經公告的草案性內容，將難以作為懲處依據使用。此外，如企業直接將懲處與薪資、年終獎金、考績連動，卻未於制度中明文揭示評量標準與懲處條件，也可能違反「工資法定」與「誠信原則」。
對於記過、小過這類紀錄處分，其實雖不如解僱等終止契約手段嚴厲，卻往往會在日後人事考績、加薪或續聘評估中產生實質影響，因此在制度設計上仍應謹慎對待。司法實務，若紀過或懲處並未經給予勞工申覆機會或其對應的具體行為無明確定義，則該紀錄極有可能因程序瑕疵而無效。企業若將此類無效懲處作為年終獎金或考績評比基礎，則有可能構成對勞工的間接損害與不當對待。
除上述法律面分析外，更應從管理角度思考：獎懲制度若不明確，易使主管無所適從，執行不一致、不透明，反而破壞管理威信與組織公平感，引發內部不滿與流動率攀升。尤其在多數企業常見的「罰則與獎金聯動」情形下，員工對規則理解與遵循程度將直接影響整體士氣與生產效率。
因此，建議企業若希望建立穩健有效之懲處機制，應遵循幾項原則：一、獎懲規則應明訂於勞動契約、工作規則或團體協約，並依法送主管機關核備。二、規則應公告並向全體員工說明，以保障資訊對等與程序正義。三、懲處前應給予勞工申覆機會，並保存相關書面紀錄，以備爭議處理之需。四、不得任意將懲處與薪資給付掛勾，避免形成預扣工資之實質違法。五、所有與人事評價有關的處分，皆應合理、客觀、透明，避免隨意或情緒性執行。
最後提醒企業主，管理不是靠一紙規則就能達成，而在於制度設計的周延性與執行的公正性。獎懲條文若寫得不清、執行不當，不僅影響人心，更可能成為勞資糾紛的根源。唯有建立制度、落實透明、重視程序，方能真正發揮管理的正向功能，避免不必要的法律風險與管理成本。
-勞資-人事規章-雇主管理權-工作儀容
(相關法條=勞動基準法第10-1條=勞動基準法第21條=勞動基準法第26條=)
瀏覽次數：2
