員工出勤異常應由何人負責處理並釐清？

問題摘要：

晚打卡下班是否構成加班需視具體情況而定。勞工局在處理相關爭議時，應調查清楚晚打卡期間是否存在勞務提供或雇主指揮監督的情形。出勤紀錄雖具有推定效力，但並非不可推翻的證據，雇主可提供其他證據證明晚打卡的時間與勞務提供無關。此外，對於短暫的延遲打卡情形，若無明確事實支持，則不應一概認定為加班，以避免因過於嚴苛的認定而導致勞資雙方不必要的爭議。出勤紀錄的製作和保存是雇主的法定責任，雇主應主動完善相關制度和技術工具，確保勞工的工時和加班情況能如實記錄並合法支付相應報酬。對於延遲打卡或加班爭議，雇主應依據清晰的管理規範及充足的證據予以處理，避免不必要的法律風險和糾紛。

 

律師回答：

常見的事例如勞雇雙方若約定下班時間為下午5點半，但員工連續4天在5點45分打卡下班，是否需支付累計4天共1小時（15分鐘×4次）的加班費，關於這個問題，涉及勞基法對於工時及加班的認定。

 

依《勞動基準法》第30條第5項及第6項前段規定，雇主有義務備置勞工出勤紀錄，並保存五年。該出勤紀錄須逐日記載勞工的出勤情形至分鐘為單位，旨在明確勞工的工作時間，作為工時計算及相關爭議解決的依據。

 

上下班打卡的主要目的在於記錄勞工的出勤時間，作為判定工作時間和加班的依據。工作時間包括正常工時和延長工時（即加班），而一旦涉及加班，雇主便需支付相應的加班費。依據《勞動基準法》第30條第5、6項規定，雇主有義務備置勞工出勤紀錄，並將其保存五年。出勤紀錄需逐日記載至分鐘為單位，且勞工若申請副本或影本，雇主不得拒絕。由此可知，出勤紀錄的製作義務屬於雇主，無論是使用打卡鐘、刷卡機還是雲端打卡系統，相關設備的建置及資料保存皆需由雇主負責。

 

備置出勤紀錄是雇主的責任，但要求員工準時打卡至分鐘精確，實務上存在一定的困難。對於短時間的延遲打卡下班，例如晚10至15分鐘，是否構成加班，需具體分析相關事實。實務中已有法院判決認為，短時間的延遲打卡，若無證據顯示勞工在此期間實際提供勞務，則不應認定為加班並支付加班費，否則有違常理及經驗法則。然而，若員工經常性晚下班且時間較長，例如每次延遲約1小時，則因涉及雇主的管理責任及勞工提供勞務的可能性，仍可能被認定為加班。

 

勞動事件法第38條規定指出：「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」該條文在處理勞動爭議案件時賦予出勤紀錄表見證據效力，推定記載的時間內勞工在執行職務。然而，勞動事件法是專門規範法院處理勞動事件的程序法，主要適用於司法訴訟程序。勞工局作為行政機關，應依《行政程序法》第36條規定調查事實，對於有利或不利的事項一律注意，並不得直接套用勞動事件法第38條進行工時的認定。因此，晚打卡是否構成加班，仍需勞工局根據事實調查後作出具體判斷。

 

當勞資糾紛進入訴訟程序時，出勤紀錄成為勞工工資請求的關鍵證據。勞動事件法第35條規定，雇主必須提出依法令應備置的文書，如出勤紀錄等，否則將面臨法律後果。此外，第36條進一步規定，若雇主無正當理由拒絕提交文書，法院可裁定處以罰鍰，必要時甚至可採取強制處分。法院若認為雇主無正當理由不提出證據，則可推定該證據應證的事實為真實。因此，雇主試圖通過隱匿或拒交出勤紀錄來阻礙勞工請求工資的行為並不可行。

 

舉例來說，若勞工在晚打卡下班的時間內並未執行任何職務，可能只是因私事逗留工作場所，則該時間不應被視為工作時間，雇主無需支付加班費。然而，若勞工在晚打卡時間內有明確的證據顯示受雇主指揮監督，並提供實際勞務，則該時間應計入加班，雇主需依法支付相應的加班報酬。

 

然而，實務中常有員工在下班時間後未立即打卡離開的情況。例如，員工可能為完成公事繼續工作，也可能只是與同事閒聊或處理私人事項，最終在下班時間後30分鐘才打卡離開。此時，出勤紀錄僅顯示下班時間延遲，但無法反映員工在此期間的實際行為。若在勞動檢查中發現該段延遲時間未支付相應加班費，爭議便可能產生。這種情形下，難以準確追溯該段時間是由於公事延誤還是私人行為導致的延遲。然而，考慮到出勤紀錄的製作義務在於雇主，《勞動事件法》第38條規定，出勤紀錄所載的勞工出勤時間推定為經雇主同意並執行職務的時間。若雇主無法提出反證推翻該推定，則在訴訟中需要支付該時間段的加班費。

 

需要注意的是，法律並不要求雇主支付員工在正常工時後處理私人事項的工資。但因舉證責任分配於雇主，若未能提供足夠證據證明該時間屬於私人行為，則可能被認定為工作時間。對於企業而言，既然出勤紀錄的準確性直接關係到工時和工資的計算，建議企業設立完善的加班申請制度，要求員工在延長工時前事先申請並獲得批准。同時，應優化打卡技術手段，例如採用自動提醒功能或補卡申請機制，避免因打卡異常引發爭議。

 

此外，雇主應將出勤管理制度與技術工具結合，確保出勤紀錄能準確反映勞工的實際工作時間及相關屬性，從而保障工資計算的準確性，減少勞資糾紛。例如，透過像 NUEiP 這樣的系統，提供打卡異常提醒，雇主可及時處理員工未及時打卡的情況，並透過補卡作業妥善保存記錄。這不僅能提高管理效率，也能為勞動檢查提供充分的佐證資料。

 

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