加班要「備查」？什麼是備查？

問題摘要：

勞動基準法第32條第3項、第4項及第36條第5項所稱備查，係指雇主依法完成勞資會議或工會同意等前置程序後，於法定期限內以書面或電子方式報當地主管機關知悉，目的在於資訊透明與事後監督，不具核准效力亦非生效要件。備查之法律性質為「觀念通知」，主管機關不得駁回，但可於查核後對違法內容處罰。其作用僅限於行政監督而不影響原行為效力，惟未履行備查義務者仍屬違反法定程序，應負行政罰責任。對雇主而言，正確理解備查之義務在於防範程序瑕疵引發罰鍰或勞動爭議，對勞工而言，備查制度則提供主管機關追蹤工時與例假異動的資訊來源，維護勞動條件公開化與健康安全權益，這正是勞動基準法以最低標準保障勞工權益的制度精神所在。

律師回答：

在勞動基準法全部條文中，計有下列條文所定情形，雇主應報當地主管機關備查:

 

勞工人數在三十人加班

勞動基準法第32條第3項:雇主僱用勞工人數在三十人以上，依前項但書規定延長勞工工作時間者，應報當地主管機關備查。

 

勞動基準法第36條第5項:前項所定例假之調整，應經工會同意，如事業單位無工會者，經勞資會議同意後，始得為之。雇主僱用勞工人數在三十人以上者，應報當地主管機關備查。

 

天災、事變或突發加班

勞動基準法第32條第4項:因天災、事變或突發事件，雇主有使勞工在正常工作時間以外工作之必要者，得將工作時間延長之。但應於延長開始後二十四小時內通知工會；無工會組織者，應報當地主管機關備查。延長之工作時間，雇主應於事後補給勞工以適當之休息。

 

關於這個問題，所稱「備查」，在我國行政法制中屬於一種「觀念通知」的概念，其核心精神並非事前審查或核准，而是讓主管機關對特定勞動措施或程序行為「知悉」並留存紀錄，以利後續監督與查核之用。

 

首先，依第32條第3項規定，雇主僱用勞工三十人以上者，若依第32條第2項但書經工會同意（或無工會時經勞資會議同意）延長工時至每月五十四小時及每三個月一百三十八小時者，須報當地主管機關備查。

 

其次，第32條第4項又規定，如因天災、事變或突發事件，雇主有使勞工於正常工時外工作之必要，應於延長開始後二十四小時內通知工會，無工會者報當地主管機關備查。再者，第36條第5項關於例假調整制度，明定僱用三十人以上之雇主經工會或勞資會議同意調整例假者，亦應報主管機關備查。由此可見，「備查」一詞在勞基法中主要出現在涉及工時延長與例假調整之條文，均屬「事後知會」性質而非「事前核定」。

 

立法技術上，勞動基準法及其施行細則並未明文定義「備查」，因此實務上多援引地方制度法第2條第5款，其規定：「備查，指下級政府或機關間就其得全權處理之業務，依法完成法定效力後，陳報上級政府或主管機關知悉之謂。」

 

又「備查僅係一種觀念通知，並未產生任何公法上之法律效果，而主管機關亦無否准其備查之權限。」換言之，備查的法律性質僅為「使主管機關知悉」，並非構成該行為效力生效之要件；主管機關不得以「未備查」為由否定行為效力，但仍可就未履行備查義務之違法程序處以行政罰。

 

地方制度法第2條第5款規定:「備查：指下級政府或機關間就其得全權處理之業務，依法完成法定效力後，陳報上級政府或主管機關知悉之謂。」最高行政法院89年度裁字第1325號裁定指出：「備查之效力依照地方制度法第2條第5款所訂『指下級政府或機關間就其得全權處理之業務，依法完成法定效力後，陳報上級政府或主管機關知悉之謂。』觀之，備查僅係一種觀念通知，並未產生任何公法上之法律效果，而主管機關亦無否准其備查之權限。」即前揭勞動基準法條文所定備查之目的，在於使當地主管機關知悉已經過之事實如何，而主管或權責機關不必另有其他作為，其法律性質為「觀念通知」，在學理上普遍認為備查為「事後監督」，與其相對者為核定，而核定屬於「事前監督」，二者均為「監督」的方式或手段。

 

