主管幫員工代打卡，請問算不算是偽造出勤紀錄呢？誰有權製作及登載？

21 Jan, 2025

問題摘要：

代打卡行為可能因制度不清或管理疏忽而引發爭議。企業需建立完善的考勤管理體系，明確規定相關行為的合法性及責任範疇；員工則應積極了解規範並在必要時蒐集證據以維護自身權益。雇主製作出勤紀錄是法定義務，勞工僅需配合履行協力義務。出勤紀錄應逐日記載至分鐘，且不能以班表代替。雇主可根據實際需求採用多種方式記錄勞工出勤時間，並確保紀錄的完整性與準確性。為避免法律風險，建議雇主定期查核並與勞工核對紀錄，確保合規運作，維護勞資雙方權益。

律師回答：

某公司主管在未經員工同意的情況下代打下班卡，結果這起原本單純的加班費爭議，因涉及偽造文書問題，最終成為法律訴訟。法院判決主管敗訴，案件告一段落。主管對此結果感到困惑，並詢問員工原因。這一案件揭示了代打卡行為背後的法律風險，也引發了對代打卡是否合法的討論，為企業與勞工提供了警示和危機管控的啟示。

關於這個問題，關於代打卡是否違法的問題，並非單純的法律問題，而是需要具體情境和規定來判斷。法律的適用以「法源依據」為前提，代打卡行為是否違反規定，需回歸公司內部的相關規範。例如，若公司工作規則中明確禁止代打卡，則此行為可被視為違反內部規定，進而可能涉及法律問題。反之，如果公司未設有相關規定，代打卡行為的法律效力將取決於案件中的具體事實和雙方的行為舉證。在某些情況下，法院可能基於企業管理責任或勞工權益，對代打卡的性質作出不同的認定。

雇主義務與勞工協力義務

雇主備置出勤紀錄屬法定義務，而勞工則因勞動契約的從屬性需履行協力義務。例如，協助打卡或填寫出勤時間。然而，若勞工拒絕打卡，雇主可依工作規則視情節輕重對勞工進行懲戒，因為未備置出勤紀錄可能導致雇主面臨最低9萬元的罰鍰。因此，要求勞工配合記錄出勤情況，是雇主合法履行義務的一部分。

勞動基準法第30條第5項及第6項規定，雇主有法定義務備置勞工出勤紀錄並保存五年。出勤紀錄須逐日詳細記載至分鐘，這項規定顯示出勤紀錄對於確保勞工權益的重要性。其目的是為了記錄勞工的實際工作時間，保障與工作時間相關的權利，例如加班工資、工資核算及職業災害賠償等。因此，雇主備置出勤紀錄的首要原則在於其記載內容必須真實反映勞工的實際工作情況。

出勤紀錄的製作標準

實務中，部分事業單位因簡化管理流程，常以班表代替出勤紀錄或僅記錄到小時，這些做法皆屬違法。《勞基法》第30條第6項明確要求出勤紀錄逐日記載至分鐘，且班表並非出勤紀錄的替代品，因班表僅反映計劃性的排班時間，無法證明勞工實際依班表出勤。合規的出勤紀錄應符合以下標準：

記錄能反映勞工的實際出勤狀況。

出勤時間需記載至分鐘。

勞工對該紀錄無異議。

然而，實務中常發生出勤紀錄爭議，特別是當勞工自行填寫或打卡的出勤時間與實際工作情況不符時。例如，勞工在記錄中標示早於或晚於正常工作時間的出勤，並以此主張有加班，但雇主認為該紀錄不反映實際工作時間，因此拒絕承認該部分加班工時。在這種情況下，雇主是否有權更正出勤紀錄成為爭議的焦點。

依勞動事件法第38條規定，出勤紀錄的記載時間推定為勞工的工作時間。然而，該條文的立法理由同時指出，雇主對於勞工出勤有管理權，並且當出勤紀錄內容不符事實時，雇主有責任和權利進行處理及更正。由此可見，法律賦予雇主更正出勤紀錄的權限，目的是維持出勤紀錄的準確性，保障其在勞資爭議中的法律效力。

要解答此問題，必須回歸出勤紀錄的備置目的。《勞動基準法》第30條第6項之所以要求出勤紀錄逐日記載至分鐘，是因為其核心作用在於核實勞工的工作時間，從而保障勞工的各項權益。若出勤紀錄與實際工作時間不符，不僅無法有效保障勞工權益，也可能導致勞資糾紛。

雖然雇主有更正出勤紀錄的權利，這一權利並非無限制。例如，何謂「實際工作時間」往往是勞資雙方認知不一致的關鍵點。為了避免因更正出勤紀錄而引發爭議，雇主應在更正前與勞工充分溝通，確認實際工作情況，並盡量取得勞工的認可。這不僅能增強更正行為的合法性，也能降低後續糾紛的風險。

另一方面，如果雇主擅自篡改出勤紀錄，使其內容偏離勞工的實際工作情況，則會導致出勤紀錄失真。由於出勤紀錄屬於業務文書，根據刑法的相關規定，篡改出勤紀錄可能構成業務登載不實罪，雇主需為此承擔刑事責任。因此，雇主更正出勤紀錄時，必須以真實為基礎，僅在有充分理由和事實支持的情況下進行更正，且不得以不正當手段影響出勤紀錄的真實性。

公司是否在工作規則中規範禁止代打卡，若企業回答未設有相關規定，則難以認定該行為構成違法。然而，若代打卡行為導致出勤紀錄失真，影響勞工權益或涉及加班工時爭議，則可能引發勞資糾紛。因此，企業和員工應在制度上對代打卡行為有清晰規範，以免因模糊空間引發不必要的爭議。

對於蒐證的重要性，尤其是在勞資糾紛或訴訟中，準確的證據至關重要。當員工發現主管或公司代打卡等行為涉嫌不當時，可採取以下方式進行蒐證：

時間、地點、照片或影片：確保蒐證資料中包含清晰的時間和地點標記，例如拍攝打卡設備的操作過程或現場情況。

文字內容與回覆：蒐集相關對話記錄，尤其是通過即時通訊工具（如Line）與公司或主管的交流，這類記錄通常包括雙方的回應，是較為可靠的證據。

連續的時間軸：確保蒐證過程的連續性，提供事件前後的完整背景資料，避免單一證據孤立存在而缺乏說服力。

在蒐證時需特別注意保密性，不宜在與公司關係惡化後才採取行動，否則可能引發公司提前採取防護措施，影響證據的有效性。

此外，傳統打卡鐘的使用在某些情況下容易被操控，增大管理風險。例如，有些財務主管為了統一處理薪資核算，可能代替未打卡的員工進行操作，而企業未設明確規範或禁止時，這類行為是否構成偽造紀錄，需結合案件事實來判斷。然而，若企業採用如ERP系統等數位化打卡工具，並加強資安管理，這類風險可以大幅降低。

對企業而言，制定清晰的出勤管理規範，並使用先進的考勤工具，是避免爭議的關鍵。企業應在工作規則中明確規定打卡要求及代打卡的處理原則，同時通過技術手段提升考勤管理的透明度和準確性。例如，利用ERP系統或生物辨識工具記錄員工出勤，既能減少人為操作的空間，又能保障數據的真實性。

對於員工，則需充分了解公司的考勤管理規範，並在遇到疑似違規操作時及時記錄相關事實，通過合法手段保護自身權益。此外，員工也應與公司保持良好的溝通，避免因誤解或缺乏共識而引發不必要的糾紛。