其立法目的在於平衡企業管理彈性與政府勞動檢查權能，使主管機關能即時掌握勞工工時或例假調整狀況，防杜違法加班、濫用突發事件條款或不當調整例假等現象。進一步比較「備查」與「核定」的不同，前者為事後監督，後者屬事前監督。以勞動基準法第13條但書為例，雇主終止懷孕或生產期間婦女勞動契約須經主管機關核定，核定未完成前不得生效，此即屬「核定」性質。反之，「備查」所涉事項之法律效力在行為完成時即生，備查僅為通知程序。

 

臺北市政府勞動局106年4月26日北市勞動字第10603136000號函更指出：「備查之目的在於知悉已經過之事實如何，主管機關不必另有作為，且備查與所報事項效力無關，即使未踐行，亦不影響法律關係或效力。」

 

是以，若雇主依法召開勞資會議通過延長工時方案或例假調整決議，且符合法定程序，其行為於決議完成時即具效力，未報備查固違程序義務，仍得成立加班或調整例假，但可能遭主管機關依勞基法第79條處以罰鍰。依現行實務見解，「備查」兼具「資訊揭露」與「事後監督」功能，主管機關得據以列入勞動檢查或行政指導之參考資料，並非核准或否准之行政處分。

 

以第32條第3項為例，企業延長工時至五十四小時須先取得勞資會議決議，該決議形成後報主管機關備查，使主管機關得知企業採行高彈性工時制度之情形，以利稽核是否超出每三個月一百三十八小時上限，或是否符合健康安全條件。若未報備查，主管機關仍得依據勞基法第79條處以二萬元以上百萬元以下罰鍰，並限期改正。

 

另依第32條第4項規定，雇主因天災事變突發事件延長工時者，於延長開始後二十四小時內報備查，目的在於讓主管機關掌握緊急工時運作狀況，避免濫用突發事件名義長期加班而侵害勞工休息權；此處的「事後二十四小時」明確展現備查屬事後通知性質。至第36條第5項例假調整制度，若事業單位因生產特性需調整例假，於經工會或勞資會議決議後報主管機關備查，即可生效。倘未報備查，仍視為該例假調整已有效成立，但雇主違反程序義務，亦須負行政責任。

 

再從行政法理觀察，備查屬行政上「非處分性行為」，其不具對外拘束力，主管機關不得「駁回」備查申報。備查之完成，應以事業單位依規定文件報送主管機關並留存收文紀錄為準。主管機關得於事後檢查發現該備查內容不符法令，例如超出延長工時上限或未具勞資會議決議程序，則可依違反勞基法第32條或第36條相關規定裁罰或命限期改善，惟不得主張「備查無效」或「備查不成立」。

 

因此，備查制度在法理上屬「程序監督」而非「實質審核」。

 

實務上，許多企業誤以為只要備查即可合法加班，忽略了備查前應具備的「工會同意或勞資會議決議」等前提。主管機關於勞動檢查時若查無決議紀錄或會議召開程序違法，仍可認定企業違反工時上限規定，即使已有備查亦不免罰。可見，備查僅證明企業「曾申報」，而非「申報即合法」。在法律效力上，備查為「不影響行為效力」但「違反程序得罰」。

 

行政法學者普遍認為備查屬「行政監督行為」，目的在於資訊透明化與後續追蹤。勞動領域中之備查亦有助於主管機關掌握勞動條件變動、工時制度運作、例假安排及突發事件應變情形，確保勞工權益不受侵蝕。

 

例如某公司於工廠火災後要求勞工通宵加班搶修設備，若於二十四小時內報備查，主管機關可即時派員檢查安全措施與補休安排；若未報備查，縱使出於救災必要，仍可裁罰未履行程序義務之違法行為。

 

又依勞資會議實施辦法第11條規定，勞資會議代表名單完成後亦須報主管機關備查。此種備查同樣屬事後知會性質，若事業單位依法選出代表並符合資格，未報備查並不影響會議決議效力。臺北高等行政法院多次判決指出，備查之欠缺不構成決議無效原因，惟主管機關仍得要求補辦或裁罰程序違反。此一精神在勞動基準法體系中一貫一致。

 

最後，備查在行政流程上應包含「備查書面資料」及「主管機關收文紀錄」兩個層次。前者由企業依規定格式載明事項，如延長工時方案、例假調整決議、突發事件加班報告等，後者由主管機關確認收受並登錄資料庫以備後查。現行多數縣市政府勞動局已開放線上申報系統，企業可於網站登錄，完成程序即視為備查生效。

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